7 Arbeitsziele für Sekretärinnen (mit Beispielen) • BUOM

Rezeptionisten sind für viele Rollen im Büro verantwortlich. Aus diesem Grund ist es für sie hilfreich, sich Aufnahmeziele zu setzen, um ihre Fähigkeiten zu verbessern und produktiv zu bleiben. Das Festlegen von Zielen kann Administratoren auch dabei helfen, ihre beruflichen Fähigkeiten in Vorstellungsgesprächen oder Leistungsbewertungen zu kommunizieren. In diesem Artikel definieren wir, was ein Administrator ist, diskutieren die Vorteile der Festlegung von Aufnahmezielen und untersuchen sieben verschiedene Arbeitsplatzziele für Administratoren.

Was ist Empfang?

Der Administrator ist die erste Person, die Kunden oder Besucher sehen, wenn sie das Büro betreten. Rezeptionisten sitzen normalerweise an der Rezeption und erledigen viele Aufgaben wie:

• Begrüßung der Kunden und Beantwortung von Fragen

• Leiten Sie Kunden zum richtigen Büro

• Beantwortung von Telefon und E-Mail

• Post sortieren und Dokumente archivieren

• Buchung von Besprechungen und Koordinierung von Zeitplänen

Aufgrund ihrer Position an der Rezeption fungieren Empfangsmitarbeiter durch ihre Worte und Taten oft als Markenbotschafter ihrer Organisation.

Vorteile der Festlegung von Zulassungszielen

Durch das Festlegen von Zulassungszielen können Sie Ihre Fähigkeiten verbessern und Ihr Engagement für Ihren Job unter Beweis stellen. Das Setzen von Zielen kann auch etwas sein, das Sie in einem Vorstellungsgespräch besprechen, wenn Sie sich jemals dazu entschließen, das Unternehmen zu wechseln oder befördert zu werden, da Personalmanager möglicherweise Kandidaten schätzen, die sich dafür einsetzen, sich weiterzuentwickeln. Darüber hinaus können Sie Ihrem Arbeitgeber mit einer Liste erreichbarer Einstellungsziele zeigen, welche Schritte Sie unternommen haben, um ein besserer Mitarbeiter zu werden, was bei Leistungsbeurteilungen hilfreich sein kann.

7 Ziele zur Empfangseffizienz, die es zu erreichen gilt

Hier ist eine Liste von 7 Empfangsleistungszielen, die Sie festlegen können, um Ihre Fähigkeiten zu verbessern:

1. Kundenservice

Unter Kundenservice versteht man die Erfüllung der Bedürfnisse der Kunden. Dazu kann es gehören, Fragen zu beantworten, sie zum richtigen Raum zu leiten, Termine für sie zu vereinbaren, sie einzuchecken, ihre Informationen zu aktualisieren oder ihnen beim Ausfüllen von Unterlagen zu helfen. Kundenservice erfordert in der Regel eine höfliche und fröhliche Haltung sowie Liebe zum Detail.

Ziel des Empfangs kann es sein, jederzeit einen qualitativ hochwertigen Kundenservice sicherzustellen. Begrüßen Sie beispielsweise jeden Kunden, der das Büro betritt, mit einem Lächeln oder fragen Sie ihn sogar, wie es ihm geht. Versuchen Sie außerdem, über die Informationen und Empfehlungen des Unternehmens auf dem Laufenden zu bleiben, damit Sie alle Fragen des Kunden beantworten können.

2. Unabhängigkeit

Als selbstständige Sekretärin können Sie Ihre Aufgaben selbstständig wahrnehmen. In den meisten Fällen ist die Rezeptionistin die einzige Person hinter der Rezeption im Büro. Das bedeutet, dass alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Empfangsbereich in Ihrer Verantwortung liegen.

Ein Ziel, das Sie sich für die Arbeit an Ihrer Unabhängigkeit setzen könnten, könnte darin bestehen, produktiver zu werden, positiv zu bleiben, wenn Probleme auftreten, oder innovative Lösungen zu finden. Der Einsatz Ihrer Fähigkeiten zur Problemlösung kann Ihnen auch dabei helfen, unabhängiger zu werden, da Sie lernen, sich weniger auf andere zu verlassen.

3. Zeitmanagement

Beim Zeitmanagement geht es darum, Ihre Zeit effektiv zu nutzen, damit Sie alle Ihre Aufgaben bis zum Ende des Tages erledigen. Dies ist besonders wichtig, da Administratoren oft mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen müssen. Ein weiterer Aspekt des Zeitmanagements ist die Priorisierung. Wenn Sie beispielsweise mehrere E-Mails beantworten müssen, ein Kunde eine Frage an Sie hat und ein anderer Kunde Papierkram ausfüllen muss, hilft Ihnen das Zeitmanagement bei der Entscheidung, welche Aufgabe Priorität hat.

Ziele zur Verbesserung des Zeitmanagements können das Erstellen eines Zeitplans, das Festlegen wöchentlicher Prioritäten oder das Erfassen Ihrer Zeit sein. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Ablenkungen zu begrenzen, um die Arbeitszeit zu optimieren.

4. Zusammenarbeit

Unter Zusammenarbeit versteht man die Fähigkeit, gut mit anderen zusammenzuarbeiten. Obwohl eine Sekretärin ihre Aufgaben meist alleine erledigt, ist es dennoch wichtig, dass sie über Teamfähigkeit verfügt. Als Rezeptionist müssen Sie möglicherweise Fragen anderer Mitarbeiter beantworten, Besprechungen für Kollegen organisieren oder dem Management Bericht erstatten.

Um Ihre Fähigkeiten zur Zusammenarbeit zu verbessern, sprechen Sie mit Ihren Kollegen, um herauszufinden, wie Sie sich gegenseitig in jeder Ihrer Rollen unterstützen können. Wenn Sie dies tun können, versuchen Sie, Aufgaben zu priorisieren, an denen Ihre Kollegen direkt beteiligt sind, damit diese ihre Arbeit schneller erledigen können. Erwägen Sie außerdem, Ihre Vorgesetzten bei Bedarf auf dem Laufenden zu halten, damit sie über Ihre Fortschritte bei Ihren täglichen Rollen und Aufgaben informiert sind.

5. Kommunikation

Kommunikation ist für die Rezeptionistin von entscheidender Bedeutung, da sie der Hauptansprechpartner für das Büro ist. Die Arbeit als Sekretärin erfordert außerdem eine ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikation, da man Menschen persönlich, am Telefon, per Videoanruf und per E-Mail trifft.

Um Ihre schriftliche Kommunikation zu verbessern, überlegen Sie, welchen Zweck jede Nachricht hat, bevor Sie sie schreiben. Sie können Ihre Arbeit auch auf Grammatik- oder Rechtschreibfehler überprüfen, um sicherzustellen, dass der Empfänger die Nachricht verstanden hat. Üben Sie bei der verbalen Kommunikation aktives Zuhören, indem Sie auf die Worte und die Körpersprache der Person achten. Sie können auch klärende Fragen stellen, um sicherzustellen, dass Sie vollständig verstehen, was die andere Person mitteilen möchte.

6. Organisation

Organisation ist für einen Administrator sehr wichtig, da er oder sie gleichzeitig Aufgaben wie das Ablegen von Dokumenten, das Planen von Besprechungen und das Eingeben von Informationen in eine Datenbank ausführt. Die Organisation eines Administrators kann sich auch auf das Erscheinungsbild seines Arbeitsplatzes beziehen. Der Rezeptionist vertritt das Unternehmen, für das er arbeitet, was bedeutet, dass die Schreibtischanordnung manchmal die Meinung eines Kunden über das Büro beeinflussen kann.

Das Ziel eines Organisations-Hacks kann darin bestehen, Ihren Schreibtisch und die eigentlichen Bestandteile Ihrer Arbeit stets aufgeräumt zu halten. Versuchen Sie, Ihren Schreibtisch aufzuräumen und den ganzen Tag über Gegenstände oder Papiere wegzuräumen. Erwägen Sie die Einrichtung eines Speichersystems für physische und digitale Dokumente, um Kunden das Auffinden von Informationen zu erleichtern.

7. Technische Administratorfähigkeiten

Zu den technischen Fähigkeiten des Administrators gehören das Tippen, die Verwendung von Tabellenkalkulationen, die Bedienung von Druckern und Kopierern sowie die Verwaltung von Telefonsystemen oder anderen unternehmensspezifischen Programmen. Technologie ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit eines Administrators, da die meisten seiner Aufgaben Technologie erfordern.

Wenn Sie neu in Ihrem Unternehmen sind, besteht Ihr erstes Ziel möglicherweise darin, alle für Ihren Job erforderlichen Technologien kennenzulernen und zu verstehen. Sobald Sie sich in Ihrer Rolle etabliert haben, besteht das Ziel möglicherweise darin, mit den neuesten Technologien auf dem Laufenden zu bleiben, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Es ist auch eine gute Idee, Kontaktinformationen für den technischen Support bereitzuhalten, falls Sie weitere Hilfe benötigen.