13 Tipps für den taktvollen Umgang mit schwierigen Gesprächen • BUOM

1. Oktober 2021

Die Fähigkeit, Probleme zu besprechen und schwierige Gespräche geschickt zu führen, ist ein wichtiger Bestandteil bei der Lösung von Konflikten am Arbeitsplatz. Wenn Sie als Berufstätiger vor einem schwierigen Gespräch stehen, kann es hilfreich sein, Tipps zur respektvollen Teilnahme am Gespräch zu lesen. In diesem Artikel erklären wir, warum es wichtig ist, schwierige Gespräche mit Fingerspitzengefühl zu meistern und skizzieren 13 Strategien dafür.

Warum ist es wichtig, schwierige Gespräche zu führen?

Schwierige Gespräche effektiv zu führen ist eine wichtige Fähigkeit, die allen Berufstätigen dabei helfen kann, Herausforderungen am Arbeitsplatz zu meistern und Lösungen für die Probleme zu finden, mit denen sie konfrontiert sind. Auch wenn sich manche Fachkräfte bei schwierigen Gesprächen unwohl fühlen, kann die Vermeidung produktiver Kommunikation die Arbeitsmoral schwächen und die Mitarbeiter voneinander entfremden.

Wenn diese Gespräche erfolgreich geführt werden können, können Fachkräfte daher gesündere Arbeitsumgebungen schaffen. Auf diese Weise können Fachkräfte durch den taktvollen Umgang mit schwierigen Gesprächen sowohl ihre eigenen Kommunikationsfähigkeiten strategisch weiterentwickeln als auch ihre Beziehungen zu Kollegen vertiefen.

13 Tipps für den effektiven Umgang mit schwierigen Gesprächen

Wenn Sie ein schwieriges Gespräch am Arbeitsplatz beginnen, ist es wichtig, mit Ihren Emotionen umzugehen, eine sorgfältige Sprache zu verwenden und sich darauf zu konzentrieren, Lösungen zu finden, die für alle Beteiligten funktionieren. Mit diesen übergeordneten Zielen vor Augen finden Sie hier 13 Tipps, die Sie bei der Herangehensweise an ein schwieriges Gespräch berücksichtigen sollten:

1. Sprechen Sie so schnell wie möglich

Schwierige Gespräche aufzuschieben, kann mit der Zeit dazu führen, dass Sie ängstlicher werden und das Gespräch auf dem Spiel steht. Wenn Sie also ein schwieriges Gespräch erwarten, versuchen Sie, sich so schnell wie möglich darauf einzulassen, anstatt es zu vermeiden. Der frühzeitige Einstieg in den Dialog kann Ihnen dabei helfen, das Gespräch zu rechtfertigen.

2. Denken Sie über den Zweck des Gesprächs nach

Wenn Sie ein schwieriges Gespräch angehen, versuchen Sie zunächst, Ihre Ziele zu definieren. Überlegen Sie, was Sie aus dem Gespräch herausholen möchten und mit welchen Strategien Sie dieses Ergebnis erreichen können. Auf diese Weise können Sie sich bereit fühlen, sich auf ein Gespräch einzulassen, und ihm Vertrauen entgegenbringen.

3. Wählen Sie einen geeigneten Ort zum Reden

Bevor Sie ein schwieriges Gespräch planen, versuchen Sie, einen geeigneten Ort dafür zu finden. Erwägen Sie, an einem neutralen Ort zu sprechen, beispielsweise in einem Konferenzraum oder Café, wo sich beide Parteien im selben Raum wohl fühlen. Wenn Sie darüber hinaus glauben, dass das Gespräch intensiver werden könnte, kann ein Gespräch an einem öffentlichen Ort Ihnen dabei helfen, eine emotionale Eskalation zu vermeiden.

4. Bleiben Sie offen

Sie befinden sich wahrscheinlich in einer komplexen Diskussion mit unterschiedlichen Standpunkten. Versuchen Sie also, aufgeschlossen zu bleiben, wenn Sie mit ihnen interagieren. Sie können möglicherweise eine Erklärung anbieten, die das Problem für Sie klärt und Ihnen beiden hilft, es leichter zu lösen.

5. Bieten Sie Empathie an.

Möglicherweise sind Sie beide nervös, wenn Sie ein schwieriges Gespräch führen, und Diskussionen können emotionale Reaktionen hervorrufen. Es ist wichtig, dass Sie Ihrem Partner gegenüber Empathie zeigen und ihm versichern können, dass Sie ein Gespräch mit dem Ziel führen, eine Lösung zu finden.

6. Nutzen Sie eine lösungsorientierte Denkweise

Die schwierigsten Gespräche beginnen mit der Definition einer Lösung. Versuchen Sie, dieses Ziel während des gesamten Gesprächs als Anker beizubehalten, und lassen Sie nicht zu, dass die Diskussion in einen unproduktiven Dialog mündet. Von hier aus können Sie gemeinsam eine Lösung finden, die für Sie beide funktioniert.

7. Sprechen Sie in der ersten Person

Versuchen Sie, Aussagen zu verwenden, die mit „Ich“ und nicht mit „Sie“ beginnen. Dadurch können Sie Ihren Standpunkt positiv äußern und anklagende Sprache vermeiden. Von hier aus fällt es Ihnen möglicherweise leichter, eine kritische Diskussion zu führen.

8. Nutzen Sie Werbestrategien

Ad-rem-Gesprächsstrategien ermöglichen es den Rednern, sich auf die Diskussion der relevanten Fakten der Situation zu konzentrieren, anstatt persönliche Angriffe durchzuführen. Die Verwendung dieser Strategien kann Ihnen also dabei helfen, Verantwortung für Ihre Rolle in der Situation zu übernehmen, zu erkennen, was schief gelaufen ist, und etwaige Konsequenzen objektiv zu besprechen. Von hier aus ist Ihr Gesprächspartner möglicherweise empfänglicher für Ihren Standpunkt.

9. Stellen Sie Fragen und üben Sie aktives Zuhören

Wenn Sie in eine Diskussion einsteigen, erkennen Sie an, dass Sie möglicherweise vorgefasste Meinungen über die Situation haben. In Ihrem Gespräch können Sie jede dieser Wahrnehmungen überwinden, indem Sie Ihrem Partner Fragen zu seinem Standpunkt und seiner Interpretation der Situation stellen. Dies kann Ihnen helfen, besser zu verstehen, was ihre Bedürfnisse sind und wie Sie beide eine Lösung finden können.

10. Verwalten Sie Ihre Emotionen

Welche Emotionen auch immer Sie während eines schwierigen Gesprächs empfinden, sie sind wahrscheinlich vorhanden, und Sie beginnen möglicherweise, sich traurig, ängstlich oder wütend zu fühlen. Dennoch ist es wichtig, dass Sie Ihre Emotionen intern anerkennen und Ihre Reaktionen kontrollieren, um eine Eskalation der Diskussion zu vermeiden. Wenn die andere Person hingegen anfängt, offen emotional zu werden, helfen Sie ihr, mit ihren Emotionen umzugehen, indem Sie ihre Gefühle anerkennen und sie mit Respekt behandeln.

11. Seien Sie standhaft in Ihrem Standpunkt

Versuchen Sie, Ihren Standpunkt direkt und selbstbewusst zu äußern. Sich auf Ihre Gefühle und Meinungen verlassen zu können, kann der anderen Person helfen zu verstehen, dass Sie sorgfältig über die Situation nachgedacht haben, und Ihre Ziele besser verstehen. Diese Taktik kann besonders wichtig sein, wenn die andere Person mit Ihrem Standpunkt nicht einverstanden ist und versucht, ihn zu entkräften.

12. Wissen Sie, wann Sie eine Pause machen müssen

Inmitten eines schwierigen Gesprächs kann es schwierig sein, den richtigen Zeitpunkt für eine Pause zu finden. Unabhängig davon ist es für Sie wichtig, einen Schritt zurückzutreten, um Ihr geistiges Wohlbefinden zu wahren, und alternative Lösungsansätze für das Problem in Betracht zu ziehen, wenn eine Diskussion emotional zu werden beginnt. Wenn Sie sich nach einem hitzigen Gespräch eine Pause gönnen, können Sie sich auf ein neues Leben konzentrieren und sich darauf vorbereiten, nachdenklicher voranzukommen.

13. Richten Sie ein Folgeprotokoll ein

Obwohl das Ziel eines schwierigen Gesprächs darin besteht, mit einer einvernehmlichen Lösung und positiven Emotionen daraus hervorzugehen, gelingt dies nicht immer. Manchmal brauchen Gesprächspartner Zeit, sich emotional von schwierigen Diskussionen zu erholen, und müssen sich möglicherweise voneinander distanzieren, um die Beziehung wiederherzustellen. Wenn Sie also mit dem Gespräch fertig sind, erstellen Sie ein Protokoll für die weitere Kommunikation mit der anderen Person zu einem späteren Zeitpunkt, um die gemeinsame Entscheidung zu überprüfen und zu bestätigen.