11 E-Mail-Etikette-Regeln für die professionelle Kommunikation
30. Dezember 2021
E-Mail ist zu einem der wichtigsten Kommunikationsmittel für Menschen geworden, sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld. Tatsächlich schreiben die meisten Menschen mindestens eine E-Mail pro Tag, und viele schreiben täglich mehrere E-Mails. Auch wenn das Versenden von E-Mails einfach erscheint und sicherlich eine schnelle und effektive Möglichkeit zur Kommunikation darstellt, gibt es im beruflichen Umgang mit E-Mails einige Regeln zu beachten. In diesem Artikel besprechen wir 11 grundlegende E-Mail-Etikette-Regeln, die Sie beim Schreiben und Versenden professioneller E-Mails beachten sollten.
Was ist E-Mail-Etikette?
Unter E-Mail-Etikette versteht man das Verhalten einer Person beim Schreiben, Beantworten und Senden von E-Mails. Die E-Mail-Etikette kann je nach Art der gesendeten E-Mail variieren. Beispielsweise unterscheidet sich die E-Mail-Etikette, die Sie befolgen sollten, wenn Sie E-Mails an Freunde und Familie senden, wahrscheinlich von der Etikette, die von Ihnen am Arbeitsplatz erwartet wird. Wenn Sie die Grundlagen der E-Mail-Etikette kennen, können Sie sicherstellen, dass Sie als Profi wahrgenommen werden und sich beim Schreiben oder Beantworten von E-Mails in verschiedenen Situationen sicher fühlen.
E-Mail-Etikette ist aus mehreren Gründen wichtig, unter anderem weil sie:
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Ermöglicht Ihnen, Professionalität in einem Geschäftsumfeld zu vermitteln
Stellt sicher, dass Ihre E-Mails einfach und klar sind
Kann potenzielle Klagen im Zusammenhang mit unangemessenen E-Mails im Arbeitsumfeld verhindern.
11 E-Mail-Etikette-Regeln, die Sie beim Schreiben und Senden von E-Mails befolgen sollten
Im Folgenden finden Sie 11 E-Mail-Etikette-Regeln, die Sie befolgen sollten, wenn Sie beruflich E-Mails verfassen oder beantworten:
Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse professionell ist.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Ton professionell ist.
Verwenden Sie eine klare und prägnante Betreffzeile.
Vermeiden Sie Grammatik- oder Rechtschreibfehler.
Überprüfen Sie noch einmal, ob der Name des Empfängers richtig geschrieben ist.
Verwenden Sie eine einheitliche, gut lesbare Schriftart und -größe.
Fügen Sie keine Emoticons oder andere Animationen in Ihre E-Mail ein.
Fügen Sie nur die Anhänge bei, die unbedingt erforderlich sind.
Beantworten Sie professionelle E-Mails so schnell wie möglich.
Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail an den richtigen Empfänger senden.
Überprüfen Sie Ihre E-Mails, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
1. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse professionell ist.
Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse ist ein wichtiger Bestandteil einer guten E-Mail-Etikette. Wenn Sie innerhalb Ihrer Organisation auf eine E-Mail antworten, sollten Sie immer die E-Mail-Adresse verwenden, die Sie von Ihrem Unternehmen erhalten haben. Wenn Sie außerhalb der Arbeit auf berufliche E-Mails antworten, erstellen Sie eine berufliche E-Mail mit Ihrem Namen, damit die Empfänger leicht erkennen können, wer die E-Mail sendet.
2. Stellen Sie sicher, dass Ihr Ton professionell ist.
Die Beibehaltung eines professionellen Tons in Ihren berufsorientierten E-Mails ist ein weiterer wichtiger Bestandteil einer guten E-Mail-Etikette. Auch wenn Sie die Person gut kennen, sollten Sie versuchen, bei geschäftlicher Korrespondenz so professionell wie möglich zu bleiben. Vermeiden Sie abgekürzte Formulierungen oder eine allzu lockere Sprache.
3. Verwenden Sie eine klare und prägnante Betreffzeile
Achten Sie beim Verfassen einer professionellen E-Mail darauf, dass die Betreffzeile klar und verständlich ist. Dies kann dazu beitragen, den Inhalt Ihrer E-Mail schnell an den Empfänger zu übermitteln und sicherzustellen, dass Ihre E-Mail tatsächlich vom Empfänger geöffnet wird. Wenn Ihre Betreffzeile vage oder zu locker ist, kann es sein, dass der Empfänger Ihre E-Mail löscht oder überspringt.
4. Vermeiden Sie Grammatik- oder Rechtschreibfehler
Geben Sie Ihr Bestes, um Grammatik- oder Rechtschreibfehler in Ihrer E-Mail zu vermeiden. Damit zeigen Sie dem Empfänger, dass Sie die Korrespondenz ernst nehmen und nicht faul sind, Briefe zu schreiben.
5. Überprüfen Sie noch einmal, ob der Name des Empfängers richtig geschrieben ist.
Für eine gute E-Mail-Etikette ist es wichtig, dass Sie den Namen des Empfängers richtig buchstabieren. Ein einziger Tippfehler kann dazu führen, dass Ihre Nachricht nachlässig und beleidigend erscheint. Bevor Sie auf „Senden“ klicken, überprüfen Sie noch einmal oder sogar dreifach, ob der Vor- und Nachname des Empfängers richtig geschrieben ist.
6. Verwenden Sie eine standardmäßige, gut lesbare Schriftart und -größe.
Sie sollten eine leicht lesbare Standardschriftart wie Calibri, Times New Roman oder Arial und eine Schriftgröße von 10 oder 12 verwenden. Diese Kombination aus Größe und Schriftart stellt sicher, dass Ihre E-Mail leicht zu lesen und zu scannen ist die meisten Empfänger.
7. Fügen Sie keine Emoticons oder andere Animationen in Ihre E-Mail ein.
Vermeiden Sie die Verwendung von Emojis oder anderen Animationen wie Emoticons in Ihren beruflichen E-Mails. Dies mag zu beiläufig wirken und einen negativen Eindruck beim Empfänger hinterlassen.
8. Fügen Sie nur die notwendigen Anhänge bei
Bevor Sie es einschalten die Anlage Stellen Sie in Ihrer E-Mail sicher, dass dies für die spezifische E-Mail, die Sie senden, erforderlich ist. Beispielsweise könnte ein Dokument, das nur einen oder zwei Sätze enthält, in den Text einer E-Mail-Nachricht eingefügt und nicht als Anhang gesendet werden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Anhang Ihrer E-Mail beifügen, damit der Empfänger ihn nicht übersieht.
9. Beantworten Sie professionelle E-Mails so schnell wie möglich
Auch wenn von Ihnen wahrscheinlich nicht erwartet wird, dass Sie sofort auf jede E-Mail antworten, die Sie erhalten, ist es eine gute E-Mail-Etikette, rechtzeitig auf E-Mails zu antworten. Dies gilt insbesondere für Kunden- oder andere E-Mails, die möglicherweise dringender Natur sind. Versuchen Sie, Ihre eingehenden E-Mails zu priorisieren, damit Sie feststellen können, welche E-Mails die schnellsten Antworten erfordern.
10. Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail an den richtigen Empfänger senden.
Ein häufiger Fehler am Arbeitsplatz besteht darin, dass eine Person eine E-Mail an den falschen Empfänger sendet. Dies gilt insbesondere dann, wenn am Arbeitsplatz mehrere Mitarbeiter mit demselben Namen tätig sind. Es kann leicht passieren, dass man auf eine gespeicherte E-Mail-Adresse klickt und nach dem Absenden feststellt, dass es sich um den falschen E-Mail-Empfänger handelt. Stellen Sie sicher, dass Sie die E-Mail-Adresse des richtigen Empfängers eingegeben haben, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
11. Überprüfen Sie Ihre E-Mails, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
Bevor Sie eine berufliche E-Mail versenden, sollten Sie diese immer mindestens einmal Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist und alle notwendigen Informationen enthält. Durch das Korrekturlesen Ihrer E-Mails können Sie sowohl Rechtschreib- als auch Grammatikfehler vermeiden und vermeiden, dass aufgrund fehlender Informationen in der Original-E-Mail eine zusätzliche E-Mail gesendet werden muss.