6 Methoden, mit denen Sie Geschäftsprozesse verbessern können • BUOM

13. Dezember 2021

Ein Geschäftsprozess bezieht sich auf die Routineschritte, die Sie jedes Mal ausführen, wenn Sie eine bestimmte Aufgabe erledigen. Möglicherweise verfügen Sie über Prozesse für Aktivitäten wie das Versenden von E-Mails an die Personalabteilung, das Schreiben von Berichten und die Kommunikation mit neuen Kunden. Durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen können Sie Ihre bestehenden Prozesse untersuchen und feststellen, welche Prozesse durch eine Überarbeitung oder Neugestaltung verbessert werden könnten, um Ihre Geschäftsabläufe optimal zu unterstützen. In diesem Artikel definieren wir die Verbesserung von Geschäftsprozessen und stellen eine Liste von sechs Methoden zur Geschäftsprozessverbesserung bereit, die Sie verwenden können.

Was ist Geschäftsprozessverbesserung?

Durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen können Sie sicherstellen, dass die Verfahren, die Sie bei der Arbeit anwenden, effektiv sind und zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen. Mithilfe der Geschäftsprozessverbesserung können Sie Orte finden, an denen Sie Ihre Prozesse verbessern können und wie Sie Zeit und Ressourcen angemessen nutzen. Bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen geht es darum, die Bedürfnisse und Anforderungen zu bewerten, für die ein Unternehmen Prozesse einsetzt, und festzustellen, wie effektiv bestehende Prozesse sind. Anschließend können Sie entscheiden, welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um die zu überprüfenden Prozesse zu verbessern und Lösungen zu entwickeln, die ihre Effizienz steigern.

Vorteile der Geschäftsprozessverbesserung

Die Verbesserung von Geschäftsprozessen hat viele Vorteile, beispielsweise die Maximierung der Effizienz bestehender Prozesse. Durch die kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen können Sie auch die Kundenzufriedenheit verbessern, da verbesserte Prozesse dazu beitragen können, Kundentransaktionen effizient und unterstützend zu gestalten. Durch verbesserte Geschäftsprozesse kann sich auch die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessern. Denn erfolgreiche Prozesse können Mitarbeitern dabei helfen, auf einfache Weise qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, indem sie die von Ihnen verbesserten Prozesse befolgen.

Einer der wichtigsten Vorteile der Geschäftsprozessverbesserung ist die Möglichkeit, Zeit, Geld und Material zu sparen, indem jeder Prozess rationalisiert wird, sodass nur das verwendet wird, was für jede Aufgabe benötigt wird, wodurch zusätzliche Ressourcen für andere Projekte gespart werden. Es kann auch dabei helfen, Orte zu identifizieren, an denen Sie neue Geschäftsprozesse installieren können, da Sie sehen können, für welche Bereiche oder Aufgaben die meisten Ressourcen erforderlich sind, und neue Prozesse erstellen können, die diese Anforderungen erfüllen.

6 Methoden zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Hier sind sechs Methoden, mit denen Sie Geschäftsprozesse verbessern können:

Six Sigma

Six Sigma bietet Anleitungen, wie man ein Unternehmen am effektivsten führt. Der Einsatz von Six Sigma-Tools beinhaltet das Sammeln von Informationen über bestehende Prozesse und deren Nutzung zur Identifizierung von Prozessen, die verbessert werden müssen. Mithilfe dieser Daten können Sie dann Lösungen für jeden Prozess auswählen, um die Effizienz zu verbessern. Six Sigma-Tools zielen darauf ab, die Kundenzufriedenheit zu steigern und Problemen wie verlängerten Produktionszykluszeiten und Produktfehlern vorzubeugen.

Eine beliebte Six-Sigma-Methode ist DMAIC, die Benutzer anweist: „Plan, Do, Check, Act“. DMAIC kann Prozesse verbessern, indem es Lösungen findet, die Zeit und Geld sparen. Sie können eine Projektcharta oder eine Prozesslandkarte verwenden, um den DMAIC-Fortschritt zu verfolgen.

Mehr lesen: Der vollständige Leitfaden zu den sechs Schritten von Sigma

Theorie der Einschränkungen

Die Theorie der Einschränkungen kann zeigen, welche Prozesse möglicherweise einer Überarbeitung bedürfen, indem sie zur Bewertung jedes Prozesses am Arbeitsplatz derselben Schrittliste folgt. Es kann den Prozess der Verbesserung von Geschäftsprozessen vereinfachen, indem es einen Standard für alle Prozesse erstellt, den Sie befolgen können, um Einschränkungen in jedem Prozess zu finden. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, wenn Sie die Theorie der Beschränkungen verwenden:

1. Setzen Sie ein Limit.

2. Schauen wir uns Lösungen für die Einschränkung an.

3. Unterordnen und mit der Einschränkung synchronisieren.

4. Lösen Sie eine Einschränkung.

5. Bei Bedarf wiederholen.

Mehr lesen: Was ist die Constrainttheorie und wie wird sie angewendet?

Lean-Tools

Mithilfe von Lean-Manufacturing-Tools können Sie Prozesse oder Schritte in Prozessen identifizieren, die derzeit möglicherweise Verschwendung verursachen. Lean-Manufacturing-Tools können dabei helfen, Probleme wie Überproduktion, Wartezeiten, Transport, Lagerbestände und Produktfehler zu erkennen und Lösungen für deren Behebung in zugehörigen Prozessen bereitzustellen.

Ein Beispiel für ein Lean-Tool sind 5S-Tools, die dazu beitragen können, die Sicherheit zu erhöhen, Kosten zu senken und die Effizienz aktueller Prozesse zu verbessern. Sie können 5S-Techniken nutzen, indem Sie Bilder von Arbeitsplätzen vor und nach der Implementierung neuer Prozesse vergleichen, Checklisten und Bewertungsformulare für Teamaktionen ausfüllen und Empfehlungen für die Bürowartung entwickeln.

Mehr lesen: Was ist Lean-Methodik? Definition und Vorteile)

Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management identifiziert Prozesse, die möglicherweise verbessert werden müssen, und konzentriert sich dabei auf die Kundenzufriedenheit. Mit Total Quality Management können Sie Prozesse verbessern, die Ihnen dabei helfen, Vertriebsziele zu erreichen und Kunden bei Anfragen zu unterstützen.

Ein Kernelement des Total Quality Managements ist die Zusammenarbeit, da Mitarbeiter untereinander und mit Kunden entscheiden, welche Prozesse verbessert werden müssen, indem sie ein gemeinsames Verständnis von Qualitätsstandards und Kommunikationsabläufen aufbauen. Darüber hinaus fördert ein umfassendes Qualitätsmanagement gemeinsame Ziele, die den Mitarbeitern dabei helfen können, gemeinsam kreative Lösungen zu finden.

Kaizen

Die Kaizen-Methodik untersucht, wie sich jeder Aspekt eines Unternehmens verbessern lässt. Managementabteilungen nutzen häufig die Kaizen-Methode, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern, die Produktivität ihres Teams zu steigern und sichere und effiziente Geschäftsfunktionen zu fördern. Denn die Kaizen-Methode konzentriert sich darauf, kontinuierlich kleine Verbesserungen vorzunehmen, wann immer Verbesserungsbedarf besteht. Kaizen ist ein kontinuierlicher Prozess, der jeden im Unternehmen dazu einlädt, einen Beitrag zu leisten, was es zu einer kostengünstigen Möglichkeit machen kann, Verbesserungen im gesamten Unternehmen umzusetzen.

Mit der Kaizen-Methode können Sie Berichte über Situationen am Arbeitsplatz verfassen, die Ihrer Meinung nach verbesserungswürdig sind, Umfragen zur Teamzufriedenheit durchführen und neue strategische Pläne zur Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität erstellen.

Toyota-Produktionssystem

Das Toyota-Produktionssystem zielt darauf ab, während des Produktionszyklus Zeit zu sparen und die Lagerkosten zu minimieren. Die Hauptfunktion der Toyota-Produktionssystemmethode besteht darin, Produkte nur nach Bedarf zu produzieren, was dazu beitragen kann, den Lagerbestand niedrig zu halten und den unmittelbaren Materialverbrauch zu reduzieren. Das Toyota-Produktionssystem nutzt vier Grundprinzipien, um erfolgreich zu sein:

• Philosophie. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Unternehmensphilosophie auf Entscheidungen zur Verbesserung von Geschäftsprozessen anwenden können. Dadurch kann sichergestellt werden, dass alle Änderungen, die Sie an Prozessen vornehmen, die verbessert werden müssen, im Einklang mit den Zielen und Werten Ihres Unternehmens bleiben.

• Prozess: Bestimmen Sie, welcher Prozess die gewünschten Ergebnisse liefern kann. An diesem Punkt können Sie Ihren aktuellen Prozessablauf nutzen, um Prozesse zu bewerten, robuste Technologie einzusetzen und ein Pull-System zu implementieren, das hilft, Überproduktion zu verhindern.

• Menschen und Partner: Berücksichtigen Sie jede Person, die zum Unternehmen beiträgt. Dies wird Ihnen dabei helfen, Führungskräfte in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, die andere effektiv über die von Ihnen implementierten Verbesserungen und Prozesse informieren können.

• Problemlösung: Schaffen Sie eine Umgebung, die das kontinuierliche Lernen und die Verbesserung der Mitarbeiter fördert. Dies kann Ihnen helfen, vollständig zu verstehen, warum ein Prozess möglicherweise verbessert werden muss, und Ihnen Zeit geben, eine Lösung zu finden.