So verwenden Sie das Projekt-Dashboard (mit Vorteilen und Schritten) • BUOM
Projektmanager nutzen eine Vielzahl von Tools, um ihre Teams organisiert und im Zeitplan zu halten. Ein von diesen Fachleuten häufig verwendetes Tool ist ein Projekt-Dashboard, das die ihrer Organisation zugewiesenen KPIs und Metriken verfolgt. Bei der Verfolgung des Projektfortschritts helfen diese Dashboards Projektmanagern dabei, die richtigen Daten zu sammeln und relevante Informationen mit ihren Stakeholdern zu teilen. In diesem Artikel schauen wir uns an, was ein Projekt-Dashboard ist, erläutern einige der Vorteile seiner Verwendung und bieten Schritte zur effektiven Nutzung eines Projekt-Dashboards an.
Was ist ein Projekt-Dashboard?
Das Projekt-Dashboard ist ein Tool zur Anzeige des aktuellen Status eines Ziels. Es enthält Schlüsseldaten und Indikatoren zu einem bestimmten Projekt. Dazu gehören Projekt-Key-Performance-Indikatoren (KPIs), wie die Anzahl der Aufgaben, die hinter dem Zeitplan liegen, oder der Prozentsatz der Kunden, die mit ihrem Produkt zufrieden sind. Projektmanager nutzen Projekt-Dashboards, um Echtzeitanalysen anzuzeigen und festzustellen, wie gut das Team seine Ziele erreicht. Dieses Tool bietet einen Überblick und hilft Organisationen bei der Entscheidung, worauf sie ihre Aufmerksamkeit richten müssen.
Vorteile der Verwendung eines Projekt-Dashboards
Projektmanagement-Dashboards sind wichtig, um Projektmanagern und Stakeholdern zu helfen, den Status eines Projekts zu verstehen. Diese Tools teilen relevante Informationen mit Stakeholdern, beispielsweise ob das Team einen Meilenstein erreicht hat. Sie tragen auch dazu bei, dass Teams während der Arbeit an Aufgaben auf dem Laufenden bleiben. Zu den Vorteilen der Verwendung eines Projekt-Dashboards gehören:
Erhöhte Genauigkeit
Steigerung der Projekteffizienz
Verantwortlichkeit schaffen
Sammeln Sie wichtige Daten an einem Ort
Verbesserte Kommunikation
Bereitstellung eindeutiger Beweise
Was sind die wichtigsten Elemente, die auf einem Projekt-Dashboard verfolgt werden sollten?
Ein Projekt-Dashboard kann Organisationen dabei helfen, verschiedene Faktoren zu verfolgen, wie zum Beispiel:
Die Anzahl der Stunden, die für die Aufgabe aufgewendet wurden. Mithilfe von Projektmanagement-Dashboards können Mitarbeiter nachverfolgen, wie viele Stunden sie täglich für eine Aufgabe aufwenden.
Abgeschlossene To-Do-Listen: Mithilfe einer Liste abgeschlossener Aufgaben können Teams erkennen, was andere Teammitglieder getan haben und wann sie eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen haben.
Projektaktualisierungen. Echtzeit-Updates können dem Projektmanager und seinem Team dabei helfen, den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten.
Zeit für Projekte. Mithilfe von Projektmanagement-Dashboards können Unternehmen nachverfolgen, wie viele Stunden ihr Team für ein Projekt aufgewendet hat, sodass sie die budgetierte Zeit mit der tatsächlichen Zeit vergleichen können.
Ressourcenzuteilungs-Widget: Mithilfe von Ressourcenzuteilungs-Widgets können Sie jeder Aufgabe Projektressourcen zuweisen.
So nutzen Sie ein Projekt-Dashboard effektiv
Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, Ihr Projekt-Dashboard effektiv zu nutzen:
1. Finden Sie Ihren Zweck heraus
Bevor Sie ein Projekt-Dashboard verwenden, denken Sie über den Zweck der Verwendung des Tools nach. Überlegen Sie, was Sie mit den gesammelten Daten erreichen möchten. Überlegen Sie beim Brainstorming, für wen das Dashboard gedacht ist und welche Kennzahlen am wichtigsten sind.
2. Stellen Sie Ihre aktuellen Datenquellen zusammen
Erstellen Sie als Nächstes eine Liste aller Ihrer aktuellen Datenquellen. Beispielsweise könnten sich in einem Ordner Daten zu Ihrem Webverkehr befinden, Informationen zu Ihren Finanzen jedoch an einem anderen Ort. Die Zusammenstellung Ihrer Daten kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie sie in das Dashboard Ihres Projekts aufnehmen können. Erwägen Sie beim Speichern von Dokumenten die Verwendung desselben Formats, z. B. PDF oder CSV, um das Laden zu erleichtern.
3. Berücksichtigen Sie Ihre Frequenz
Berücksichtigen Sie beim Erstellen eines Projekt-Dashboards, wie oft Ihre Kennzahlen möglicherweise aktualisiert werden müssen. Wenn Sie beispielsweise den Fortschritt von Aufgaben verfolgen, können Sie diese häufiger aktualisieren. Wenn Sie wissen, wie oft Sie Ihre Metriken aktualisieren müssen, können Sie entscheiden, ob Sie ein statisches oder dynamisches Dashboard benötigen.
4. Wählen Sie Ihre KPIs
Legen Sie fest, wie die KPIs für Ihr Projekt-Dashboard aussehen sollen, um zu bestimmen, welche Tools Sie einbinden möchten. Überlegen Sie beim Brainstorming, was das Gesamtziel Ihres Projekts ist und welche Daten relevant sein werden. Überlegen Sie, welche der folgenden KPI-Kategorien den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht:
Budget: Ob ein Projekt innerhalb seines Budgets abgeschlossen wird, ist ein wichtiger zu verfolgender KPI und kann einer Organisation dabei helfen, ihr Ziel zu erreichen. Dazu kann die Verfolgung wichtiger Leistungsindikatoren wie Kosten-Leistungs-Index oder Budgetabweichung gehören.
Aktualität. Ein weiterer wichtiger Leistungsindikator, den es zu verfolgen gilt, ist, ob das Team das Projekt pünktlich abschließt. Dazu gehört die Verfolgung von Bereichen, die möglicherweise dazu führen, dass Sie hinter dem Zeitplan zurückbleiben, und die Verwendung wichtiger Leistungsindikatoren wie Zykluszeit und verstrichene Zeit.
Qualität: Zur Qualität gehört, wie gut das Projekt voranschreitet und ob die Beteiligten mit den Ergebnissen zufrieden sind. Dazu können wichtige Leistungsindikatoren wie Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterabwanderungsraten gehören.
Effizienz: Effizienz bezieht sich darauf, wie gut ein Unternehmen sein Geld und seine Ressourcen einsetzt, um ein Projekt abzuschließen. Es verwendet wichtige Leistungsindikatoren wie die Anzahl der Retouren oder den Schulungsbedarf für ein Projekt.
5. Wählen Sie Ihr Format
Wählen Sie das Format zur Bereitstellung Ihrer Daten aus. Denken Sie bei der Wahl eines Formats darüber nach, wer Ihre Zielbenutzer sind und ob sie grundlegende Informationen oder etwas Technischeres bevorzugen. Das von Ihnen gewählte Format hängt auch vom Datentyp ab. Beispielsweise funktionieren Aufgabeninformationen möglicherweise am besten in einem Listenformat, während Metriken zur Leistungsverfolgung möglicherweise besser mit einem Liniendiagramm funktionieren, um Änderungen im Zeitverlauf anzuzeigen. Zu den zur Auswahl stehenden Formaten gehören:
Diagramme
Diagramme
Chronologie
Listen
6. Entscheiden Sie, welches Tool Sie verwenden möchten
Entscheiden Sie abschließend, mit welchem Tool Sie Ihr Projekt-Dashboard erstellen möchten. Es gibt verschiedene Software, die Vorlagen bereitstellt und Sie bei der Erstellung von Projekt-Dashboards unterstützt. Um das beste Tool für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie berücksichtigen, wie einfach es zu verwenden und wie anpassbar es ist. Weitere nützliche Elemente sind die Möglichkeit zum Teilen und der Preis.
Tipps zum Erstellen eines erfolgreichen Projekt-Dashboards
Nutzen Sie diesen Tipp, um ein Projekt-Dashboard für Ihr Unternehmen zu entwickeln:
Machen Sie es visuell. Um Ihr Projekt-Dashboard lesbar zu machen, sollten Sie visuelle Elemente wie Farbe hinzufügen, um wichtige Informationen hervorzuheben.
Verfolgen Sie nützliche Daten. Verfolgen Sie Daten, die Ihr Unternehmen zur Verbesserung seiner Prozesse nutzen kann.
Sei einfach. Fügen Sie in Ihr Projekt-Dashboard nur wichtige Informationen ein, damit diese leicht lesbar und verständlich sind.