9 Tipps zum Verfassen einer Besprechungsagenda • BUOM

11. März 2021

Wenn Sie Besprechungen am Arbeitsplatz leiten, kann die Planung der Einzelheiten der Besprechung dazu beitragen, dass sie erfolgreich verläuft. Eine Agenda kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen und Ihre Zeit effektiver zu verwalten. In diesem Artikel erklären wir die Tagesordnung für Besprechungen und die Bedeutung der Festlegung einer Tagesordnung für Besprechungen. Außerdem geben wir Tipps zum Verfassen einer Tagesordnung und eine Liste dessen, was in die Tagesordnung aufgenommen werden soll.

Tipps zum Schreiben einer Agenda

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Festlegung der Tagesordnung für Ihr nächstes Meeting am Arbeitsplatz helfen sollen:

1. Bitten Sie um Input

Sie können Teammitglieder bitten, während des Meetings zu Diskussionsthemen beizutragen. Dies kann Ihnen dabei helfen, wichtige Besprechungsthemen zu identifizieren. Der Erhalt von Informationen kann auch dazu beitragen, das Engagement der Besprechungsteilnehmer zu steigern, indem sichergestellt wird, dass die Themen auf der Tagesordnung für die Besprechungsteilnehmer wichtig sind.

Wenn ein Teammitglied ein Thema vorschlägt, das Sie nicht auf die Tagesordnung setzen möchten, können Sie dem Teammitglied Ihre Gründe für die Entfernung dieses Themas aus der Besprechung erläutern. Vielleicht sollte man dieses Thema lieber anderen überlassen, oder es erfordert mehr Vorbereitung. Direkt zu sein kann Ihnen dabei helfen, den Respekt der Teammitglieder zu gewinnen, wenn Sie die Agenda festlegen.

2. Denken Sie über den Zweck des Treffens nach

Eine Strategie zur Festlegung einer Tagesordnung könnte darin bestehen, den Zweck oder das gewünschte Ergebnis der Besprechung zu definieren. Mithilfe eines zielorientierten Ansatzes können Sie Tagesordnungsthemen identifizieren, die Ihnen beim Erreichen Ihrer Besprechungsziele helfen. Hier einige Beispiele für das Erreichen von Zielen:

• Auswahl eines neuen Geschäftsführers. Zu den Themen dieses Treffens können die Prüfung qualifizierter Kandidaten, die Erörterung ihrer Qualitäten und die Abstimmung über die Einstellung des Kandidaten gehören.

• Mögliche Aktualisierung des Status neuer Projekte: Die Tagesordnung für diese Art von Besprechung kann eine Beschreibung des Projekts und Projektaktualisierungen sowie Zeit für Vorschläge und Fragen enthalten.

• Treffen zur Teambindung: Sie können eine Tagesordnung erstellen, die Teamaktualisierungen, Lob für leistungsstarke Teammitglieder und ein Thema zur Förderung der Teambindung, z. B. Zeitmanagement oder Kommunikation, enthält.

• Problemlösungstreffen. Auf der Tagesordnung eines Problemlösungstreffens kann die Definition des Problems und die Erörterung möglicher Lösungen stehen.

3. Formulieren Sie Themen als Fragen.

Das Auflisten von Besprechungsthemen als Fragen, die die Teilnehmer beantworten müssen, kann Ihrem Team bei der gemeinsamen Lösung von Problemen helfen. Tagesordnungspunkte, die als Fragen formuliert sind, sind ebenfalls eine natürliche Möglichkeit, produktive Antworten hervorzurufen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, zusätzliche Themen zu planen und die Zeit vorherzusagen, die jedes Thema in Anspruch nehmen wird. Hier sind einige Beispiele:

• Wer soll der neue CEO werden? Diese Themenfrage kann zu verwandten Diskussionsfragen führen, wie zum Beispiel: „Wer war der beste Kandidat für das Management?“

• Was gibt es Neues zum neuen Projekt? Die Antwort auf diese Themenfrage könnten spezifische Projektaktualisierungen oder neue Probleme sein, die angegangen werden müssen.

• Wie schlägt sich das Team? Was kann dem Team helfen, bessere Leistungen zu erbringen? Diese Themenfragen können Ihnen dabei helfen, Ihre Meinung zur Leistung zu äußern.

• Welche Lösungen gibt es für Softwarefehler? Wenn Sie eine Themenfrage als Bitte um Hilfe formulieren, kann dies Ihr Team dazu ermutigen, gemeinsam an Vorschlägen und Lösungen zu arbeiten.

4. Halten Sie sich an einen Zeitplan

Wenn Sie Themen für ein Meeting skizzieren, möchten Sie möglicherweise den Zeitrahmen der Themen berücksichtigen, die Sie einbeziehen möchten. Wenn zum Beispiel ein Problem viele Diskussionen erfordert, um eine Lösung zu finden, können Sie 20 Minuten für die Diskussion einplanen und andere Besprechungsthemen auf fünf Minuten beschränken. Wenn Sie genügend Zeit haben, um jedes Thema zu besprechen, kann dies zu einer besser organisierten Besprechung und einem besseren Zeitmanagement führen.

5. Sorgen Sie dafür, dass jedes Thema für alle relevant ist

Bei der Auswahl der Themen für die Tagesordnung ist es hilfreich zu überlegen, wer von einer Teilnahme an der Diskussion profitieren würde. Wenn ein bestimmtes Thema nur wenige Personen in einem Meeting betrifft, ist es möglicherweise besser, es für einen anderen Zeitpunkt oder ein separates Meeting aufzuheben. Das Besprechen von Besprechungsthemen, die für alle Anwesenden relevant sind, kann dazu beitragen, die Interaktion mit Ihrem Team während der gesamten Besprechung zu steigern.

6. Themen im Vorfeld besprechen

Manchmal kann die vorherige Besprechung von Besprechungsthemen dabei helfen, Tagesordnungspunkte besser zu entwickeln, indem bestimmte Unterthemen zur Diskussion gefunden werden. Wenn beispielsweise ein Softwareausfall die Produktivität an Ihrem Arbeitsplatz beeinträchtigt, möchten Sie möglicherweise ein Meeting mit der IT-Abteilung vereinbaren, um weitere Informationen über den Ausfall zu erhalten, bevor Sie den Ausfall als Besprechungsthema festlegen.

7. Teilen Sie die Tagesordnung im Voraus mit.

Sie können die Besprechungsagenda am Tag vor der Besprechung per E-Mail an Teammitglieder senden, um ihnen bei der Planung der Tagesordnungsthemen zu helfen. Indem Sie den Besprechungsteilnehmern die Besprechungsthemen im Voraus mitteilen, können Sie ihnen Zeit geben, Gesprächsthemen und Fragen zu formulieren. Dies kann dazu beitragen, das Engagement und die Teilnahme an Besprechungen am Arbeitsplatz zu steigern.

8. Geben Sie nach der Besprechung Tagesordnungsnotizen weiter

Sie können Notizen zu den Aktivitäten und Ergebnissen des Meetings weitergeben, um Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Agenda zu bewerten. Wenn die Ergebnisse der Besprechung mit dem Zweck der Besprechung in Zusammenhang stehen, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Ihre Agenda erfolgreich war.

9. Ermöglichen Sie Methoden für zufriedenstellendes Feedback

Eine Möglichkeit, die Wirksamkeit Ihrer Besprechungspläne zu testen, besteht darin, Feedback von den Besprechungsteilnehmern einzuholen. Sie können am Ende des Meetings Zeit für Feedback und Fragen einplanen. Sie können die Teilnehmer auch bitten, eine kurze anonyme Umfrage auszufüllen, um herauszufinden, ob die Teilnehmer Ihre Meetings relevant und interessant finden.

Was auf die Tagesordnung gehören soll

Im Folgenden sind einige Punkte aufgeführt, die Sie möglicherweise in Ihre Besprechungsagenda aufnehmen möchten:

• Datum und Uhrzeit: Wenn Sie ein Datum und eine Uhrzeit in die Tagesordnung aufnehmen, können Sie den Überblick über Arbeitstreffen besser behalten. Sie können auch die Zeit abschätzen, die für die Besprechung der Tagesordnung benötigt wird.

• Ort: Auf der offiziellen Tagesordnung steht der Treffpunkt.

• Zweck: Sie können den Zweck oder Zweck des Meetings angeben, um Ablenkungen zu minimieren.

• Referent: Für jeden Tagesordnungspunkt können Sie markieren, wer das Thema vortragen wird.

• Themen. Die meisten Besprechungsthemen fallen in eine von drei Kategorien: Informationselemente, Aktivitäten und Diskussionspunkte.

• Art der Diskussion. Sie können auch die Art der Diskussion und die für jeden Tagesordnungspunkt vorgesehene Zeitspanne angeben, um die Verwaltung der Besprechungszeit zu vereinfachen.