13 Kommunikationstools für kleine Unternehmen und wie man sie auswählt • BUOM

Damit ein Unternehmen erfolgreich sein kann, muss am Arbeitsplatz ein gewisses Maß an effektiver Kommunikation vorhanden sein. Dies kann zwischen Einzelpersonen, zwischen Teams oder mit externen Kunden und Auftraggebern geschehen. Für den Arbeitsplatz stehen verschiedene Tools zur Verfügung, die diese Kommunikation erleichtern können, indem sie sicherstellen, dass Nachrichten sichtbar bleiben, Projekte aktiv bleiben und alle Parteien Diskussionen fortsetzen können, ohne dass Korrespondenz in Posteingängen verloren geht.

In diesem Artikel definieren wir Kommunikation, erklären, was Sie bei der Auswahl eines Kommunikationstools für Ihr Unternehmen beachten sollten, und stellen eine Liste von 13 Kommunikationstools zur Verfügung, die es zu erkunden gilt. Bitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel genannten Unternehmen mit Indeed verbunden ist.

Was sind Kommunikationsmittel?

Kommunikationstools sind Programme und Software, die Unternehmen zur Zusammenarbeit und zum Austausch von Nachrichten sowohl mit internen Mitarbeitern als auch mit externen Stakeholdern wie Kunden und Klienten verwenden. Zu den Kommunikationstools können zwar E-Mail, Telefon, Textnachrichten, soziale Medien und Online-Konferenzen gehören, es gibt jedoch viele andere Tools, die die Produktivität optimieren und einer Organisation eine stärkere Zusammenarbeit ermöglichen.

Worauf Sie bei der Auswahl eines Kommunikationstools achten sollten

Wenn Ihr Unternehmen von einem Kommunikationstool profitieren würde, sollten Sie bei der Prüfung Ihrer Optionen die folgenden Überlegungen berücksichtigen:

• Unternehmensgröße: Einige Tools eignen sich am besten für kleine Unternehmen, während andere speziell für Organisationen auf Unternehmensebene konzipiert sind. Überlegen Sie, wer dieses Kommunikationstool nutzen wird und ob es in Zukunft notwendig sein wird, es auch auf andere Mitarbeiter auszuweiten.

• Tool-Nutzung: Überlegen Sie, wie die Organisation das neue Tool nutzen wird, um zu ermitteln, welches Programm für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet ist. Es gibt Kommunikationstools, die sich auf das Projektmanagement konzentrieren, und andere, die nur der Kommunikation dienen, damit Remote-Mitarbeiter in Verbindung bleiben können.

• Kosten: Wie bei den meisten Artikeln, die ein Unternehmen zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz kaufen muss, ist auch die Kommunikationsausrüstung mit Kosten verbunden. Auch wenn Sie vielleicht über ein Budget für ein Kommunikationstool verfügen, ist es auch wichtig, mit dem Anbieter zu sprechen, um zu verstehen, wie er Ihnen das Produkt in Rechnung stellt, welche Vertragsbedingungen es gibt und ob er die Preise anpassen kann, wenn Sie es nur nutzen müssen bestimmte Funktionen oder haben mehrere Mitarbeiter, die es nutzen werden.

• Komplementäre Technologie: Manchmal können Kommunikationstools eigenständig funktionieren, aber manchmal muss Ihr Unternehmen über die Technologie verfügen, um sie zu unterstützen. Erfahren Sie mehr über die Kommunikationstools, an denen Sie interessiert sind, und sehen Sie, ob für deren Ausführung ein bestimmtes Betriebssystem erforderlich ist oder ob sie sich in die vorhandenen Apps und Software integrieren lassen, die Ihr Team verwendet.

• Datenschutz: Insbesondere wenn das von Ihnen gewählte Kommunikationstool vertrauliche Unternehmensnachrichten oder geschützte Kundeninformationen enthält, ist es unbedingt erforderlich, dass das Tool über bestimmte Datenschutzbarrieren verfügt, um diese Daten vor Hackern und anderen Cybersicherheitsbedrohungen zu schützen.

• Akzeptanz durch die Mitarbeiter: Ganz gleich, wie gut ein Kommunikationstool ist, es funktioniert nur dann gut, wenn die Mitarbeiter die Idee, es zu nutzen, akzeptieren. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Tools den Schwierigkeitsgrad bei der Verwendung, die Schulung, die Mitarbeiter benötigen, um sich damit vertraut zu machen, die Zeit, die Mitarbeiter möglicherweise benötigen, um eine Aufgabe mit dem Tool zu erledigen, und vieles mehr. Je einfacher und komfortabler die Nutzung für die Mitarbeiter ist, desto erfolgreicher gelingt Ihnen die Arbeitsplatzintegration.

13 effektive Kommunikationstools

Hier sind einige Kommunikationstools, über die Sie mehr erfahren können, um das Produkt zu finden, das Ihren Bedürfnissen und Unternehmenszielen am besten entspricht:

Schwach

Slack ist ein effektives Kommunikationstool für jedes Team, das von der Fernkommunikation profitieren kann. Slack lässt sich nahtlos in viele andere Anwendungen integrieren, die ein Unternehmen möglicherweise verwendet, was die Zusammenarbeit erleichtert und es Mitarbeitern ermöglicht, in verschiedene Bereiche des Unternehmens zu investieren, wie z. B. Marketing, Vertrieb und Support. Darüber hinaus bietet Slack Organisationen die Möglichkeit, Kommunikationskanäle zu erstellen, die auf bestimmte Interessen oder Projekte ausgerichtet sind. Beispielsweise könnte die Marketingabteilung einen Kanal speziell für ein Website-Rebranding-Projekt erstellen oder Mitarbeiter könnten einen Chat-Kanal für Filmfans erstellen.

Microsoft-Teams

Microsoft Teams könnte ideal für Unternehmen sein, die bereits die Microsoft-Plattform einsetzen. Es handelt sich um eine Kollaborationsplattform, die auch die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ermöglicht, Online-Meetings unterstützt und Mitarbeitern die Zusammenarbeit an Projekten ermöglicht. Sie können problemlos andere Microsoft Office-Anwendungen integrieren, die das Team derzeit am Arbeitsplatz verwendet.

Monday.com

Monday.com ist für viele Benutzer ein ästhetisch ansprechendes Tool, das beim Mitarbeiter-Onboarding helfen kann. Diese Plattform ermöglicht es Teams, Arbeitsabläufe zu erstellen, Aufgaben zu organisieren, miteinander zu kommunizieren und Dateien auszutauschen, was bedeutet, dass das Projektmanagement besser organisiert wird und die Mitarbeiter stets den Fortschritt des Projekts verstehen. Benutzer können auch ihre Zeit für ein Projekt verfolgen, Berichte erstellen und viele Anwendungen integrieren, die bereits im Einsatz sind.

TeamGantt

Wenn Sie mit externen Teammitgliedern wie Klienten und Kunden kommunizieren müssen, ziehen Sie TeamGantt in Betracht. Dieses Online-Projektmanagement-Tool funktioniert mit jedem Betriebssystem und verwendet Gantt-Diagramme, um Projekte innerhalb von Teams, einschließlich aller Beteiligten, zu organisieren und zu verwalten. Sie können wichtige Personen zur Zusammenarbeit mit Ihren Mitarbeitern einladen und problemlos Projektaktualisierungen und zugehörige Dokumente anzeigen.

Zusammenarbeit

Marketingteams möchten möglicherweise die Vorteile und Funktionen von Teamwork erkunden, einer Projektmanagementplattform, die Arbeitsboards, Social-Media-Inhaltskanäle und Datenerfassungsfunktionen umfasst. Sie können Teamwork mit anderen Anwendungen wie Social-Media-, E-Mail- und Analyseanwendungen integrieren und externe Kunden zu bestimmten Projekten einladen.

Bienenstock

Hive ist ein weiteres Kommunikationstool, das von Benutzern häufig verwendet wird, da die Plattform für die meisten Benutzer intuitiv ist. Mit diesem Programm können Sie Nachrichten an Personen und Gruppen senden, Dokumente hochladen und sie bestimmten Verantwortlichkeiten zuordnen, wichtige Formulare erstellen und Aufgaben aus anderen Projektmanagement-Tools importieren, um alle Informationen an einem Ort zu behalten.

Trello

Die Art und Weise, wie Trello Benutzern Informationen anzeigt, ist nützlich für Mitarbeiter, die möglicherweise etwas Visuelleres benötigen, um den Status eines Projekts zu verstehen. Dieses Kommunikationstool zeigt laufende Projekte an, und Sie können Dateien anhängen, Listen mit Farbkoordinaten versehen, Board-Mitglieder markieren und wichtige Tools wie Ihren Kalender integrieren.

Umdrehen

Erfahren Sie mehr über Fleep, wenn Sie mit Menschen außerhalb Ihrer Organisation in Kontakt treten möchten. Fleep-Benutzer können überall dort, wo sie arbeiten, miteinander kommunizieren. Fleep ermöglicht jedoch auch die Nutzung von Audio- und Videokonferenzen, Einzelchats, Dokumentenverwaltung und Dateifreigabe an Arbeitsplätzen.

Dach

Da E-Mails an vielen Arbeitsplätzen ein wichtiger Bestandteil sind, kann Rooftop die ideale Lösung für die Verwaltung von Unternehmens-E-Mails sein. Rooftop unterstützt Teams bei der E-Mail-Zusammenarbeit, auch für externe Kunden, und bietet Speicherung, Zusammenführung und automatisiertes Routing, wodurch viele interne Prozesse optimiert werden können. Sie können E-Mails auch mit Tags versehen, Aktionstermine festlegen und gemeinsam an besseren E-Mail-Ansätzen arbeiten – alles über ein einziges System.

Pastell

Da sich viele Unternehmen auf die Notwendigkeit konzentrieren, online zu sein, kann Pastel dabei helfen, sicherzustellen, dass die Website eines Unternehmens benutzerfreundlich ist. Mit Pastel können Sie eine Website-URL eingeben und diesen Link mit anderen Personen teilen, damit diese eine Bewertung hinterlassen können. Dies kann für Unternehmen nützlich sein, die direkt von ihren Kunden hören möchten, damit sie ein Benutzererlebnis bieten können, das Kunden zum Handeln inspiriert. Pastel hilft Unternehmen außerdem dabei, etwaige Website-Probleme zu erkennen, damit sie diese schnell beheben können.

drücken

Für viele Organisationen ist ein Intranet ein wertvoller Bestandteil der Organisation, da es Managern und anderen Führungskräften ermöglicht, mit Mitarbeitern zu kommunizieren, Unternehmensnachrichten auszutauschen, Unternehmensveranstaltungen zu planen und das Mitarbeiterverzeichnis einzusehen. Geschäftsinhaber, die die Arbeitsplatzkultur verbessern, das Engagement ihrer Mitarbeiter aufrechterhalten und sicherstellen möchten, dass Informationen korrekt und präzise weitergegeben werden, sollten Jostle in Betracht ziehen.

Gehe zum Treffen

GoToMeeting bietet Mitarbeitern die Möglichkeit, über virtuelle Kommunikationskanäle wie Audio und Video zusammenzuarbeiten. Wenn Manager eine Besprechung mit Mitarbeitern abhalten möchten, können sie einen GoToMeeting-Link erstellen, über den Benutzer teilnehmen können, dann eine Aufzeichnung einrichten, Präsentationen teilen, mit Kollegen chatten und Dateien verteilen – alles auf einer Plattform. GoToMeeting kann für Unternehmen nützlich sein, die Remote-Mitarbeiter oder Mitarbeiter haben, die in verschiedenen Zeitzonen leben.

Zunahme

Zoom ist eine Videokonferenzanwendung, die auf allen Geräten funktioniert, einschließlich Desktops, Laptops, Tablets und Mobiltelefonen. Mit Zoom können Sie Ihren Bildschirm aufzeichnen, den Bildschirm mit Teilnehmern einer laufenden Besprechung teilen, eine Besprechungsaufzeichnung in die Cloud hochladen, damit abwesende Teammitglieder sie sehen können, und Dateien innerhalb Ihrer Gruppe teilen. Zoom wird auch häufig zur Kommunikation mit Kunden und Klienten eingesetzt, insbesondere wenn das Unternehmen vollständig online operiert, und kann eine ideale Lösung für Unternehmen jeder Größe sein.