5 Schritte, die Ihnen helfen, Projektrollen effektiv zu definieren • BUOM

2. Dezember 2021

Durch die Definition von Projektrollen können Sie Fristen einhalten, Verantwortlichkeiten schaffen und Aufgaben delegieren. Definierte Projektrollen beschreiben, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und ermöglichen den Teammitgliedern die Entscheidungsfindung. Wenn Sie Projektmanager sind oder eine Karriere im Projektmanagement in Betracht ziehen, kann Ihnen das Verständnis, wie Sie Rollen definieren und Aufgaben delegieren, zum Erfolg verhelfen. In diesem Artikel besprechen wir, was Projektrollen sind, warum es eine gute Idee ist, sie zu definieren, und welche Schritte Sie dazu verwenden können.

Was sind Projektrollen?

Das Erstellen von Projektrollen bedeutet, dass die Verantwortlichkeiten unter den Teammitgliedern aufgeteilt werden. Das Zuweisen von Aufgaben kann dabei helfen, ein Projekt zu organisieren und zu bestimmen, wann eine Aufgabe abgeschlossen sein wird. Jede Person hat eine Aufgabe und einen Zeitplan für die Erledigung der Aufgabe, und die Summe der Aufgaben ergibt ein abgeschlossenes Projekt. Oftmals gibt es eine Person, die das gesamte Projekt überwacht, aber dennoch sind einzelne Personen für ihren Teil des Projekts verantwortlich.

Warum Rollen in einem Projekt definieren?

Durch die Zuweisung von Rollen können Erwartungen an den Erfolg des Projekts festgelegt werden. Hier sind einige Gründe, warum Sie möglicherweise Projektrollen definieren möchten:

Delegation

Das Zuweisen von Rollen ist Teil des Delegierens von Verantwortlichkeiten. Wenn ein Manager Rollen zuweist, ist er gezwungen, über das Projekt nachzudenken und darüber nachzudenken, wer in welchen Bereichen führen kann. Eine gute Managementtechnik besteht darin, Ihre Teammitglieder in die Lage zu versetzen, Entscheidungen zu treffen. Delegation ist eine Möglichkeit, Teammitglieder zu ermutigen, Initiative zu ergreifen, indem sie ihre Rolle im Projekt definieren und ihnen die volle Verantwortung für diesen Teil des Projekts übertragen.

Eigentümerschaft des Projekts

Durch die Zuweisung von Rollen zu einem Projekt erhält eine Person die Verantwortung für diesen Teil des größeren Projekts. Jeder Einzelne ist für die qualitativ hochwertige und termingerechte Erledigung seiner Aufgaben verantwortlich. Diese Verantwortung kann Teamleitern helfen, eventuell auftretende Probleme wie Verzögerungen oder fehlende Ressourcen zu erkennen und zu lösen. Eigenverantwortung gibt den Menschen auch die Macht, Entscheidungen im Zusammenhang mit ihren Aufgaben zu treffen.

Organisation

Durch die Definition von Rollen und die Zuweisung von Aufgaben kann eine Projektstruktur geschaffen werden, die die Zusammenarbeit oder Problemlösung erleichtert. Wenn jemand eine Frage zu einem Aspekt eines Projekts hat, weiß er, wer dafür verantwortlich ist. Darüber hinaus kann jede einer Aufgabe zugewiesene Person ihren Teil des Projekts organisieren. Bei Bedarf können sie Besprechungen planen, Zeitpläne festlegen und dem Teamleiter Fortschrittsberichte vorlegen.

Budgetkontrolle

Da eine vorherige Planung erforderlich ist, kann die Definition von Rollen dabei helfen, ein stabiles Budget für das Projekt zu erstellen. Jede Person kennt ihre Verantwortlichkeiten und Budgetkosten, die mit diesem Aspekt des Projekts verbunden sind. Wenn ihr Teil des Projekts beginnt, das Budget zu überschreiten, können sie das Problem beheben.

Effizienzzeichen

Durch die Definition von Rollen können Sie leicht erkennen, wer die Top-Performer in der Organisation sind. Beispielsweise können Teammitglieder, die Projekte stets pünktlich und innerhalb des Budgets abwickeln, einen erheblichen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen. Wenn Sie im Laufe der Zeit Rollen zu Projekten zuweisen, können Sie Muster in der Leistung einzelner Personen erkennen, die Ihnen dabei helfen können, Ihren Teammitgliedern Feedback zu geben.

Legen Sie Fristen fest

Wenn Menschen Rollen definieren, hilft ihnen das, ihre Zeitpläne und den Zusammenhang ihrer Arbeit mit dem größeren Projekt zu verstehen. Manchmal kann die Arbeit an einem Element eines Projekts erst beginnen, wenn jemand die damit verbundene Aufgabe abgeschlossen hat. Durch Fristen wird sichergestellt, dass das Team diese Art von aufeinanderfolgenden Aufgaben mit minimalem Schwierigkeitsgrad erledigen kann.

So definieren Sie Projektrollen

Hier sind einige Schritte, die Ihnen beim Definieren von Projektrollen helfen:

1. Rollen definieren

Hier sind einige Standardrollen für die meisten Projekte:

• Projektmanager: Die Person oder Personen, die für das Gesamtprojekt verantwortlich sind. Bei größeren Projekten beaufsichtigt der Projektmanager höchstwahrscheinlich die Teamleiter. In kleineren Projekten kann der Manager die direkte Kontrolle über die Mitglieder des Projektteams haben.

• Teamleiter: Bei größeren Projekten überwachen Teamleiter die Ausführung einer bestimmten Aufgabe durch die Gruppe. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine neue Website startet, könnte ein Teamleiter die UX-Designer für die Website beaufsichtigen.

• Teammitglieder: Dies sind die Personen, die die Arbeit am Projekt ausführen. Der Teamleiter kann den Teammitgliedern individuelle Aufgaben oder Rollen zuweisen.

Der zweite Teil dieses Schrittes besteht darin, die für das einzelne Projekt spezifischen Rollen zu definieren. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt zur Aktualisierung einer Unternehmenswebsite haben, könnten Sie einen UX-Teamleiter, einen Software-Integrationsteamleiter und einen Datenmigrationsteamleiter haben.

2. Definieren Sie Fähigkeiten

Sobald Sie die verschiedenen Rollen verstanden haben, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind, besteht der nächste Schritt darin, die für jede dieser Rollen erforderlichen Fähigkeiten zu ermitteln. Für eher technische Rollen sind möglicherweise Personen mit der für die Erledigung der Aufgabe erforderlichen Erfahrung erforderlich. Für Führungspositionen ist möglicherweise eine Person mit effektiven Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten erforderlich.

3. Bewerten Sie die Belastung

Die Beurteilung der mit der Rolle und ihren Aufgaben verbundenen Arbeitsbelastung kann Ihnen dabei helfen, die Größe Ihres Teams zu bestimmen und wie Sie Ihre Ressourcen einsetzen. Manchmal kann eine Aufgabe in kurzer Zeit erledigt werden, sodass ein großes Team Ihnen helfen kann, jede Aufgabe schnell zu erledigen. Die Beurteilung der Arbeitsbelastung und die Vorbereitung der Teammitglieder auf den Erfolg können dabei helfen, das Projekt im Zeitplan zu halten.

4. Rollen zuweisen

Sobald Sie eine Vorstellung von den Aufgaben und Fähigkeiten haben, die mit jeder Rolle verbunden sind, ist es an der Zeit, mit der Zusammenstellung von Teams zu beginnen. Eine Möglichkeit, diesen Schritt zu beginnen, besteht darin, zunächst Ihre Teamleiter auszuwählen und sie dann zu bitten, Ihnen bei der Auswahl der Teammitglieder zu helfen. Teamleiter waren möglicherweise bereits in einer Führungsrolle tätig und haben daher möglicherweise eine Vorstellung davon, wer für die jeweilige Aufgabe geeignet ist. Es gibt jedem Manager auch eine gewisse Verantwortung für sein Team, was zur Motivation beitragen kann.

5. Setzen Sie Erwartungen

Erwartungen sagen den Teammitgliedern, was Sie von ihnen erwarten. Wenn Sie ein Projekt haben, das groß genug für Teamleiter ist, können Sie Erwartungen an Ihre Führungskräfte festlegen und diese dann die Erwartungen an ihre Teams festlegen lassen. Versuchen Sie beim Festlegen von Erwartungen Folgendes:

• Richten Sie Berichte ein: Kommunikation ist in einem Projekt von entscheidender Bedeutung, und das Festlegen von Parametern für regelmäßige Berichte kann dazu beitragen, Verwirrung zu vermeiden. Es ist eine gute Idee, ein Tracking-Dokument zu erstellen, das die Leute basierend auf dem Fortschritt ihrer Aufgabe aktualisieren können.

• Verantwortlichkeiten des Staates: Die Darstellung der Ziele in Form einer Checkliste oder eines ähnlichen Dokuments kann Ihnen dabei helfen, die Verantwortlichkeiten jedes Mitglieds klar festzulegen.

• Identifizieren Sie Ressourcen. Es ist eine gute Idee, eine zentrale Liste der Projektressourcen zu erstellen, damit jeder bei der Arbeit auf dieselben Informationen zugreifen kann.