21 Häufig verwendete Geschäftsdokumente • BUOM

5. August 2021

Gut organisierte Geschäftsdokumente sind für das Wohlergehen eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Unabhängig von Ihrer Rolle in einem Unternehmen stoßen Sie wahrscheinlich auf eine Vielzahl von Geschäftsdokumenten, und wenn Sie sich mit deren Eigenschaften vertraut machen, können Sie Ihre berufliche Effizienz steigern. Die Kenntnis der gängigsten Geschäftsdokumente kann eine wertvolle Fähigkeit sein, die Sie durch Recherche erwerben können. In diesem Artikel besprechen wir, was Geschäftsdokumente sind, und listen einige der häufigsten Geschäftsdokumente auf.

Was sind Geschäftsdokumente?

Geschäftsdokumente sind verschiedene Arten von Dateien, die verschiedene Informationen über die internen und externen Transaktionen einer Organisation aufzeichnen. Sie sind in der Regel für die Führung eines Unternehmens erforderlich, da sie Informationen liefern, die für den ordnungsgemäßen Betrieb des Unternehmens erforderlich sind, sowie Informationen über verschiedene Transaktionen mit anderen Parteien. Je nach Format können Geschäftsdokumente in physischer oder digitaler Form vorliegen.

21 Arten von Geschäftsdokumenten

Hier sind einige der am häufigsten vorkommenden Geschäftsdokumente:

1. Verträge

Unternehmen vereinbaren häufig eine Zusammenarbeit mit anderen Parteien aus Gründen wie Verkauf, Kauf, Lizenzierung oder anderen Vereinbarungen. Die genauen Einzelheiten dieser Zusammenarbeit werden in Verträgen festgehalten, die von beiden Parteien unterzeichnet werden und alle Beteiligten zur Erfüllung der vereinbarten Verpflichtungen verpflichten. Verträge sind rechtsverbindlich und rechtswirksam.

2. Dokumentation der Satzung

Bei der Satzungsdokumentation eines Unternehmens handelt es sich um eine Reihe interner Regeln und Vorschriften, die von der Unternehmensleitung festgelegt werden, um alle Mitarbeiter über vereinbarte Standards und Praktiken zu informieren. Es beschreibt in der Regel die Führungsstruktur des Unternehmens, mögliche Führungsprobleme und die individuelle Rolle jedes einzelnen Mitarbeiters für das Wohlergehen der Organisation. Sie sind nicht immer gesetzlich vorgeschrieben, aber in der Regel für jede Art von Organisation nützlich.

3. Geheimhaltungsvereinbarung

Diese Vereinbarungen werden zwischen einer Organisation und verschiedenen anderen Parteien wie Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Auftragnehmern und Freiberuflern unterzeichnet. Ihr Ziel ist es, wichtige Unternehmensinformationen, wie z. B. Details verschiedener Projekte, Kundenlisten, Finanzberichte oder zukünftige Strategien, zu schützen, indem sie von anderen Parteien die Zustimmung zur Geheimhaltung einholen. Sie können für das Wohlergehen eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sein, da sie seinen Wettbewerbsvorteil aufrechterhalten können.

4. Arbeitsvertrag

Dieses Dokument wird jedes Mal unterzeichnet, wenn das Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellt. Es umfasst sowohl die Verantwortlichkeiten und die Rolle des Arbeitnehmers im Unternehmen als auch die Pflichten des Unternehmens gegenüber dem Arbeitnehmer. Sie sind für die Aufrechterhaltung guter Beziehungen zwischen Organisationen und ihren Mitarbeitern von wesentlicher Bedeutung und können von beiden Parteien vor Gericht als Beweis dafür verwendet werden, dass die andere Partei ihren Verpflichtungen nicht nachgekommen ist.

5. Geschäftsplan

Ein Geschäftsplan ist oft das erste Dokument, das ein Unternehmer erstellt. Dabei handelt es sich um einen Plan, der beschreibt, was das Unternehmen erreichen möchte, den Zeitrahmen für die Erreichung seiner Ziele und wie diese erreicht werden können. Die Erstellung eines effektiven Geschäftsplans erfordert in der Regel eine sorgfältige Recherche der Wettbewerber, der Zielgruppe und des Marktes als Ganzes.

6. Finanzdokumente

Das Budgetmanagement ist oft ein wichtiger Teil der Sicherung des langfristigen Erfolgs einer Organisation. Finanzunterlagen wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen und Gehaltsabrechnungsberichte helfen dem Management einer Organisation, den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten und so die finanzielle Gesundheit des Unternehmens sicherzustellen. Sie werden auch zur Erstellung von Jahresabschlüssen verwendet, um die finanzielle Leistung einer Organisation für das betreffende Jahr zu analysieren.

7. Transaktionsdokumente

Wie Finanzdokumente helfen Transaktionsdokumente dem Management einer Organisation, ein angemessenes Budget einzuhalten. Hierzu zählen alle im Zuge der Transaktion ausgestellten Dokumente wie Rechnungen, Quittungen und Zahlungsaufträge. Wenn das Unternehmen den Überblick behält, weiß es immer, welche Mittel ein- und ausgehen.

8. Einhaltung und Vorschriften

Abhängig von der Branche, in der das Unternehmen tätig ist, kann es erforderlich sein, nachzuweisen, dass seine Aktivitäten innerhalb bestimmter regulatorischer Beschränkungen und Standards durchgeführt werden. Compliance und Vorschriften dienen als Beweis dafür, dass ein Unternehmen alle gesetzlichen Grenzen einhält. Die meisten dieser Dokumente beziehen sich auf den Umgang mit Mitarbeitern, die Einhaltung von Steuergesetzen und die Durchführung von Geschäftsabläufen im Einklang mit Branchen- und Umweltstandards.

9. Geschäftsberichte

Geschäftsberichte sind Dokumente, die dem Management einer Organisation helfen, Einblick in verschiedene interne Aspekte zu gewinnen. Sie beschreiben verschiedene Elemente im Zusammenhang mit dem Unternehmen, seinen Abläufen, Mitarbeitern, Auftragnehmern und anderen relevanten Informationen, um dem Management dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie können potenziellen Investoren auch die Geschäftslage der Organisation zeigen.

10. Protokolle von Geschäftstreffen

Das Führen von Protokollen über die wichtigsten Besprechungen des Unternehmens kann allen Beteiligten dabei helfen, zu analysieren, was besprochen wurde und wie gültig die getroffenen Entscheidungen sind. Dies kann etwaige Unsicherheiten und Meinungsverschiedenheiten ausräumen, indem das Gesagte in eindeutiger Form dargestellt wird. Effektive Sitzungsprotokolle enthalten oft so viele Informationen wie möglich, einschließlich einer Liste aller bei der Sitzung anwesenden Personen und ihrer Stimmen zu verschiedenen Entscheidungen.

11. Vertrag

Wenn eine Organisation einen Auftragnehmer beauftragt, müssen beide Parteien die Einzelheiten der Zusammenarbeit klar darlegen. Zu den Informationen, die am häufigsten in einer solchen Vereinbarung enthalten sind, gehört, wer Eigentümer der ausgeführten Arbeiten ist, wie die Frist lautet und wie hoch der dem Auftragnehmer geschuldete Betrag ist. Es kann auch Informationen zu Qualitätsstandards enthalten.

12. Unternehmensversicherung

Eine Betriebshaftpflichtversicherung ist für Unternehmen eine Möglichkeit, sich vor verschiedenen Risiken zu schützen. Zu den häufigsten Geschäftsrisiken zählen große Geschäftsverluste, Naturkatastrophen, Katastrophen, Unfälle und Diebstähle. Ein Geschäftsversicherungsdokument ist eine Datei, in der eine Organisation verschiedene Versicherungspolicen führt, die unterschiedliche Risiken abdecken.

13. Partnerschaftsvertrag

Partnerschaftsverträge sind Verträge, die zwischen zwei oder mehreren Personen geschlossen werden, die beschließen, gemeinsam ein Unternehmen zu gründen. Darin sind die Verantwortlichkeiten jeder Partei sowie der Anteil an Gewinnen und Verlusten klar dargelegt. Seine Aufgabe besteht darin, die Beziehungen zwischen Partnern zu erleichtern und im Falle von Meinungsverschiedenheiten als verbindliches Dokument zu fungieren.

14. Unternehmenspolitik

Das Richtliniendokument eines Unternehmens beschreibt alle seine Richtlinien zu verschiedenen Themen wie Gesundheit und Sicherheit, Verhalten seiner Mitarbeiter, Löhne für jede Position, Verhaltensregeln, Disziplinarmaßnahmen und alle anderen innerhalb der Organisation festgelegten Regeln oder Vorschriften. Seine Hauptaufgabe besteht darin, als Bezugspunkt zu fungieren, wenn Mitarbeiter Anleitung zum Umgang mit bestimmten Situationen benötigen. Es kann auch als schnelle Möglichkeit zur Beilegung verschiedener interner Streitigkeiten dienen.

15. Warenzeichen

Eine Marke ist ein Dokument, das das geistige Eigentum einer Organisation schützt, insbesondere die verschiedenen Elemente, die sie von anderen Unternehmen unterscheiden. Es kann sich auf jedes Element beziehen, das mit einer Marke, einem Unternehmen, einem Produkt oder einer Dienstleistung verbunden ist, beispielsweise Symbole, Phrasen und Logos. Eine bei den zuständigen Behörden eingetragene Marke zieht eine rechtliche Haftung für jeden nach sich, der Elemente der betreffenden Marke kopiert.

16. Franchisevertrag

Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Marke und Geschäftspraktiken in Form von Franchises auf andere Parteien zu übertragen. Ein Franchisevertrag ist eine Vereinbarung, die zwischen dem Franchisegeber und dem Franchisenehmer unterzeichnet wird und die Bedingungen festlegt, unter denen dieser sein Geschäft eröffnen kann. Das Dokument enthält in der Regel detaillierte Informationen darüber, wie der Franchisegeber den Franchisenehmer mit technischer und betrieblicher Unterstützung unterstützt, wie der Franchisenehmer den Franchisegeber entschädigt und wie lange die Vereinbarung dauert.

17. Optionsvereinbarung für Arbeitnehmer

Mitarbeiteraktienoptionspläne sind Aktien, die eine Organisation ihren Mitarbeitern zu ermäßigten Preisen anbietet. Der Grund liegt meist in der Motivation der Mitarbeiter, da der Erfolg eines Unternehmens in der Regel proportional zum Aktienkurs ist. In dem Dokument sind die Anzahl der ausgegebenen Aktien, ihr Erstpreis und andere wichtige Einzelheiten der Vereinbarung klar aufgeführt.

18. Beschlüsse des Rates

Die Entscheidungen, die der Vorstand eines Unternehmens in seinen Sitzungen trifft, werden als Vorstandsbeschlüsse aufgezeichnet. Sie können sich auf viele Aspekte eines Unternehmens beziehen, beispielsweise auf die Verteilung seiner Ressourcen, mögliche Erweiterungen, die Aufnahme eines neuen Vorstandsmitglieds und andere wichtige Entscheidungen für die Organisation. Die meisten Vorstandsentscheidungen erfordern eine einstimmige Abstimmung der Vorstandsmitglieder.

19. Online-Nutzungsbedingungen

Auch wenn dies nicht immer gesetzlich vorgeschrieben ist, sollte die Website einer Organisation über eigene Nutzungsbedingungen verfügen. Dies hilft dem Unternehmen, eine Haftung zu vermeiden, wenn Inhalte auf der Website oder deren Hyperlinks falsch sind. Es regelt gegebenenfalls auch, was Besucher auf Ihrer Website posten können.

20. Geschäftspräsentation

Eine Geschäftspräsentation ist eine Präsentation, die in der Regel von neuen Unternehmen erstellt wird und die die wichtigsten Merkmale, Qualitäten und Ziele des Unternehmens darlegt. Ihr Zweck ist die Präsentation gegenüber verschiedenen Stakeholdern wie Kunden, potenziellen Investoren und Aktionären. Zu den häufigsten Präsentationselementen gehören Informationen über Mitarbeiter, Wettbewerbsvorteile, Probleme, Lösungen, Produkte, Dienstleistungen, Marktprognosen und erforderliche Investitionen.

21. Gewerbelizenz

Abhängig von der Art des Unternehmens oder dem geografischen Standort eines Unternehmens erfordert sein Betrieb möglicherweise eine oder mehrere von Regierungsbehörden ausgestellte Genehmigungen. Jeder Staat hat in der Regel seine eigenen Lizenzanforderungen, wobei in der Regel der Standort des Firmensitzes bestimmt, welche lokale Lizenz erforderlich ist. Geschäftslizenzen sind wichtige Dokumente für eine Organisation, da es illegal wäre, ohne sie zu operieren.