Цели тайм-менеджмента, чтобы контролировать свое время (с примерами)

20 мая 2021 г.

Тайм-менеджмент — важнейший навык на рабочем месте, способствующий продуктивности команды, готовым проектам и позитивной рабочей атмосфере. Постановка конкретных целей для улучшения навыков тайм-менеджмента может помочь вам методично опробовать новые методы и оценить, работают ли они. Вы можете изучить типы целей тайм-менеджмента, если хотите быть более организованным, подготовленным или спокойным на работе. В этой статье мы рассмотрим, почему важно ставить эти цели, и 10 типов целей, которые помогут вам улучшить управление временем.

Почему важно ставить цели тайм-менеджмента?

Постановка целей управления временем важна для улучшения определенных навыков, таких как организация, расстановка приоритетов и планирование, которые помогают вам контролировать свое время и выполнять важные задачи. Эти навыки тайм-менеджмента могут помочь вам быстро выполнять задачи, готовиться к событиям, достигать большего, не отвлекаться и получать больше прибыли. Цели могут помочь вам работать над этими навыками управления временем целенаправленно и позволят вам измерить свой успех.

Как сотрудник, вы можете установить цели управления временем, чтобы улучшить свой рабочий опыт и внести свой вклад в свою команду. Как владелец малого бизнеса, цели управления временем могут открыть новые возможности, помогая оптимизировать текущую рабочую нагрузку. Если вы руководите командой или проектом, постановка целей управления временем может помочь вашей команде уложиться в сроки и использовать более последовательные процедуры.

10 типов целей тайм-менеджмента

Вот различные типы целей, которые вы можете поставить, чтобы улучшить свои навыки тайм-менеджмента, и примеры того, какими могут быть эти цели:

1. Цели организации

Постановка цели может помочь вам интегрировать новый метод организации или инструмент в ваш рабочий процесс. Если вам или вашей команде сложно использовать новые инструменты, цель может стать практическим способом мотивировать вас использовать этот новый инструмент достаточно долго, чтобы выработать привычку. Вот несколько примеров целей организации, которые вы можете установить:

• Каждое утро я составляю список дел на этот день.

• Я буду обновлять профессиональные и личные события в одном приложении календаря.

• Мы будем импортировать командные задачи в это новое приложение на две недели, чтобы проверить, работает ли оно для нас.

2. Приоритетные цели

Постановка приоритетных целей может помочь вам выполнить срочные и важные задачи раньше менее важной работы. Возможно, вы захотите рассмотреть свои профессиональные приоритеты, прежде чем ставить какие-либо цели, связанные с ними. После того, как вы поймете свои приоритеты, вы можете подумать, помогают ли вам ваши рабочие задачи с этими приоритетами. Вот некоторые цели, которые вы можете рассмотреть:

• Я не планирую никаких других встреч или презентаций в течение двух дней ежемесячных собеседований с членами команды.

• Когда я начну работать над еженедельным отчетом, я не буду начинать никаких других проектов, пока не закончу.

• Я выполню следующий шаг по своей срочной задаче, как только доберусь до работы каждый день.

3. Отвлекающие цели

Вы можете ставить цели, чтобы не отвлекаться, или работать в течение более длительного времени для выполнения крупных задач. Использование целей может быть эффективным средством устранения личных, профессиональных и привычных отвлекающих факторов. Вот несколько примеров целей, которые можно поставить перед отвлекающими факторами:

• Я не буду проверять свой телефон во время рабочих встреч.

• Когда я работаю над более длительными проектами во второй половине дня, я закрываю электронную почту и приложения для обмена сообщениями на два часа.

• Я не буду приносить отвлекающие предметы в свой домашний офис.

4. Цели планирования

Реализация планов может помочь вам повысить эффективность управления временем и лучше подготовиться к встречам и дедлайнам. Вы можете ставить цели планирования, если считаете, что определенное время недели, месяца или года неуправляемо загружены, или если вы хотите более тщательно подготовиться к важным встречам. Вот некоторые цели планирования, которые вы можете попробовать:

• Я обозначу пункты повестки дня для нашей ежедневной встречи, чтобы ничего не забыть.

• За шесть недель до сдачи отчета я попрошу другие отделы прислать мне свои данные.

• В конце каждой недели я составляю список задач, которые нужно запомнить на следующую неделю.

5. Цели по изменению привычек

Выработать новые привычки или изменить существующие может быть сложно, но постановка целей может помочь вам намеренно и успешно изменить свои регулярные действия. Поскольку на поведение людей могут влиять многие факторы, вы можете настроить свои цели по изменению привычек, чтобы сделать их управляемыми и привлекательными для вашей ситуации. Вот несколько примеров целей, связанных с привычками, для улучшения управления временем:

• Я буду добавлять новые встречи в свой календарь, как только узнаю о них.

• Вместо того, чтобы залезать в соцсети за своим столом, я встаю и пью воду.

• Я буду намечать новое письменное задание перед выходом из системы каждый день.

6. Цели ограничения по времени

Вы можете ставить перед собой цели придерживаться строгого расписания или минимизировать время выполнения определенных задач каждый день. Это может быть особенно полезно, когда вы внедряете новый график или пытаетесь изменить прежние привычки. Вы можете установить ограничения для определенных задач или типов работы, или вы можете установить цели в отношении продолжительности непрерывной работы перед отдыхом. Вот несколько примеров целей ограничения времени:

• Я не трачу больше 15 минут, отвечая на электронные письма, когда прихожу на работу.

• Наши еженедельные встречи всегда будут длиться 45 минут или меньше.

• Я работаю 20 минут, а потом делаю пятиминутный перерыв.

7. Цели рабочего пространства

Постановка целей в отношении вашего физического окружения может помочь вам работать более эффективно, быстро находить то, что вам нужно, и поддерживать порядок на рабочем месте. Вы можете установить цели для рабочего пространства, если обнаружите, что откладываете другие задачи, убирая свое пространство, если вы делите рабочее пространство или если у вас возникают проблемы с поиском инструментов. Вот некоторые цели рабочего пространства:

• Каждый вечер я убираю свой стол перед уходом из офиса.

• Я убираю инструменты в лабораторию каждый раз, когда заканчиваю проект.

• Я организую файлы в своем офисе, чтобы тратить меньше времени на их поиск.

8. Новые цели ответственности

Постановка целей о том, какие новые обязанности вы берете на себя, может помочь вам не соглашаться на больше работы, чем вы можете выполнить. Постановка целей в отношении новых обязанностей может помочь вам принимать решения, соответствующие вашим профессиональным приоритетам, и знать, когда лучше делегировать задачи членам команды. Вот некоторые цели ответственности, которые вы можете поставить:

• Я не соглашусь больше чем на пять встреч в день.

• Я научу своих коллег пользоваться новым программным обеспечением или отправлю им учебное пособие вместо того, чтобы просто выполнять за них задачу по программному обеспечению.

• Я буду присоединяться только к командам или комитетам, которые соответствуют моей роли в компании.

9. Баланс между работой и личной жизнью

Вы можете установить цели в отношении своего нерабочего времени, чтобы поддерживать психическое и физическое здоровье, достаточно отдыхать и полностью концентрироваться на работе в рабочее время. Постановка целей в отношении отдыха и отвлечения от работы может помочь вам сосредоточиться на личной жизни и ощутить важность своей жизни и вклада вне работы. Вот некоторые цели отдыха и баланса:

• Во время обеденного перерыва я воздержусь от компьютера и телефона.

• Я не буду работать больше, чем запланированные 40 часов в неделю.

• Я буду отвечать только на действительно срочные электронные письма в выходные дни.

10. Цели анализа

Чтобы понять, как вы в настоящее время тратите свое время и достигаете ли вы своих целей, может быть полезно поставить цели, чтобы регулярно анализировать, как вы тратите свое время. Какой вид анализа наиболее полезен для вас, может зависеть от вашей роли, вашей работы и вашей отрасли. Если ваша работа связана с программным обеспечением, которое отслеживает вашу производительность, вы можете легко собирать данные. Если ваша работа более субъективна, вам, возможно, придется написать краткие резюме ваших собственных проектов и целей, чтобы понять прогресс. Вот несколько примеров целей:

• Каждую пятницу после обеда я проверяю данные на панели управления продажами, чтобы узнать, повысили ли мои методы тайм-менеджмента мою продуктивность.

• Я буду писать свои достижения и новые цели в верхней части календаря на каждый месяц.

• Когда наша программа учета рабочего времени отправит напоминание о платежном периоде, я проверю, соответствуют ли мои записанные часы моим рабочим целям.