So erstellen Sie eine Lead-Tracking-Tabelle in 6 Schritten • BUOM

25. April 2022

Wenn man bedenkt, wie viele Ressourcen für das Sammeln von Kundeninformationen aufgewendet werden, ist es wichtig, den Kontaktprozess zu optimieren. Vertriebsprofis verwenden häufig Lead-Tracking-Tabellen, um Kundendaten zu verwalten und die Ergebnisse eines Telefonanrufs oder E-Mail-Austauschs aufzuzeichnen. Durch die Integration dieses Tools in Ihren Workflow können Sie Ihr Team organisieren, Aufgaben delegieren und mehr Leads in zahlende Kunden verwandeln. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie in sechs Schritten eine Lead-Tracking-Tabelle erstellen und besprechen die Vorteile dieses Tools.

Was ist eine Lead-Tracking-Tabelle?

Eine Lead-Tracking-Tabelle ist eine Aufzeichnung von Lead-Informationen, die Vertriebsteams zur Verbesserung der Produktivität verwenden. Es enthält grundlegende Kontaktinformationen wie Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen. In weiteren Spalten wird angezeigt, ob der Vertreter den Kunden kontaktieren konnte und wie das Ergebnis ausfiel.

Eine Lead-Tracking-Tabelle könnte beispielsweise darauf hinweisen, dass der Mitarbeiter den Kunden nicht kontaktieren konnte, aber eine Nachricht hinterlassen hat. Wenn der Kunde an dem Produkt interessiert war, konnte der Vertriebsmitarbeiter eine Notiz hinterlassen, die ihn daran erinnert, einen Folgeanruf zu tätigen. Vertriebsteams verlassen sich auf Lead-Tracking-Tabellen, um organisiert zu bleiben, Aufgaben zu trennen und sicherzustellen, dass sie alle Interessenten kontaktieren und weiterverfolgen.

So erstellen Sie eine Lead-Tracking-Tabelle in Excel

So erstellen Sie eine Lead-Tracking-Tabelle in Excel:

1. Fügen Sie Spalten für grundlegende Informationen hinzu

Öffnen Sie eine neue Tabelle und verwenden Sie die folgenden Beschriftungen für die ersten vier Spalten: Vorname, Nachname, Telefon und E-Mail. In diesen Spalten können Sie grundlegende Informationen über Ihre Kunden erfassen. Die Kenntnis des vollständigen Namens des Kunden hilft den Vertretern dabei, eine persönlichere Beziehung aufzubauen, und ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse stellen sicher, dass Sie mehrere Möglichkeiten haben, mit ihnen in Kontakt zu treten.

Sie können diese Informationen aus einer externen Quelle kopieren und einfügen oder die Daten aus einer Text- oder CSV-Datei importieren. Wenn Sie andere wichtige Informationen von Ihren Kunden sammeln, sollten Sie darüber nachdenken, zusätzliche Spalten hinzuzufügen. Wenn beispielsweise jeder Vertreter Kunden in einer bestimmten Region kontaktiert, können Sie eine Spalte hinzufügen, die die Stadt des Kunden angibt. Unabhängig davon, welche Spalten Sie verwenden, sollten Sie die Überschriften fett formatieren, damit Sie sie leicht von den tatsächlichen Einträgen unterscheiden können.

2. Fügen Sie „Kontaktiert?“ hinzu. Spalte

Beschriften Sie die Spalte rechts neben den Basisinformationsspalten mit „Kontaktiert?“ Hier können Vertreter angeben, ob sie den Kunden kontaktiert haben. Sie können die Spalte zwar unverändert lassen und den Mitarbeitern die freie Eingabe von Antworten ermöglichen, es wäre jedoch effizienter, ein Dropdown-Menü hinzuzufügen. Wählen Sie alle Zellen in der Spalte aus, wechseln Sie zur Registerkarte „Daten“ und sehen Sie sich die Gruppe „Datentools“ an. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Datenvalidierung“ und wählen Sie „Datenvalidierung“. Öffnen Sie auf der Registerkarte „Einstellungen“ das Dropdown-Menü „Zulassen“ und wählen Sie „Liste“ aus. Geben Sie „Ja, Nein“ in das Feld „Quelle“ ein und klicken Sie auf „OK“.

3. Erstellen Sie eine Spalte „Datumszugriff“.

Sehen Sie sich die Spalte rechts neben „Kontaktiert?“ an. Spalte „Zugriffsdatum“. Wählen Sie alle Zellen in dieser Spalte aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen Sie „Zellen formatieren“. Wählen Sie auf der Registerkarte „Zahl“ die Option „Datum“ und wählen Sie das gewünschte Format aus der Liste „Typ“ aus. OK klicken. Wenn Mitarbeiter das Datum angeben, an dem sie den Kunden kontaktiert haben, werden die Daten in einheitlicher Formatierung angezeigt.

4. Fügen Sie eine Spalte „Ergebnisse“ hinzu

Beschriften Sie die Spalte rechts neben der Spalte „Kontaktdatum“ mit „Ergebnisse“. Klicken Sie auf das Plus-Symbol unten auf dem Bildschirm, um ein neues Blatt zu erstellen. Doppelklicken Sie auf den Namen des neuen Blatts, benennen Sie es in „Ergebnisse“ um und klicken Sie auf „OK“. Geben Sie im Ergebnisblatt die Parameter ein, die in der Spalte „Ergebnisse“ des Quellblatts angezeigt werden sollen. Zu den nützlichen Optionen gehören:

• Keine Antwort

• Nachricht hinterlassen

• Ruf zurück

• Nachverfolgen

• Interessiert

• Nicht interessant

• Leg dich nicht damit an

• Ein anderer

Fügen Sie diese Optionen in derselben Spalte in separaten Zellen ein. Wenn Sie Ihre Liste fertiggestellt haben, markieren Sie alle Elemente und klicken Sie auf das Namensfeld in der oberen linken Ecke der Tabelle. Benennen Sie diese Auswahl „Ergebnisse“ und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur. Kehren Sie zum Originalblatt zurück, indem Sie unten auf dem Bildschirm auf den Namen klicken. Wählen Sie alle Zellen in der Spalte „Ergebnisse“ des Quellarbeitsblatts aus. Gehen Sie zur Registerkarte „Daten“, klicken Sie auf „Datenvalidierung“ und dann erneut auf „Datenvalidierung“. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Zulassen“ die Option „Liste“ aus. Geben Sie im Feld „Quelle“ =Results ein und klicken Sie auf „OK“.

5. Erstellen Sie eine Notizenspalte

Beschriften Sie die Spalte rechts neben der Ergebnisspalte mit Notizen. Erwägen Sie, eine Spalte ohne Dropdown-Menüs oder Formatbeschränkungen zu belassen, damit Mitarbeiter detaillierte Informationen über den Kunden hinterlassen können, den sie anrufen. Sie können beispielsweise darauf hinweisen, dass der Kunde derzeit kein Interesse an der Dienstleistung hat, nach einem Gespräch mit seinem Ehepartner jedoch Interesse zeigen könnte.

6. Filter anwenden

Klicken Sie auf das graue Dreieck in der oberen linken Ecke der Tabelle, um alle Spalten auszuwählen. Öffnen Sie die Registerkarte „Daten“, gehen Sie zur Gruppe „Sortieren und Filtern“ und wählen Sie „Filter“ aus. Beachten Sie, dass neben jeder Spaltenbezeichnung Dropdown-Pfeile angezeigt werden. Wenn ein Mitarbeiter auf einen dieser Pfeile klickt, kann er eine Tabelle erstellen, um Leads basierend auf den von ihm definierten Kriterien zu verfolgen.

Beispielsweise könnte ein Vertreter den Pfeil für „Kontaktiert?“ auswählen. Spalte. Wenn sie das Kontrollkästchen „Nein“ aktivieren und das Kontrollkästchen „Ja“ deaktivieren, werden in der Tabelle alle Kunden angezeigt, die die Vertreter nicht kontaktieren konnten. Diese Informationen ermöglichen es dem Vertreter, zusätzliche Kontaktversuche zu unternehmen und sicherzustellen, dass er möglichst viele potenzielle Kunden erreicht.

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