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Was macht ein Bürokaufmann?

Ein Bürokaufmann ist ein Verwaltungsfachmann, der eine Vielzahl üblicher Büroaufgaben ausführt, wie z. B. das Schreiben von Dokumenten, das Beantworten von Telefongesprächen, das Führen von Aufzeichnungen und das Eingeben von Daten. Die spezifischen Verantwortlichkeiten variieren je nach den Bedürfnissen des Arbeitgebers. Beispielsweise könnte ein Bürokaufmann, der an einer Schule arbeitet, Bewerbungen von Studenten bearbeiten und Zulassungsfragen beantworten, während ein Bürokaufmann, der in einem Krankenhaus arbeitet, Rechnungsinformationen verarbeiten und ein Ablagesystem für Patientenakten verwalten könnte.

Zu den weiteren Aufgaben können gehören:

• Führen Sie grundlegende Buchhaltungs- und Bankgeschäfte durch.

• Erstellung von Tagesordnungen für Besprechungen, Teilnahme an Besprechungen und Erstellung von Protokollen.

• Betreibt und wartet Bürogeräte wie Computer, Drucker, Kopierer und Faxgeräte. Beheben Sie technische Probleme mit Bürogeräten und wenden Sie sich bei Bedarf an den Kundendienst.

• Leiten Sie Telefonanrufe direkt an die entsprechenden Mitarbeiter und erhalten Sie Nachrichten.

• Kommuniziert mit Kollegen, um auf Kundenanfragen zu reagieren und auf Fragen oder Beschwerden per Telefon oder E-Mail zu antworten.

• Führt den Bestand an Büromaterialien und füllt diese bei Bedarf auf.

Typisches Gehalt

Hier sind die durchschnittlichen Gehälter für Büroangestellte in den Vereinigten Staaten sowie die niedrigsten und höchsten Stundenlöhne, die auf Indeed.com aufgeführt sind:

• Regelmäßiges Gehalt in den USA 13,10 $ pro Stunde

• Einige Gehälter liegen zwischen 7,25 und 25,60 US-Dollar pro Stunde.

Anforderungen an einen Büroangestellten

Um Bürokaufmann/-frau zu werden, müssen Bewerber die Bildungsvoraussetzungen erfüllen und über grundlegende Bürokenntnisse verfügen. Für einige Positionen ist möglicherweise auch Erfahrung im Kundenservice erforderlich.

Ausbildung

Um Bürokaufmann/-frau zu werden, ist in der Regel ein Abitur erforderlich. Angehende Büroangestellte können sich die nötigen Fähigkeiten aneignen, indem sie Oberstufenkurse in Textverarbeitung oder Excel belegen. Bewerber ohne Abitur oder gleichwertigen Abschluss können dennoch für Stellen als Bürokauffrau in Betracht gezogen werden, wenn sie bereits Erfahrung als Bürokauffrau haben. Angehende Angestellte können auch einen Associate of Applied Science-Abschluss in Unternehmensführung erwerben, wo sie Themen wie Datenbankmanagement, Datensatzverwaltung und Geschäftskommunikation studieren.

Die Weiterbildung

Die meisten Aufgaben eines Bürokaufmanns werden während der Ausbildung am Arbeitsplatz erlernt. Nach der Einstellung werden Büroangestellte in den Best Practices des Unternehmens, der Telefonetikette sowie den erforderlichen Computeranwendungen und Software geschult. Sie erlernen außerdem den Umgang mit Telefonanlagen und Bürogeräten wie Kopierern und Faxgeräten.

Zertifikate

Zertifizierungsprogramme für allgemeine Bürokaufleute werden häufig von Community Colleges angeboten. Diese Programme vermitteln die kaufmännischen Fähigkeiten und grundlegenden Bürokenntnisse, die für die Ausbildung zum Bürokaufmann erforderlich sind. Angehende Kaufleute erlernen den Umgang mit Textverarbeitungsprogrammen, Tabellenkalkulationen und Computer-Betriebssystemen. Darüber hinaus erlernen sie grundlegende Bürokenntnisse wie das Erlernen der Tastatur. Das Allgemeine Bürokaufmann-Zertifikat weist nach, dass der Bewerber über alle erforderlichen Fähigkeiten verfügt, um als Bürokaufmann zu arbeiten. Der Erwerb eines Zertifikats kann besonders für Kandidaten von Vorteil sein, die noch keine Erfahrung als Büroangestellter haben.

Fähigkeiten

Büroangestellte müssen Multitasking betreiben, mit der Öffentlichkeit zusammenarbeiten und kooperieren mit Kollegen. Hier sind einige Schlüsselkompetenzen, die Bürokaufleute benötigen, um Aufgaben effektiv auszuführen:

Zeiteinteilung

Bürokaufleute haben vielfältige Aufgaben, die von Tag zu Tag variieren können. Sie müssen in der Lage sein, Aufgaben zu priorisieren, effizient zu arbeiten und ihre Zeitpläne zu verwalten. Möglicherweise werden ihnen für bestimmte Aufgaben Fristen gesetzt und sie müssen ihre Zeit entsprechend einteilen.

Aufmerksamkeit fürs Detail

Büroangestellte benötigen viel Liebe zum Detail, um Daten genau einzugeben, Rechnungen zu erstellen und Informationen zu speichern.

Schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten

Büroangestellte benötigen gute Schreibfähigkeiten, um E-Mails, Briefe und Rechnungen zu verfassen. Von ihnen kann verlangt werden, allgemeine Informationen bereitzustellen, Fragen zu beantworten, Informationen klar zu kommunizieren und auf Anfragen höflich und professionell zu antworten.

Kundendienst

Da Büroangestellte oft mit der Öffentlichkeit zusammenarbeiten, müssen sie wissen, wie sie die Kundenbedürfnisse einschätzen und Kundenservice bieten können.

Computerfähigkeiten

Um die Aufgaben eines Bürokaufmanns zu erfüllen, sind effiziente Schreibfähigkeiten, Vertrautheit mit Textverarbeitungsprogrammen und Kenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationen erforderlich.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Büroangestellte können viele verschiedene Aufgaben ausführen und ihre Verantwortlichkeiten können sich je nach den Bedürfnissen des Arbeitgebers täglich ändern. Für sie ist es wichtig, sich an die Anforderungen ihres Arbeitsplatzes anpassen zu können.

Arbeitsbedingungen für einen Bürokaufmann

Bürokaufleute arbeiten in einem Büro, meist sitzend an einem Schreibtisch vor einem Computer. Sie können in Vollzeit oder Teilzeit beschäftigt werden. Büroangestellte arbeiten in einer Vielzahl von Branchen, darunter im Gesundheitswesen, im Bildungswesen, im Personalwesen und in allgemeinen administrativen Unterstützungsdiensten sowie in technischen oder professionellen Dienstleistungen.

So werden Sie Büroangestellter

Da die Ausbildung für diese Position größtenteils nach der Einstellung eines Bürokaufmanns erfolgt, müssen vor der Bewerbung um eine Stelle als Bürokaufmann mehrere Schritte unternommen werden. Nach der Bewerbung und Einstellung muss ein Bürokaufmann eine berufsbegleitende Ausbildung absolvieren. Hier sind die Schritte, die erforderlich sind, um Bürokaufmann/-frau zu werden:

1. Beenden Sie die High School

Um Bürokauffrau/-mann zu werden, ist in der Regel ein Abitur erforderlich. Angehende Büroangestellte sollten Kurse in Computerkenntnissen und Büropraxis belegen, wenn die High School diese anbietet.

2. Nehmen Sie an einem Zertifizierungskurs teil

Angehende Büroangestellte können darüber nachdenken, einen Kurs in allgemeiner Büropraxis, Computerkenntnissen und allgemeinen Computeranwendungen wie Textverarbeitung und Tabellenkalkulation zu belegen. Obwohl die Teilnahme am Zertifizierungskurs nicht verpflichtend ist, hilft die freiwillige Teilnahme an dem Kurs angehenden Kaufleuten dabei, die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten zu erwerben. Zertifizierungsprogramme für Bürokaufleute werden in der Regel an Berufsschulen oder Volkshochschulen angeboten.

3. Bewerben Sie sich für eine Stelle als Bürokaufmann

Bewerber sollten nach Unternehmen mit offenen Bürokaufmannsstellen suchen und bei der Einreichung von Lebensläufen und Anschreiben den Anweisungen folgen.

4. Nehmen Sie an einer Schulung am Arbeitsplatz teil

Neben grundlegenden Bürokenntnissen wie Tippen, Textverarbeitung und guter Telefonetikette werden Büroangestellte darin geschult, bestimmte Aufgaben auszuführen und Unternehmenspraktiken kennenzulernen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Datenbank- oder Buchhaltungssoftware nutzt, schult der Arbeitgeber die Büromitarbeiter, damit sie die Datenbank effektiv nutzen können.

Muster-Stellenbeschreibung für Büroleiter

Environmental Alliance hat ab sofort eine Stelle für einen Bürokaufmann in Vollzeit in unserem Verwaltungsteam zu besetzen. Die Kandidaten unterstützen unseren Office Manager, indem sie Telefonanrufe entgegennehmen, allgemeine E-Mail-Fragen beantworten, Briefe und Rechnungen verfassen, Dokumente archivieren und Daten eingeben. Zu den weiteren Aufgaben gehören die Unterstützung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie verschiedene Verwaltungsaufgaben.

Zu den gewünschten Fähigkeiten gehören ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeiten im Kundenservice. Bewerber mit Erfahrung im Umgang mit Microsoft Word, Excel und Outlook werden bevorzugt. Vorkenntnisse im Büromanagement sind wünschenswert; Wir sind jedoch bereit, den richtigen Kandidaten auszubilden.

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