Arbeiten Sie effizient und nutzen Sie Ihre Zeit optimal. • BUOM

31. März 2021

Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie ihre beruflichen Aufgaben für eine begrenzte Anzahl von Stunden pro Woche wahrnehmen. Sie stehen häufig vor konkurrierenden Aufgaben unterschiedlicher Dringlichkeit. Zu wissen, wie Sie alle Ihre Verantwortlichkeiten verwalten, Aufgaben pünktlich erledigen und mit unerwarteten Herausforderungen umgehen können, ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Effizienz am Arbeitsplatz.

In diesem Artikel beantworten wir einige der am häufigsten gestellten Fragen zum Thema effektives Arbeiten, darunter, was es bedeutet, effektiv zu arbeiten, welche Vorteile es hat, welche Arten von Effizienz es gibt und wie Sie effektiver arbeiten können.

Was bedeutet es, effektiv zu arbeiten?

Effektiv zu arbeiten bedeutet, die Zeit bei der Arbeit sinnvoll und möglichst produktiv zu nutzen. Effizienz bedeutet, Ablenkungen und Verschwendung zu eliminieren, um die Produktivität im gleichen Zeitraum oder mit der gleichen Menge an zugewiesenen Ressourcen zu steigern. Um effektiv zu arbeiten, müssen Sie Ihre Zeit und Energie auf Aufgaben konzentrieren, die aktiv zu Ihren ultimativen Zielen beitragen.

Unternehmen können die Leistung auf verschiedene Arten verfolgen. Dies kann Folgendes umfassen:

• Einkommen im Laufe der Zeit

• Mitarbeiterquoten

• Leistungsindikatoren einschließlich Lagerumschlag, Debitorenumschlag, Kreditorenumschlag und Bargeldumrechnungszyklus

Für Unternehmen ist es wichtig zu verstehen, wie effizient Mitarbeiter arbeiten, da sich dies direkt auf die Unternehmenskosten, die Qualität von Produkten oder Dienstleistungen und den Gewinn auswirkt.

Welche Vorteile bringt es, effizienter zu arbeiten?

Effizienteres Arbeiten kann Ihnen folgende Vorteile bringen:

• Mehr Zeit: Durch effizienteres Arbeiten können Sie Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen.

• Erhöhte Produktivität: Wenn Sie Ihren Arbeitsaufwand optimieren, können Sie mehr Projekte innerhalb vorgegebener Zeitrahmen abschließen.

• Erhöhte Arbeitszufriedenheit: Die Verbesserung Ihrer Produktivität und Arbeitsqualität kann dazu beitragen, dass Sie mit Ihrem Job zufriedener sind.

• Berufliche Anerkennung: Eine verbesserte Leistung kann zu Anerkennung von Kollegen und Vorgesetzten führen, einschließlich Auszeichnungen und Beförderungen.

• Erhöhte Kreativität: Wenn Sie effizienter arbeiten und nicht das Gefühl haben, ständig hinter dem Zeitplan zurück zu sein, können Sie mehr Zeit in Ihren Tag für Kreativität einplanen, was zu innovativen Ideen und neuen beruflichen Unternehmungen führen kann.

• Reduzierte Kosten: Arbeitgeber können Geld für Überstunden und zusätzliche Kosten im Zusammenhang mit zusätzlichen Arbeitsstunden sparen, wenn die Mitarbeiter effizient und effektiv arbeiten.

Welche Arten von Arbeitseffizienz gibt es?

Die beiden Arten von Effizienz sind die statische Effizienz und die dynamische Effizienz:

Statische Effizienz

Unter statischer Effizienz versteht man die Verbesserung bestehender Produkte, Dienstleistungen, Prozesse oder Verfahren. Dabei geht es darum, das bestehende System zu evaluieren und Wege zu finden, es schneller, kostengünstiger oder nützlicher zu machen. Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das Projektmanagementsoftware verwendet, um Fristen zu verfolgen und Projektteammitgliedern Aufgaben zuzuweisen.

Statische Effizienz kann bedeuten, dass der Projektmanager zusätzliche Möglichkeiten zur Nutzung der Projektmanagementsoftware hinzufügt, z. B. die Verwaltung des Projektbudgets und der für das Projekt aufgewendeten Zeit, um die Produktivität zu verbessern, ohne zusätzliche Ressourcen aufzuwenden.

Dynamische Effizienz

Dynamische Effizienz beinhaltet die Schaffung neuer Systeme, Prozesse oder Produkte zur Verbesserung der Produktivität. Beispielsweise könnte der Projektmanager aus dem vorherigen Beispiel entscheiden, dass wöchentliche Fortschrittsbesprechungen im Konferenzraum die Kreativität hemmen. Stattdessen organisiert der Manager alle zwei Monate Brainstorming-Sitzungen außerhalb des Büros.

Wie können Sie effizienter arbeiten?

Hier sind einige Tipps zur Verbesserung Ihrer Arbeitseffizienz:

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Entscheiden Sie, welche Aufgaben am wichtigsten und welche am dringendsten sind. Da es sich möglicherweise nicht immer um dieselben Verantwortlichkeiten handelt, hilft Ihnen diese Übung bei der Planung Ihres Tages und darüber hinaus für die Woche und den Monat.

Sorgen Sie für einen sauberen Arbeitsplatz

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsbereich sauber, gut beleuchtet und organisiert ist. Die Suche nach Dokumenten oder Materialien nimmt wertvolle Zeit in Anspruch. Denken Sie auch über einen ergonomischen Stuhl und Schreibtisch nach, damit Sie sich über einen längeren Zeitraum wohlfühlen.

Begrenzen Sie Ablenkungen

Schalten Sie Musik, Shows und Podcasts aus. Schließen Sie die Tür und bitten Sie höflich darum, nicht zu stören. Schließen Sie unnötige Browser-Tabs, halten Sie Anrufe und legen Sie Ihr Mobiltelefon weg.

Delegieren Sie vielbeschäftigte Aufgaben oder legen Sie einen Zeitplan fest

Es kann leicht passieren, dass man sich mit der Arbeit an notwendigen, aber unwichtigen Aufgaben beschäftigt. Legen Sie jeden Tag eine bestimmte Zeit für die Erledigung dieser Aufgaben fest und überschreiten Sie diese nicht. Wenn Sie können, delegieren Sie diese Aufgaben an Verwaltungsmitarbeiter oder Praktikanten.

Planen Sie langfristige Projekte, um ein Aufschieben zu vermeiden

Wenn ein großes Projekt bevorsteht, könnten Sie versucht sein, es auf später zu verschieben. Dies kann jedoch zu einer Verschlechterung der Qualität Ihrer Arbeit führen. Um ein großes Projekt nicht zu überfordern, unterteilen Sie es in überschaubare Schritte und planen Sie rückwärts vom endgültigen Termin. Streben Sie nach kurzfristigen Zielen für jede Komponente des Projekts, damit Sie konzentriert bleiben und den Zeitplan einhalten können.

Nutzen Sie Technologie

Erwägen Sie die Implementierung von Technologie, um Ihre Verantwortlichkeiten zu optimieren. Folgende Tipps können Sie nutzen:

• Erstellen Sie eine Checkliste für gängige Verfahren, die Sie mit anderen teilen können.

• Machen Sie Dokumente öffentlich zugänglich, damit alle interessierten Parteien sie bearbeiten können, anstatt Zeit mit dem Hin- und Herschicken zu verschwenden.

• Verwenden Sie eine Planungssoftware, um die Koordination von Terminen und Zeiten für Besprechungen und Veranstaltungen zu erleichtern.

• Ziehen Sie Software oder Apps in Betracht, die sich wiederholende Aufgaben für Sie erledigen können. Nutzen Sie Tabellenkalkulationsfunktionen anstelle einzelner Einträge und lernen Sie Tastaturkürzel.

• Verbessern Sie Ihre Schreibgeschwindigkeit, um schneller arbeiten zu können.

Vermeiden Sie unnötige Besprechungen

Besprechungen können die Produktivität beeinträchtigen, und es ist schwierig, diese Dynamik wiederzugewinnen. Stellen Sie fest, ob die für das Meeting geplanten Informationen auf andere Weise, z. B. per E-Mail, übermittelt werden können, sodass Sie weniger Zeit und Energie für Ihre Aufgaben benötigen.

Planen Sie Ihren Tag, um Ihre produktivsten Stunden zu optimieren

Finden Sie heraus, wann Sie sich am energiegeladensten und konzentriertesten fühlen. Manche Menschen mögen den Morgen, während andere am Nachmittag einen Energieschub verspüren. Planen Sie Ihren Tag rund um diese Spitzenzeiten, damit Sie in den Stunden, in denen Sie sich am produktivsten fühlen, ablenkungsfreie Zeit haben.

Beseitigen Sie ablenkende Gedanken mit einer fortlaufenden To-Do-Liste

Wenn Sie Gedanken haben, die Sie von Ihrem aktuellen Fokus ablenken könnten, wie z. B. geplante Besprechungen oder zu versendende E-Mails, erfassen Sie diese Elemente mithilfe einer laufenden Aufgabenliste, ohne Ihre aktuelle Aufgabe zu vernachlässigen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie den Gedanken nicht vergessen und gleichzeitig die aktuelle Produktivitätsdynamik aufrechterhalten.

Pausen machen

Erwägen Sie, Pausen in Ihren Zeitplan einzuplanen, um Ihre Gedanken neu zu ordnen. Sie können einen Snack zu sich nehmen oder einen kurzen Spaziergang machen, sollten sich aber mehrmals am Tag für mindestens ein paar Minuten von der Arbeit fernhalten.

Reduzieren Sie die Anzahl der E-Mails

Anstelle von E-Mail-Austauschen, bei denen vier bis fünf E-Mails erforderlich sind, um eine Entscheidung zu treffen, sollten Sie erwägen, im Voraus E-Mails mit zusätzlichen Informationen zu erstellen. Seien Sie klar und ausführlich und erläutern Sie Ihre genauen Erwartungen, anstatt offene Kommentare abzugeben. Dadurch kann die Anzahl der Fragen der Empfänger reduziert werden, sodass Sie weniger Zeit für die Beantwortung aufwenden müssen.

Haben Sie einen Backup-Plan

Selbst bei einem möglichst gut organisierten Zeitplan können unvorhergesehene Umstände eintreten. Seien Sie auf diese Herausforderungen vorbereitet, indem Sie wissen, wer welche Aufgaben erledigen kann, welche Fristen flexibel sind und wie Sie Probleme umgehen können.

Schluss mit Multitasking

Versuchen Sie, die Anzahl der Aufgaben, an denen Sie gleichzeitig arbeiten, zu begrenzen. Gestalten Sie Ihren Zeitplan nach Möglichkeit so, dass Sie sich jeweils voll und ganz auf ein Projekt oder eine Aufgabe konzentrieren können. Das bedeutet, dass Sie während der Arbeit an einer einzelnen Aufgabe, beispielsweise einer Recherche, keine E-Mails abrufen, nicht durch soziale Medien scrollen oder mit einem Kollegen chatten müssen. Wenn Ihr Gehirn ständig zwischen verschiedenen Aufgaben wechselt, braucht es Zeit, sich an die neue Aktivität zu gewöhnen, was bei jedem Aufmerksamkeitswechsel zu einem Produktivitätsverlust führt.

Kümmere dich um deinen Geist und Körper

Um Höchstleistungen zu erbringen, müssen Geist und Körper gesund und voller Energie sein. Erwägen Sie, die folgenden Tipps in Ihren Zeitplan aufzunehmen:

• Gönnen Sie sich ausreichend Ruhe

• Verbringen Sie Zeit außerhalb der Arbeit

• Übung

• Essen Sie den ganzen Tag über ausgewogene, nahrhafte Mahlzeiten und Snacks.

• Trinke genug

Lerne Nein zu sagen

Um genügend Zeit zu haben, Ihre Aufgaben zu erledigen und sie gut zu erledigen, müssen Sie lernen, Anfragen von Kollegen oder Vorgesetzten gegebenenfalls abzulehnen. Sie können höflich, aber ehrlich zu Ihren Zeitbeschränkungen und früheren Verpflichtungen sein.