So erstellen Sie Adressetiketten in Excel in 6 Schritten • BUOM

8. April 2022

Microsoft Excel ist ein Programm, das viele Branchen zur Dateneingabe und Berechnungen verwenden. Es gibt noch andere Dinge, für die Sie es verwenden können, einschließlich der Erstellung von Adress-Tags. Durch die Verwendung von Excel können Unternehmen beim Versenden von E-Mails an eine große Anzahl von Kunden Zeit sparen. In diesem Artikel schauen wir uns an, wann Menschen Excel zum Erstellen von Adressetiketten verwenden und wie das geht.

Wann sollten Sie ein Adressetikett mit Excel erstellen?

Wenn Sie eine große Menge E-Mails gleichzeitig an viele Kunden senden, sollten Sie darüber nachdenken, ein Adressetikett mit Excel zu erstellen. Unternehmen versenden E-Mails aus verschiedenen Gründen an Verbraucher, darunter Rechnungsabrechnungen, Werbung oder Erinnerungen an bevorstehende Termine. Mit dem Serienbrief von Excel und Microsoft Word können Sie in kurzer Zeit Hunderte oder Tausende von E-Mail-Etiketten erstellen. Mit der Seriendruckfunktion können Benutzer Blätter mit Versandetiketten erstellen, die Sie mit Namen und Adressen in einer Excel-Arbeitsblattdatei drucken können.

So erstellen Sie Adressetiketten in Excel

Im Folgenden finden Sie die Schritte, die Sie ausführen können, wenn Sie Adressetiketten mithilfe des Seriendrucks in Excel und Microsoft Word erstellen möchten:

1. Organisieren Sie Ihre Mailingliste

Manchmal speichern Unternehmen die Namen und Adressen ihrer Kunden in einer Excel-Tabelle, was das Erstellen von Adressetiketten sehr komfortabel macht, da alle Informationen bereits in Excel vorliegen. Wenn Sie die Informationen bereits auf dem Arbeitsblatt haben oder jede Adresse manuell eingeben, stellen Sie sicher, dass die folgenden Kopfzeilen enthalten sind, damit jeder erforderliche Teil der Adresse ausgefüllt ist:

• Name

• Familienname

• Straßenadresse

• Die Stadt

• Zustand

• PLZ

Sie können auch Titel in Adressetiketten einfügen, z. B. „Herr“. „RS.“ oder „Dr.“ Wenn das Unternehmen außerdem E-Mails an andere Unternehmen sendet, können diese die Überschriften „Vorname“ und „Nachname“ weglassen und stattdessen die Überschrift „Firmenname“ einfügen. Wenn Sie beide gleichzeitig ausfüllen, sollten Sie erwägen, die Etiketten für die Firmenadresse auf einem separaten Blatt zu erstellen, da Sie unterschiedliche Überschriften verwenden.

Hier ist ein Beispiel einer ausgefüllten Liste mit Vor- und Nachnamen:

ABCDEF1Vorname**Nachname**Straße**Stadt**Bundesland**Postleitzahl**2ShelbySmith123 Apple St.StadtnameTN555553JohnRogers124 Apple St.StadtnameTN55555
4SteveJohnson125 Apple St. StadtnameTN
55555### 2. Etiketten in Microsoft Word vorbereiten

Sobald Sie Ihre Excel-Adressliste vervollständigt haben, öffnen Sie ein neues Word-Dokument. Suchen Sie oben in der Mitte des Menübands nach der Registerkarte „Mailouts“ und klicken Sie darauf. Klicken Sie auf der linken Seite auf Zusammenführung starten. Wenn das Dropdown-Menü angezeigt wird, wählen Sie Verknüpfungen aus. Anschließend erscheint ein Fenster mit dem Namen „Beschriftungsoptionen“. Mit dieser Funktion können Sie die Etikettenmarke und die Produktnummer auswählen, die Sie verwenden möchten. Wenn Sie sie gefunden haben, klicken Sie auf OK. Danach sollte der Umriss des Etiketts erscheinen.

3. Verbinden Sie Ihr Excel-Arbeitsblatt mit Word-Verknüpfungen.

Der nächste Schritt besteht darin, die Adressen aus Excel mit den Etiketten in Word zu verbinden. Klicken Sie in Word auf der Registerkarte „Mailings“ auf die Option „Empfänger auswählen“. Wenn das Dropdown-Menü angezeigt wird, wählen Sie „Vorhandene Liste verwenden“ aus. Verwenden Sie das Popup-Fenster, um Ihre Mailinglistendatei zu finden. Geben Sie in der Suchleiste den Namen der Excel-Datei ein. Wenn Sie die Datei gefunden haben, klicken Sie auf die Datei und dann auf „Öffnen“.

Danach erscheint das Fenster „Tabelle auswählen“. Wenn Sie mehr als ein Blatt in einem Arbeitsblatt haben, werden alle im Feld „Tabelle auswählen“ angezeigt. Sie können ein Blatt auswählen, das eine Liste von Adressen enthält. Aktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen „Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften“. Nach diesem Schritt haben Sie die Etiketten mit dem Arbeitsblatt verbunden.

4. Fügen Sie Zusammenführungsfelder hinzu

Nachdem Sie nun alles miteinander verbunden haben, können Sie den Word-Verknüpfungen Zusammenführungsfelder hinzufügen. Wählen Sie in Word die erste Beschriftung aus. Gehen Sie dann zur Registerkarte „Mailings“ und klicken Sie auf „Adressblockierung“. Das Fenster „Adressblock einfügen“ wird angezeigt und Sie können auf die Schaltfläche „Felder zuordnen“ klicken. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Kopfzeilen mit den erforderlichen Feldern übereinstimmen.

Beispielsweise kann „Name“ auf der linken Seite stehen. Sie können dann rechts davon überprüfen, ob dort auch „Name“ steht. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie den Dropdown-Pfeil auf der rechten Seite verwenden, um sie abzugleichen. Sie können nicht alle vorgeschlagenen Felder verwenden, z. B. Suffix, Adresse 2 oder Land. Wenn Sie sicher sind, dass alles übereinstimmt, klicken Sie auf OK. Nachdem Sie Ihre erste Verknüpfung eingerichtet haben, wählen Sie Verknüpfungen aktualisieren. Dadurch werden die verbleibenden Etiketten so aktualisiert, dass sie dasselbe Format haben.

5. Schließen Sie die Zusammenführung ab

Nach dem Zusammenführen der Felder besteht der letzte Schritt bei der Etikettenentwicklung darin, die Zusammenführung abzuschließen. Klicken Sie dazu auf den Reiter „Mailouts“. Wählen Sie dort „Fertig und zusammenführen“. Dadurch wird Ihre E-Mail-Adressenliste mit Labels verknüpft, sodass die Zusammenführungsfunktion jede Adresse auf einem separaten Label platziert. Sobald Sie auf „Fertig und zusammenführen“ klicken, wird ein neues Word-Dokument mit allen Ihren neu zusammengeführten Verknüpfungen angezeigt.

6. Drucken Sie Ihre Etiketten

Der letzte Schritt bei der Herstellung von Adressetiketten ist das Drucken. Möglicherweise möchten Sie zunächst nur die erste Seite drucken, um sicherzustellen, dass sie korrekt gedruckt wird. Um sie auszudrucken, klicken Sie auf „Datei“ und dann auf „Drucken“. Wenn Ihre Mailingliste aus mehr als einer Seite besteht, schauen Sie im Abschnitt „Einstellungen“ nach und klicken Sie auf „Alle Seiten drucken“. Es erscheint ein Dropdown-Menü und Sie können „Aktuelle Seite drucken“ auswählen, um die Seite zu drucken, die Sie gerade anzeigen.

Andernfalls können Sie auf „Benutzerdefinierter Druck“ klicken. Wenn Sie „Benutzerdefinierter Druck“ auswählen, können Sie die Seitenzahl eingeben, die Sie überprüfen möchten, bevor alle Seiten gedruckt werden. Nachdem Sie Ihre Testseite ausgewählt haben, klicken Sie oben links auf der Seite auf „Drucken“. Wenn Ihnen das Muster für den Druck des Adressetiketts gefallen hat, können Sie noch einmal vorbeikommen und den vollständigen Satz ausdrucken.

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