12 Kostenschätzungsmethoden für Projektmanager • BUOM

29. April 2021

Zu den Schritten der Projektplanung gehört die Entwicklung eines Budgets. Für einen Projektmanager ist es wichtig zu wissen, wie er die Kosten eines Projekts abschätzen kann, bevor er mit dem Protokoll fortfährt. Indem Sie die Kostenschritte überprüfen, können Sie eine Methode finden, die eine genaue Schätzung Ihrer Arbeit liefert. In diesem Artikel untersuchen wir die Definition und Bedeutung der Kostenschätzung sowie 12 Kostenschätzungsmethoden.

Was ist eine Wertermittlung?

Bei der Kostenschätzung handelt es sich um den Prozess, mit dem Projektmanager den Geldbetrag vorhersagen, den sie zur Finanzierung ihrer Projekte benötigen. Der Prozess verursacht direkte und indirekte Projektkosten, wie zum Beispiel:

• Dienstprogramme

• Material

• Ausrüstung

• Verkäufer

• Arbeiter Entschädigung

Wenn Manager die Kosten schätzen, berücksichtigen sie möglicherweise auch Elemente des Projekts, darunter:

• Dauer: Die Dauer gibt an, wie lange es dauern wird, ein Projekt abzuschließen.

• Größe: Manager sagen vorher, wie groß ein Projekt sein wird. Beispielsweise kann die Gestaltung eines Gemeindezentrums ein großes Projekt sein, die Veröffentlichung eines Buches in limitierter Auflage jedoch ein kleines Projekt.

• Umfang: Der Umfang bezieht sich auf den Umfang des Projekts, beispielsweise welche Personengruppen davon profitieren können und welche Parteien an der Umsetzung beteiligt sind.

• Komplexität: Je komplexer das Projekt, desto mehr Schritte sind möglicherweise erforderlich, um es abzuschließen. Projektmanager können die Kosten für jeden Schritt berücksichtigen, um eine genaue Schätzung zu erhalten.

Warum ist eine Kostenschätzung wichtig?

Als Projektmanager ist die Kostenschätzung für die Planung wichtig, weil Sie:

Halten Sie Ihr Budget ein

Wenn Sie sich entscheiden, ein Projekt zu starten, können Sie ein Budget erstellen, das festlegt, wie viel Geld Sie für Ressourcen und Ausrüstung ausgeben können. Mit einem Kostenvoranschlag können Sie die benötigten Mittel vorhersagen und den Kostenvoranschlag mit Ihrem Budget vergleichen. Wenn die Schätzung Ihr Budget übersteigt, möchten Sie möglicherweise Ihren Plan verfeinern, bevor Sie mit dem Projekt beginnen.

Vermeiden Sie während des gesamten Prozesses zu hohe Ausgaben

Ohne einen strategischen Plan besteht die Gefahr, dass Sie in letzter Minute zu viel ausgeben. Angenommen, Sie stellen in der Mitte eines Projekts fest, dass Sie zusätzliche Ausrüstung kaufen müssen, eine Ausgabe, die Sie in Ihrem ursprünglichen Plan nicht berücksichtigt hatten. Jetzt müssen Sie mehr Geld für die Ausrüstung ausgeben, als Sie erwartet haben. Sie können dieses Problem jedoch vermeiden, indem Sie alle Ihre Ausgaben im Voraus abschätzen.

Verbringen Sie zusätzliche Zeit damit, die notwendigen Ressourcen zu sammeln

Sobald Sie die Kosten Ihres Projekts abgeschätzt haben, haben Sie Zeit, mehr Geld zu beschaffen oder Ressourcen für die Umsetzung Ihres Plans zu sammeln. Sie können beispielsweise eine Spendenaktion organisieren oder sich bei Interessenten um finanzielle Unterstützung bemühen.

Wann sollte eine Kostenschätzung verwendet werden?

Der Kostenschätzungsprozess findet normalerweise während der Planungsphase Ihres Projekts statt. Hier sind Beispiele für Fälle, in denen die Kostenschätzung sinnvoll sein kann:

• Das Projekt ist groß angelegt. Umfangreiche Projekte umfassen mehrere Elemente, beispielsweise mehrere Drittanbieter und Technologiegeräte. Projektmanager benötigen möglicherweise Kostenschätzungen, um die Kosten für jeden Teil des Projekts zu berücksichtigen.

• Sie probieren in Ihrem Projekt etwas Neues aus. Wenn es sich bei dem Projekt um etwas handelt, das Ihr Team noch nie zuvor durchgeführt hat, können Sie mithilfe einer Kostenschätzung die benötigten Ressourcen prüfen und Ihren Ansatz verfeinern.

• Sie haben mehrere Möglichkeiten, das Projekt abzuschließen. Während des Kostenschätzungsprozesses können Sie die Preise für die benötigten Ressourcen vergleichen, um den effektivsten oder kostengünstigsten Plan zu erstellen. Sie erfahren beispielsweise, dass Sie Geld sparen können, indem Sie Ihre Vollzeitmitarbeiter für die Erledigung von Projektaufgaben bezahlen, anstatt Auftragnehmer zu engagieren, und entscheiden sich daher dafür, das Projekt intern zu belassen.

Kostenschätzungsmethoden

Es gibt verschiedene Methoden, mit denen Sie die Kosten Ihres Projekts abschätzen können, wie zum Beispiel:

Parametrische Schätzung

Bei der parametrischen Schätzungsmethode werden historische Daten verwendet, um die Kosten für jeden Teil des Projekts zu ermitteln. Wenn der Projektmanager beispielsweise den Bau eines zweistöckigen Hauses plant, analysiert er die historischen Kosten für den Bau eines Hauses mit denselben Materialien und demselben Filmmaterial und kann so ein genaues Budget erstellen. Die parametrische Methode umfasst drei Stufen:

• Angabe der Anzahl der Projekteinheiten, z. B. Quadratmeter

• Bestimmen der Kosten für jede Einheit

• Multiplizieren Sie die Gesamtzahl der Einheiten mit den Kosten pro Einheit

Ähnliche Einschätzung

Eine ähnliche Schätzmethode kombiniert historische Daten und das Fachwissen des Projektmanagers, um Projektkosten vorherzusagen. Zu seinen Etappen gehören:

• Definieren von Projektelementen wie Größe, Umfang und Dauer

• Studie eines ähnlichen Projekts, bei dem dieselben Elemente verwendet wurden

• Die aktuelle Projektkostenschätzung basiert auf dem Budget vergangener Projekte

Drei-Punkte-Bewertung

Bei der Verwendung der Drei-Punkte-Schätzmethode entwickelt der Manager drei Schätzungen der Kosten des Unternehmens, darunter:

• Optimistische Schätzung: Diese Prognose zeigt das Best-Case-Szenario, bei dem die Mitarbeiter das Projekt abschließen und das Budget einhalten.

• Pessimistische Schätzung: Was das Worst-Case-Szenario betrifft, bedeuten pessimistische Schätzungen, dass zu viel Ressourcen ausgegeben werden.

• Wahrscheinlichste Schätzung: Die realistische Schätzung ist der Median zwischen der optimistischen und der pessimistischen Prognose. Damit ist der tatsächliche Aufwand gemeint, den die Mitarbeiter aufbringen müssen, um das Projekt abzuschließen, sowie dessen Kosten.

Projektmanager können die endgültigen Kosten eines Projekts mithilfe der PERT-Gleichung (Program Review Technique) berechnen: (Optimistische Schätzung + Pessimistische Schätzung + (4 x wahrscheinlichste Schätzung)) / 6

Absteigende Bewertung

Bei der Top-Down-Schätzmethode ermitteln Projektmanager die Gesamtkosten des Projekts und unterteilen die Kosten in kleinere Kategorien. Beispielsweise veranstaltet eine gemeinnützige Organisation eine Gala, deren Gesamtkosten etwa 15.000 US-Dollar betragen. Das Veranstaltungskomitee stellt fest, dass Dekorationen 2.000 US-Dollar, Essen und Getränke 7.000 US-Dollar und Unterhaltung 6.000 US-Dollar kosten. Top-Down-Schätzungen können in den frühen Phasen der Projektplanung am nützlichsten sein, wenn Projektmanager eine Vorstellung davon bekommen können, welche Ressourcen am meisten kosten werden.

Steigende Punktzahl

Die Bottom-up-Schätzung, auch als detaillierte oder technische Schätzung bekannt, ist das Gegenteil der Top-down-Methode. Projektmanager bewerten zunächst die Artikel und addieren dann die Kosten, um die Gesamtkosten zu ermitteln. Wenn der Projektmanager beispielsweise eine Marketingkampagne startet, schätzt er den Bedarf auf 200 US-Dollar für Social-Media-Werbung und 500 US-Dollar für Fernsehwerbung, was Gesamtkosten für die Kampagne von 700 US-Dollar entspricht.

Projektmanagement-Informationssystem

Ein Projektmanagement-Informationssystem (PMIS) verwendet spezielle Software, um die Schritte Ihres Plans zu verwalten. Sie können die vorhandenen Ressourcen und deren Kosten eingeben, um deren Gesamtkosten zu ermitteln. Die Software organisiert Ihre Ressourcen außerdem in einem Kalender, der zeigt, wie Ihr Plan voranschreitet und welche Ressourcen Sie für jeden Schritt benötigen.

Delphi-Methode

Mithilfe der Delphi-Methode reicht eine Gruppe von Experten anonym ihre Projektkostenschätzungen ein und ein Mediator analysiert die Antworten, bis eine Einigung erzielt wird. In einer Reihe von Panels beantworten Experten einen Fragebogen und wenden ihr statistisches Wissen an. Sie können ihre Antworten anpassen, wenn sie weitere Informationen erhalten, und die Zahl, mit der sie einverstanden sind, ist die endgültige Schätzung für das Projekt.

Entscheiden

Das Entscheidungsmodell berücksichtigt die Meinung jedes einzelnen Teammitglieds, d. h. die Mitarbeiter stimmen über den Kostenvoranschlag ab. Das Team trifft eine Entscheidung, indem es Stimmen auf folgende Weise sammelt:

• Einstimmig: Jedes Teammitglied muss sich auf die Anzahl einigen. Wenn beispielsweise fünf Personen in einem Team sind, sollten alle fünf den gleichen Standpunkt vertreten.

• Mehrheit: Auch Pluralität genannt; eine Mehrheitsentscheidung umfasst mehr als die Hälfte des Teams. Bei beispielsweise 10 Teilnehmern müssen mindestens sechs gleichberechtigt abstimmen.

• Bewertung: Das Team vergibt 100 Punkte an ein bestimmtes Thema, wodurch interessante oder wertvolle Bereiche hervorgehoben werden können. Beispielsweise kann ein Bereich, der eine Zwei-Punkte-Bewertung erhält, als geringfügig eingestuft werden, ein Bereich, der eine 89-Punkte-Bewertung erhält, sollte jedoch Priorität haben.

Lieferantenratenanalyse

Die Analyse von Lieferantenvorschlägen kann bei Projekten nützlich sein, die eine ausschließliche Nutzung von Lieferanten erfordern. Zunächst sendet der Projektmanager ein RFP-Dokument (Request for Proposal) an die Anbieter, die er einstellen möchte. In dem Dokument geben Verkäufer den Preis und die Qualität ihrer Dienstleistungen an und teilen ihre Antworten mit dem Manager. Der Manager vergleicht die Preise, um abzuschätzen, wie viel das gesamte Projekt kosten wird.

Backup-Analyse

Die Bestandsanalysemethode berücksichtigt Probleme, die während der Projektdurchführung auftreten können. Dazu gehören Mittel für eine Notfallrücklage, also einen Geldbetrag für den Fall absehbarer Konflikte wie technischer Schwierigkeiten oder eingeschränkter Produktivität. Dazu gehört auch eine Managementreserve, bei der es sich um Mittel zur Deckung unvorhergesehener Konflikte wie historischer Wetterereignisse oder nationaler Gesundheitsnotfälle handelt.

Kosten der Qualitätsanalyse

Ähnlich wie bei der Slack-Analyse schätzt die Cost-of-Quality-Analyse (CoQ) ab, wie viel Geld ein Projektteam benötigt, um seine Erwartungen zu übertreffen. Diese Technik umfasst vier Schritte:

• Setzen Sie Maßstäbe für das Projekt. Bestimmen Sie, was Sie mit Ihren Bemühungen erreichen möchten und wie Sie deren Qualität messen können. Wenn Sie beispielsweise eine mobile App entwickeln, können Sie behaupten, dass eine App, die in zwei Sekunden Ergebnisse liefert, eine Qualitäts-App ist.

• Bestimmen Sie den Preis für gute Qualität. Überlegen Sie, wie viel es kosten wird, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Sie können beispielsweise die Kosten für die Implementierung hoher Geschwindigkeit in Ihrer Anwendung ermitteln.

• Bestimmen Sie den Preis eines minderwertigen Produkts. Überlegen Sie, wie viel es kosten wird, wenn Sie bei der Fertigstellung Ihres Projekts auf Probleme stoßen oder Ressourcen verschwenden. Wenn beispielsweise drei Versuche erforderlich sind, um Ihre Bewerbung zu beschleunigen, können Sie Geld markieren, das Sie für einen erneuten Versuch ausgeben können.

• Berechnen Sie den gesamten CoQ. Addieren Sie den Preis für gute Qualität und den Preis für schlechte Qualität. Dies kann Ihnen zeigen, wie Sie Risiken minimieren und gleichzeitig Ihre Projektziele erreichen können.

Expertenbewertung

Durch die Hilfe von Experten können Projektteams zwischenmenschliche Konflikte lösen und die Schätzmethode wählen, die am besten zu ihren Aufgaben passt. Experten überprüfen historische Daten und erklären, wie sich die Umgebung auf die Projektleistung auswirken kann. Experten können beispielsweise empfehlen, die Premiere eines Kinderfilms im Sommer durchzuführen, wenn die Zielgruppe möglicherweise nicht zur Schule geht und häufig ins Kino geht. Möglicherweise schlagen sie auch vor, Bewertungsmethoden zu kombinieren, um die möglichst ungefähren Kosten zu ermitteln.