10 Tipps für den erfolgreichen Einsatz von RPA • BUOM
25. Februar 2021
Mit RPA können Sie sich einen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern verschaffen, indem Sie die Produktivität, die Produktqualität und sogar den Kundenservice verbessern. Außerdem können Sie mühsame und sich wiederholende Aufgaben eliminieren, die Zufriedenheit Ihrer Belegschaft steigern und die Mitarbeiterfluktuation reduzieren. Da RPA in der Regel eine erhebliche Vorabinvestition von Unternehmensressourcen erfordert, ist ein umfassendes Verständnis von RPA und seinen Vor- und Nachteilen ein guter erster Schritt bei der Entscheidung, ob Sie es für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen sollten.
In diesem Artikel besprechen wir, was RPA ist, welche Vor- und Nachteile es hat und geben 10 Tipps für den erfolgreichen Einsatz von RPA.
Was ist RPA?
RPA ist der Einsatz von Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. RPA, was für Robotic Process Automation steht, kann mühsame Aufgaben eliminieren und den Mitarbeitern Zeit geben, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Mithilfe von TPA-Tools kann ein Unternehmen mithilfe eines Roboters bzw. einer Software Anwendungen erfassen und interpretieren, um Transaktionen zu verarbeiten, Antworten auszulösen oder Daten zu manipulieren. Sie können Daten auch mit anderen Systemen teilen, um viele sich wiederholende Aufgaben auszuführen, wodurch das Risiko von Fehlern eliminiert und wertvolle Unternehmensressourcen eingespart werden.
Vorteile von RPA
Der Einsatz von RPA bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter:
Reduzierung von Personalkosten und menschlichen Fehlern
Reduzierte Betriebskosten
Prozesse verbessern und Unternehmen ermöglichen, ihre Produktivität zu steigern
Erhöhte Konsistenz durch standardisierte Prozesse, verbesserte Produktqualität
Verbesserung des Kundenservice durch Eliminierung menschlicher Fehler und Steigerung der allgemeinen Kundenzufriedenheit
Reduzierte Mitarbeiterfluktuation, da die Mitarbeiter keine langweiligen und sich wiederholenden Aufgaben mehr ausführen.
Nachteile von RPA
Es gibt mehrere Nachteile von RPA, darunter:
Angst vor Arbeitsplatzverlust: Mitarbeiter befürchten möglicherweise, dass der Einsatz robotergestützter Prozessautomatisierung ihren Arbeitsplatz gefährden könnte.
Investitionskosten: Die Implementierung der Prozessautomatisierung kann eine erhebliche Vorabinvestition erfordern.
Verlust der Flexibilität: Beim Einrichten von Prozessen für die Automatisierung kann es zu Einschränkungen oder einer geringeren Flexibilität des Arbeitsablaufs kommen.
Zehn Tipps für den effektiven Einsatz von RPA
Hier sind einige Tipps, die Sie für den erfolgreichen Einsatz der robotergestützten Prozessautomatisierung nutzen können.
Verstehen Sie den Prozess, den Sie automatisieren, vollständig.
Erwartungen festlegen und verwalten.
Konzentrieren Sie sich auf bestimmte Ziele.
Beginnen Sie mit vorgefertigten Lösungen.
Schrittweise automatisieren.
Führen Sie eine umfassende Kosten-Nutzen-Analyse durch.
Beziehen Sie Ihr IT-Team ein.
Denken Sie langfristig.
Planen Sie Ihren Übergang zur Automatisierung im Voraus.
Beginnen Sie mit ausgereiften Prozessen.
1. Verstehen Sie den Prozess, den Sie automatisieren, vollständig
Um RPA erfolgreich einzusetzen, müssen Sie zunächst die Prozesse, die Sie automatisieren, identifizieren, bewerten und dokumentieren. Sobald Sie sie automatisiert haben, können Sie sie überprüfen und testen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung die gewünschten Ergebnisse liefert.
2. Erwartungen festlegen und verwalten
Bei der Implementierung von RPA ist es von entscheidender Bedeutung, die Erwartungen des Führungsteams zu berücksichtigen und mit vorsichtigem Optimismus anzugehen. Die wichtigsten Bereiche, in denen Sie Erwartungen verwalten müssen, sind:
Implementierungszeit
Implementierungskosten
Einsparmaßnahmen
Vorteile von Analytics
Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, der die Gründe für den Prozess und die von jedem Teammitglied erforderlichen Maßnahmen darlegt. Erstellen Sie außerdem einen Kommunikationsplan mit dem Management und den wichtigsten Stakeholdern, da deren Beteiligung der Schlüssel zu einer effektiven langfristigen Entwicklung ist. Sie sind oft diejenigen, die den Mitarbeitern beibringen, was RPA ist, was es kann und was nicht und wie es das Leben aller einfacher machen kann.
3. Konzentrieren Sie sich auf bestimmte Ziele
Der Zweck von RPA muss klar sein. Dokumentieren und kommunizieren Sie das Hauptziel und verwalten Sie Erfolgsmeilensteine. Stellen Sie sicher, dass jeder ein klares Verständnis für die technischen und geschäftlichen Vorteile hat. Definieren Sie eine Reihe messbarer Ziele und Meilensteine. Legen Sie dann Erwartungen an die Ziele fest und verwalten Sie diese durch regelmäßige Kommunikation, bis das Ziel erreicht ist.
4. Beginnen Sie mit vorgefertigten Lösungen
Es stehen viele Tools zur Verfügung, mit denen Sie die Automatisierung schnell implementieren können, ohne sie selbst entwickeln zu müssen. Sobald Sie Ihre Ziele definiert haben, nutzen Sie die bereits erstellten Recherchetools, um Ihrem Unternehmen Zeit und Ressourcen zu sparen.
5. Automatisieren Sie schrittweise
Die Implementierung der Automatisierung erfordert Zeit und Ressourcen. Wenn Sie dies jedoch erfolgreich tun, werden Sie beides schnell wiederherstellen. Erstellen Sie eine Liste mit Dingen, die Sie automatisieren könnten und die sich auf Ihr Unternehmen auswirken würden, und priorisieren Sie diese Aufgaben dann basierend auf dem Aufwand und dem Risiko, die mit der Einführung von RPA verbunden sind. Beginnen Sie mit den Prozessen, die den größten Gewinn bei geringstem Risiko bringen.
6. Führen Sie eine umfassende Kosten-Nutzen-Analyse durch
Bevor Sie eine Automatisierung implementieren, sollten Sie sich auch Gedanken über die Wirtschaftlichkeit der Automatisierung machen. Vergleichen Sie Ihre Automatisierungsinvestition mit der erwarteten Rendite und nutzen Sie diese als Grundlage für Ihre Entscheidung. Die Analyse sollte in jeder Abteilung durchgeführt werden, damit Sie ein tieferes Verständnis für das Potenzial in verschiedenen Bereichen Ihrer Organisation gewinnen können. Beziehen Sie das Management und andere wichtige Interessengruppen in Scanprozesse und -funktionen ein.
7. Binden Sie Ihr IT-Team ein
Mitglieder Ihres IT-Teams können Ihnen wichtige Informationen liefern, wenn Sie das RPA-Tool auswählen, das Ihren Geschäftszielen entspricht. Ihre Erfahrung wird Ihnen auch dann nützlich sein, wenn unerwartete Probleme oder Ausfälle auftreten. Sie können ihr Wissen auch nutzen, um andere Mitarbeiter zu schulen.
8. Denken Sie langfristig
Bedenken Sie bei der Prüfung verschiedener Tools, dass Sie eine langfristige Lösung finden müssen. Es sollte flexibel genug sein, damit Sie wachsen können, und es sollte in der Lage sein, sich an zukünftige Veränderungen anzupassen. Informieren Sie sich über Ihre Prioritäten und ob das von Ihnen gewählte Tool eine stärkere Automatisierung ermöglichen kann, vielleicht in Zukunft auch in anderen Abteilungen.
9. Planen Sie Ihren Automatisierungsübergang im Voraus
Bevor Sie zur Automatisierung wechseln, führen Sie diese Aufgaben zunächst manuell durch, um die Domäne vollständig zu verstehen. Wenn Sie ein völlig neues Produkt entwickeln, achten Sie auf die Anzahl der Aufgaben, die Sie automatisieren, für den Fall, dass Sie Änderungen vornehmen oder vorübergehend auf manuelle Aufgaben zurückgreifen müssen.
10. Beginnen Sie mit ausgereiften Prozessen
Es gibt viele Backoffice-Prozesse, die großvolumig, repetitiv und fehleranfällig sind. Gute Beispiele hierfür finden sich in der Datenerfassung, der Kunden-Due-Diligence, im Vertrieb, bei der Mitarbeiterüberprüfung und beim Onboarding. Es ist eine gute Idee, mit standardisierten, regelbasierten und ausgereiften Prozessen zu beginnen, insbesondere solchen, die das Kundenerlebnis verbessern. Indem Sie eine Grundlage für unternehmensweite Automatisierung schaffen, erhöhen Sie die Erfolgswahrscheinlichkeit.