6 Projektmanagement-Budgetierungsmethoden • BUOM

Die Fähigkeit, einige der bekanntesten Budgetierungstechniken des Projektmanagements anzuwenden, kann Ihnen dabei helfen, ein Projekt innerhalb des zugewiesenen Budgets abzuschließen. Unabhängig von den Merkmalen eines Projekts kann sich eine effektive Budgetierung direkt auf seine Erfolgschancen auswirken. Vertrautheit mit den Budgetierungstechniken des Projektmanagements kann eine wertvolle Fähigkeit sein, erfordert jedoch Recherche. In diesem Artikel besprechen wir, was Projektmanagement-Budgetierung ist, warum sie wichtig ist und listen einige der am häufigsten verwendeten Budgetierungstechniken im Projektmanagement auf.

Was ist Projektmanagement-Budgetierung?

Bei der Projektmanagement-Budgetierung handelt es sich um die Bestimmung des Gesamtbetrags der für ein bestimmtes Projekt bereitgestellten Mittel. Das Budget wird in der Regel vom Projektleiter gemeinsam mit dem Projektmanagementteam geschätzt und setzt sich aus allen prognostizierten Kosten für das anstehende Projekt zusammen. Die größte Herausforderung bei der Erstellung eines realistischen Budgets besteht darin, die einzelnen Kosten aller im Projekt enthaltenen Elemente zu verstehen und richtig einzuschätzen.

Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Berechnung Ihres Projektbudgets beachten müssen:

• Wie die Projektkosten bis zur Fertigstellung kontinuierlich verfolgt werden

• Wie sich die Kosten auf mehrere Phasen und Phasen des Projekts verteilen

• Welche Tools werden zum Speichern und Präsentieren von Kostendaten verwendet?

• Wie sieht der Plan für Situationen aus, in denen das Projekt entweder unter oder über dem Budget liegt?

• Wie passt das Projektbudget in die Gesamtstrategie der Mutterorganisation?

Warum ist Budgetierung im Projektmanagement wichtig?

Das Projektbudget ist eines der häufig verwendeten Kriterien zur Erfolgsbeurteilung, da der Nutzen aus der Projektabwicklung den Gesamtkosten gegenübergestellt wird. Einige der wichtigsten weiteren Gründe für die Bedeutung der Budgetierung im Projektmanagement sind:

• Es bestimmt die Gesamtausrichtung der Organisation. Bevor die Organisation einem bestimmten Projekt zustimmt, muss sie feststellen, wie es in die Gesamtstrategie passt. Die Projektkosten sind einer der wichtigsten Faktoren bei der Festlegung dieser Strategie, da zu hohe Ausgaben für ein bestimmtes Projekt die Verfügbarkeit von Mitteln für andere potenzielle Projekte beeinträchtigen können. Eine Organisation muss feststellen, ob der Nutzen eines Projekts seine Kosten wert ist, ob seine Ergebnisse zusätzliche Kosten erfordern und ob die Organisation diese Kosten auf absehbare Zeit tragen kann.

• Es hilft der Organisation, ihre Prioritäten festzulegen. Viele Organisationen müssen bei der Mittelzuweisung zwischen mehreren konkurrierenden Projekten wählen, und ein gut kalkuliertes Projektbudget kann Entscheidungsträgern bei der Entscheidung helfen, ob ein bestimmtes Projekt eine geeignete Investition ist.

6 Arten von Projektmanagement-Budgetierungsmethoden

Hier sind die sechs beliebtesten Methoden, um das angemessene Budget für ein Projekt zu ermitteln:

1. Analoge Auswertung

Diese Methode der Budgetschätzung besteht aus der Analyse eines bereits abgeschlossenen Projekts mit einem ähnlichen Umfang wie dem aktuellen und der Verwendung seiner Budgetschätzungen unter Berücksichtigung von Unterschieden in Umfang, Qualität, Fertigstellungsdatum oder anderen relevanten Parametern. Dies ist nicht immer eine völlig genaue Methode, kann jedoch in Situationen angemessen sein, in denen nur begrenzte Informationen über das bevorstehende Projekt vorliegen und eine schnelle Schätzung erforderlich ist. Diese Methode ist in der Regel schneller und kostengünstiger als andere, kann aber nur von Unternehmen genutzt werden, die bereits in der Vergangenheit ähnliche Projekte durchgeführt haben.

2. Parametrische Schätzung

Diese Schätzmethode besteht darin, historische Daten und andere damit verbundene Variablen zu verwenden, um Projektumfang, -dauer und -gesamtkosten abzuschätzen. Dies wird in der Regel dadurch erreicht, dass frühere Daten untersucht, verschiedene Stückkosten für verschiedene Aspekte des aktuellen Projekts berechnet und die Proportionen an den Umfang des neuen Projekts angepasst werden. Die Genauigkeit dieser Methode ist normalerweise proportional zur Qualität und Relevanz der historischen Daten, auf denen sie basiert.

3. Top-Down-Methode

Bei dieser Methode wird das Projektbudget als Ganzes betrachtet und anschließend die Einzelkosten für jeden der erforderlichen Prozesse berechnet. Jeder Teil des Gesamtprojekts wird analysiert, die genauen Kosten werden berechnet und dann mit den ursprünglichen Schätzungen für jeden Teil verglichen. Anhand der Ergebnisse können Projektmanager erkennen, wie kosteneffizient jeder Prozess ist, und können entscheiden, den Umfang einiger Teile des Projekts zu reduzieren, um sie an das zugewiesene Gesamtbudget anzupassen.

4. Bottom-up-Methode

Im Gegensatz zur Top-Down-Methode, die das Projekt in mehrere Prozesse aufteilt und für jeden einzelne Kosten berechnet, versucht der Projektmanager bei der Bottom-Up-Methode mit Hilfe seines Projektmanagementteams direkt das Gesamtprojektbudget zu generieren. Im Allgemeinen ist bei dieser Methode die Genauigkeit der Budgetschätzung proportional zur Genauigkeit der während des Budgetzeitraums erhaltenen Informationen und Expertenratschläge.

5. Drei-Punkte-Bewertung

Diese Methode verwendet drei verschiedene Berechnungen zur Schätzung des Budgets: das teuerste Szenario, das kostengünstigste Szenario und das wahrscheinlichste Szenario. Anhand dieser Zahlen können Sie das erforderliche Budget sowie einige mit dem Projekt verbundene Risiken grob abschätzen.

6. Ertragswertanalyse

Diese Methode ist eine Möglichkeit, die Genauigkeit des Projektbudgets während der Projektabwicklung zu beurteilen. Dabei werden die Kosten in jeder Phase des Projekts kontinuierlich mit den zuvor geschätzten Kosten verglichen, wobei in der Regel eine der vier oben genannten Methoden zum Einsatz kommt.

Tipps für eine genaue Projektmanagement-Budgetierung

Berücksichtigen Sie bei der Festlegung Ihres Projektbudgets die folgenden Tipps:

• Konzentrieren Sie sich auf die Bedürfnisse der Organisation. Bei der Erstellung eines Budgets für ein bestimmtes Projekt ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass das ultimative Ziel eines jeden Projekts darin besteht, der übergeordneten Organisation dabei zu helfen, ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie genau wissen, wie wertvoll ein Projekt für die Organisation ist, können Sie Ihre Chancen auf eine genaue Budgetierung verbessern.

• Pflegen Sie eine offene Kommunikation mit den Stakeholdern. Während der Budgetierungs- und Umsetzungsphase eines Projekts müssen Sie ständig mit den Menschen kommunizieren, die von seinem erfolgreichen Abschluss profitieren. Abhängig von ihren Prioritäten und Bedürfnissen können Sie feststellen, ob das Projekt korrekt budgetiert ist oder ob Umfangs- und Budgetanpassungen erforderlich sind.

• Anpassung an sich ändernde Parameter. Von der Budgetierung eines Projekts bis zum Abschluss können verschiedene unvorhergesehene Ereignisse und Situationen auftreten. Bei der Erstellung Ihres Budgets müssen Sie diese Möglichkeit berücksichtigen und über genügend Flexibilität verfügen, um sich an etwaige interne oder externe Änderungen anzupassen.