Что включить в справочник сотрудника
22 февраля 2021 г.
Независимо от того, является ли сотрудник новичком в компании или давним членом команды, ему нужен ресурс для политик и информации, связанных с работой. Справочник сотрудника — это настраиваемый инструмент, который может подойти любому бизнесу в любой отрасли. То, что входит в руководство для сотрудников, часто беспокоит специалистов по персоналу и руководство, но его содержание затрагивает каждого сотрудника. В этой статье мы объясняем, что должно быть включено в справочник сотрудника, а также советы, которые помогут вам создать свой собственный.
Что должно быть отражено в должностной инструкции?
Справочник для сотрудников содержит необходимую информацию о политике компании, юридических требованиях к компании и сотрудникам, законах штата и федеральном законодательстве о труде, а также другие справочные материалы о рабочем месте. Вот наиболее важные разделы, которые следует включить в справочник сотрудника:
Приветствие и новые процессы найма
Начальный раздел вашего руководства должен включать приветственное письмо от генерального директора или другого руководителя компании, которое задает положительный тон для руководства для сотрудников. Используйте этот раздел, чтобы установить связь, поблагодарив сотрудника за то, что он присоединился к вашей команде.
Затем определите, чего может ожидать новый нанятый сотрудник, когда он приступит к работе. Если есть испытательный период, прежде чем сотрудники полностью вложатся в компанию, укажите это здесь. Вы также можете предоставить конкретную информацию о требованиях к идентификации в здании, где находится компания, а также информацию о парковке и проезде до офиса.
Информация о компании
Еще одна важная часть, которую следует включить в начало руководства для сотрудников, — это раздел, в котором рассказывается о компании и ее руководителях.
История компании: расскажите, как начался бизнес, и объясните, как он вырос. Знание истории компании помогает сотрудникам чувствовать общность, когда они связаны с более крупной историей.
Миссия компании: Объясните миссию компании четким заявлением о том, что компания делает и почему они это делают. Показывая сотрудникам, что у вас есть более важная цель, чем ежедневные рабочие задачи, вы также очеловечиваете рабочее место.
Ценности компании: здесь можно поделиться руководящими принципами и идеалами бизнеса.
Корпоративная культура: Опишите свою рабочую среду, сделав заявления о том, каково это быть частью вашей компании. Расскажите, как вы поддерживаете позитивную атмосферу в команде.
Политика и культура компании
Большая часть вашего руководства для сотрудников будет включать политики, регулирующие повседневную работу на рабочем месте. Здесь вы также включаете наиболее важные процедуры и модели поведения для вашего бизнеса.
Кодекс поведения: посвятите часть своего справочника кодексу поведения сотрудников. Составьте четкие рекомендации относительно приемлемого поведения в рабочее время.
Часы: Укажите ежедневное рабочее время сотрудников в офисе с любыми исключениями для удаленных или гибких часов. Объясните, как сотрудники используют систему учета рабочего времени и как отслеживаются часы как для оплачиваемых, так и для почасовых должностей.
Посещаемость: Укажите ожидаемую посещаемость, включая правила в отношении опозданий и раннего ухода. Здесь вы сообщаете сотрудникам о своих ожиданиях от контакта с нужным человеком в любой ситуации.
Дресс-код. Независимо от того, требует ли ваша отрасль определенного защитного снаряжения или вы ожидаете официальной одежды в офисе, четко изучите правила вашей компании. Полезно включать общие ожидания вместо списка правил. Например, дайте указание, что вся одежда должна быть чистой и опрятной. Вы можете дополнительно определить приемлемые стили одежды, такие как деловой кэжуал.
Перерывы и приемы пищи**:** Сообщите сотрудникам о правилах продолжительности и частоты перерывов и времени приема пищи. Вы также можете указать информацию о комнатах отдыха компании с общественными удобствами, такими как кулеры для воды, холодильники и автоматы для напитков.
Использование технологий. В вашей компании должна быть политика, регулирующая надлежащее использование технологий на рабочем месте. Это могут быть компьютеры и программное обеспечение, Интернет и персональные технологии, такие как сотовые телефоны. В нем должно быть четко определено, как технологии используются в офисе как для личных, так и для деловых нужд.
Употребление наркотиков и курение. В этот раздел вы также можете включить политику компании в отношении нетерпимости к употреблению наркотиков, а также рекомендации для курящих работников. Укажите сотрудникам, где и когда курить во время работы.
Правовые требования
Ваш справочник для сотрудников должен содержать определенные юридические положения, чтобы убедиться, что обе стороны понимают свои права на рабочем месте. Необходимо учитывать федеральные и местные законы, а также положения о работе и самом справочнике.
Закон об отпуске по болезни семьи (FMLA): каждый работодатель должен соблюдать федеральные законы и законы штата в отношении отпуска в связи с рождением ребенка, уходом за членом семьи или личной болезнью.
Компенсация работникам. Многие штаты требуют от компаний публиковать правила, в которых описывается, что произойдет, если сотрудник получит травму на работе.
Недискриминация и политика равного найма: Министерство труда США требует от работодателей подтвердить, что они соблюдают эти правила при приеме на работу и обеспечении равного обращения на рабочем месте.
Инвалиды: компании также должны решить, как они учитывают людей с ограниченными возможностями на рабочем месте и в процессе найма.
Не контракт: важно включить пункт о том, что ваш справочник сотрудника не является контрактом для сотрудника, и работа может быть прекращена по желанию любой из сторон.
Возможны изменения: В вашем руководстве должно быть объяснено, что политики, изложенные в книге, могут быть изменены компанией в любое время. Вы также должны указать, что вы будете уведомлять сотрудников об изменении политики компании.
Подтверждение сотрудниками: сотрудники должны подписать документ в цифровом виде или на бумаге, в котором говорится, что они получили и понимают руководство. Это также должно подтвердить, что они понимают, что должны следовать правилам, изложенным в руководстве.
Правила оплачиваемого отгула
Справочник для сотрудников дает сотрудникам информацию о том, как компания справляется с выходными. Не забудьте включить правила для запросов на отпуск и отпуск по болезни. Сообщите сотрудникам, если вы объедините оба варианта в установленное количество дней для оплачиваемого отпуска. Вы также должны включить список оплачиваемых отпусков, которые соблюдает компания.
Преимущества
Независимо от того, есть ли у вас отдел кадров в офисе или аутсорсинг в другую компанию, используйте свой справочник для сотрудников, чтобы описать преимущества, которые предоставляет ваша компания. Обсудите любое медицинское обслуживание, планы 401 (k) и полисы страхования жизни, доступные для сотрудников. Обязательно укажите, сколько компания вносит в план, если это применимо. Так как льготы более подвержены изменениям, чем другие части вашего справочника, лучше всего дать обзор с инструкциями о том, где можно проверить самую последнюю информацию.
Поощрения и компенсации
Используйте этот раздел своего справочника для сотрудников, чтобы подробно рассказать о том, как и когда выплачивается зарплата сотрудникам. Включите сюда информацию о дополнительных компенсациях, таких как опционы на акции или бонусы. Вы также должны объяснить, как компания справляется с продвижением по службе и продвижением по службе в этой части руководства.
Стандарты производительности
Справочники сотрудников часто содержат информацию о процессе обзоров и оценок эффективности работы. Объясните, почему вы считаете, что оценки важны. Затем объясните свой процесс и укажите сроки проведения этих обзоров. Приведите стандарты, используемые для оценки сотрудников, если это возможно. Вы также можете направить сотрудников к руководству или в отдел кадров, если у них есть вопросы о процессе проверки, связанные с работой.
Политика дисциплинарного взыскания и увольнения
Важно четко определить действия, требующие дисциплинарных мер. В вашем справочнике должен быть объяснен каждый шаг процесса дисциплинарного взыскания и то, как последний шаг дисциплинарного взыскания приводит к увольнению. Этот раздел также можно использовать для включения информации о том, как сотрудники могут подать жалобу, если они считают, что им необходимо добиваться справедливого отношения.
Здоровье и безопасность на работе
В руководстве для сотрудников должно быть указано, что безопасность на рабочем месте важна. В вашем справочнике должны быть описаны действия в чрезвычайных ситуациях, например, что делать в случае пожара или насилия на рабочем месте. Может оказаться полезным указать в вашем руководстве расположение огнетушителей, путей оказания первой помощи и путей эвакуации.
Некоторые отрасли промышленности придерживаются определенных правил безопасности, которые регулируют такие процессы, как производство и лечение. Убедитесь, что в вашем справочнике есть все правила, которые требуются в вашей сфере деятельности.
Дополнительные ресурсы
Используйте последний раздел вашего руководства, чтобы обратиться к любым другим политикам или информации, которые нужны вашим сотрудникам. Вы можете включить контактную информацию агентств или ссылки на государственные и федеральные законы о занятости. Вы также можете включить список терминов, относящихся к вашему рабочему месту, или каталог должностей в компании.
Советы по написанию справочника сотрудников
Попробуйте эти идеи, чтобы максимизировать свой контент в процессе создания справочника для сотрудников:
Сделайте свой тон позитивным: подбирайте слова, отражающие воодушевляющее отношение ко всему, чем вы делитесь. Сотрудники, прочитавшие ваше руководство, должны чувствовать себя уверенными в своих силах, зная ожидания компании и политики, способствующие справедливости. Используйте справочник как инструмент, который поможет сотрудникам добиться успеха, а не как способ пробудить чувство силы компании.
Держите инструкции простыми: полезнее дать сотрудникам рекомендации по предпочтительному поведению, а не конкретный список всех возможных нарушений. Справочник должен иметь легкий поток информации, а не правила.
Персонализируйте руководство, чтобы оно соответствовало вашей компании. Используйте свое руководство, чтобы показать, что делает вашу компанию уникальной, путем общения, отражающего вашу культуру. Это может означать подробное описание того, как ваш бизнес способствует созданию командной атмосферы, или использовать приветственное письмо, чтобы поделиться личной историей от генерального директора.
Создайте шаблон: если вы ведете бизнес в нескольких штатах или странах, используйте базовое руководство, которое вы настраиваете в соответствии с региональными законами и правилами. Вы также можете использовать шаблон, чтобы настроить руководство для разных отделов.
Поделитесь им в цифровом формате: Обеспечьте легкий доступ к своему справочнику с любого устройства, использующего цифровой формат. Это также поможет сократить потери, когда сотрудник покидает компанию и больше не нуждается в руководстве.