8 Büroausgaben und warum es wichtig ist, sie im Auge zu behalten • BUOM

Eines der Hauptziele vieler Unternehmen besteht darin, sicherzustellen, dass ihre Ausgaben geringer sind als ihre Einnahmen, um einen Gewinn zu erzielen. Büroausgaben, die unabhängig von Büromaterial sind, sind eine Art von Ausgaben, die Unternehmen normalerweise erfassen. Wenn Sie sich über die verschiedenen Arten von Bürokosten informieren, können Sie ein spezifischeres Budget erstellen und Ihre Steuern einreichen. In diesem Artikel erklären wir, was Büroausgaben sind und wie sie sich von Büromaterial unterscheiden. Anschließend listen wir acht Arten von Ausgaben auf, die Sie möglicherweise im Auge behalten müssen.

Was sind Bürokosten?

Bürokosten, manchmal auch Bürobetriebskosten genannt, beziehen sich auf die Kosten für den Besitz oder die Miete eines Büros. Dazu gehören Dinge wie:

• Reinigungsdienste

• Büro-Dienstprogramme

• Website-Hosting-Dienste

• Computers

• Festnetz oder Mobiltelefone

Mitarbeiter dürfen in der Regel keine Büroausgaben für den persönlichen Gebrauch verwenden. Beispielsweise darf ein Unternehmen seinen Mitarbeitern nicht gestatten, den Bürodrucker zum Kopieren persönlicher Dokumente zu verwenden. Dies hilft Unternehmen dabei, Ausgaben für Steuerzwecke zu verfolgen.

Die Bedeutung der Nachverfolgung von Bürokosten

Die Verfolgung von Bürokosten kann aus folgenden Gründen wichtig sein:

• Ihre Steuerpflicht verstehen: Wenn Sie Ihre Steuern einreichen, können Sie bestimmte Bürokosten abziehen. Es ist wichtig, genaue Aufzeichnungen über Ihre Ausgaben zu führen, die Sie zusammen mit Ihren Steuern einreichen können, um sicherzustellen, dass Sie die korrekten Abzüge erhalten.

• Verfolgen Sie die Rentabilität Ihres Unternehmens. Die Verfolgung Ihrer Bürokosten kann Ihnen dabei helfen, die Rentabilität Ihres Unternehmens zu berechnen. Um vollständig zu verstehen, wie viel Sie pro Jahr verdienen, ist es wichtig, Ausgaben wie Möbel oder Fahrzeuge zu berücksichtigen.

• Berechnen Sie Ihre Betriebskosten: Wenn Sie wissen, wie viel Sie für Betriebskosten, einschließlich Bürokosten, ausgeben, können Sie Ihr Geschäftsbudget einschätzen und klare Buchhaltungsunterlagen führen.

• Helfen Sie bei der Berechnung besonderer Situationen: Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, kann es hilfreich sein, Ihre Bürokosten getrennt von Ihren persönlichen Ausgaben zu erfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie Ihre Steuern korrekt einreichen können.

Unterschied zwischen Bürokosten und Schreibwarenbedarf

Während einige diese Wörter möglicherweise synonym verwenden, sind Bürokosten und Bürobedarf unterschiedlich. Hier sind einige wichtige Unterschiede, die Ihnen helfen sollen, klare Aufzeichnungen zu führen:

Artikel

Einer der Hauptunterschiede zwischen Büroausgaben und Bürobedarf ist die Art des Artikels. Büroausgaben sind immaterielle oder teure Gegenstände, wie zum Beispiel Möbel oder ein jährliches Softwareabonnement. Bei Bürobedarf handelt es sich in der Regel um preiswerte Artikel wie Papier, Schreibgeräte und Pausenraumbedarf.

Amortisation

Bürokosten kosten in der Regel mehr als Material. Wenn Sie Ihre Steuern einreichen, können Sie die Abschreibung auf Bürokosten abschreiben, was bei Büromaterial nicht möglich ist. Unter Abschreibung versteht man den standardmäßigen Wertverlust eines Produkts im Laufe der Zeit. Beispielsweise nimmt der Wert eines Computers mit der Zeit ab, wenn ein Mitarbeiter ihn nutzt. Wenn ein Computerhersteller außerdem eine neue Version herausbringt, kosten ältere Versionen weniger.

Abzüge

Der größte Unterschied zwischen Bürokosten und Verbrauchsmaterial besteht darin, wie Sie diese bei der Einreichung Ihrer Gewerbesteuer angeben. Bürokosten sind langfristiger Natur, während Material kurzfristiger Natur ist und häufiger ersetzt werden muss. Dies bedeutet, dass Sie in der Regel mehr Steuern auf Bürokosten als auf Verbrauchsmaterialien absetzen können. Unternehmen geben in der Regel mehr für Bürokosten aus, was den Unterschied in der Steuerschuld erheblich macht.

8 Arten von Bürokosten

Es gibt mehrere wichtige Arten von Bürokosten, darunter:

1. Gehalt

Gehälter und Sozialleistungen für Mitarbeiter sind manchmal die größten Kosten, die ein Unternehmen zahlt. Dazu können Löhne, Stundenlöhne, Provisionen oder Rentenbeiträge gehören. Darin sind auch Einstellungs- und Schulungskosten enthalten.

2. Leasing

Auch Miet- oder Hypothekenzahlungen für einen Arbeitsplatz gelten als Bürokosten. Diese Kosten können auch Reparaturen oder Modernisierungen des Gebäudes umfassen. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten oder ein Unternehmen betreiben, können Sie einen Teil Ihrer Miete oder Hypothek bei der Steuererklärung abziehen.

3. Dienstprogramme

Nebenkosten wie Wasser, Strom und Wärme gehören zu den üblichen Bürokosten. Sie können Ihren Dienstprogrammen auch Telefone, einschließlich Festnetz- und Mobiltelefone, hinzufügen. Zu den Bürokosten können neben den Nebenkosten auch Telefonreparaturen oder Versicherungen gehören.

4. Bürodienstleistungen

Alle von Unternehmen in Anspruch genommenen Wartungs- oder Reinigungsleistungen gelten als Bürokosten. Zu den Wartungs- und Reinigungsarbeiten können gehören:

• Reparatur von Bürogeräten

• Inspektion von HVAC-Einheiten oder anderen großen Geräten

• Tägliche oder wöchentliche Büroreinigung

• Tiefenreinigung von Teppichen und Polstermöbeln

• Fenster putzen

5. Computer oder Software

Desktops, Laptops, Programme und Software gelten als Büroausgaben. In diese Kategorie fallen auch alle Server oder Cloud-Dienste, wie z. B. die Online-Dokumentenfreigabe. Wenn Sie einen Computer oder eine Software überhaupt für persönliche Zwecke nutzen, ist es wichtig, Aufzeichnungen über diese Nutzung zu führen, damit Sie Ihre Steuern korrekt einreichen können.

6. Versicherung

Sämtliche mit dem Büro verbundenen Versicherungen wie Sach-, Haftpflicht-, Kranken- und Kfz-Versicherungen sind Kosten. Wenn Sie ein Heimbüro haben, können Sie auch einen Teil der Hausrat- oder Mieterversicherung als Aufwand absetzen. Auch wenn Sie selbstständig sind, können Sie die Kosten einer selbst finanzierten Versicherung absetzen.

7. Möbel

Büromöbel sind ein Grundnahrungsmittel, das in der Regel mehr kostet als normales Büromaterial. Um steuerlich absetzbar zu sein, handelt es sich bei Möbelstücken in der Regel um materielle und notwendige Gegenstände, die mindestens ein Jahr halten. Zu den Büromöbeln können Gegenstände wie Schreibtische, Besprechungstische oder Bürogeräte gehören.

8. Fahrzeuge

Abhängig von Ihren geschäftlichen Anforderungen und wenn Sie das Auto für private Zwecke nutzen, können Sie es möglicherweise als Geschäftsausgabe verbuchen. Wenn Sie über Firmenwagen verfügen, möchten Sie möglicherweise auch andere Ausgaben wie Wartung, Reparaturen oder Zulassungsgebühren einbeziehen. Sie können die Kilometer, die Sie beruflich zurücklegen, auch in Ihre Bürokosten einbeziehen.