Что такое заказ на продажу? (Как они работают и основные преимущества)
2 ноября 2021 г.
Для покупателей и продавцов часто важно понимать юридические требования для ведения бизнеса, включая необходимые документы для упрощения транзакций. Заказ на продажу — это коммерческий документ, который необходимо иметь при продаже продуктов потребителям или коммерческим предприятиям. Если вы покупаете и продаете продукты, возможно, вам будет полезно понять юридический процесс и документацию, необходимую для проведения транзакций.
В этой статье мы определяем заказы на продажу, описываем компоненты эффективного заказа на продажу, обсуждаем важность заказа на продажу и сравниваем различия между заказом на покупку и заказом на продажу.
Что такое заказ на продажу?
Заказ на продажу — это документ, который коммерческий продавец создает после получения заказа на покупку от покупателя. Этот тип заказа содержит конкретные сведения о продукте или услуге, которыми обмениваются две стороны, часто включая описание, качество, цену и количество.
Заказ на продажу также обычно включает предполагаемую дату доставки, адрес доставки и выставления счета покупателя, тип платежа и условия. Когда поставщик создает заказ, запись каждой транзакции необходима для отслеживания сгенерированных продаж. Заказы на продажу чаще всего используются розничными торговцами, поставщиками, оптовиками и производителями.
Вот основные шаги, которым следует продавец при создании заказа на продажу:
Когда покупатель спрашивает о продукте или услуге, продавец отвечает цитатой и некоторой базовой информацией о продукте.
Если покупатель принимает предложение, он отправляет продавцу заказ на покупку.
Затем продавец создает заказ на продажу, используя информацию из заказа на покупку.
Затем продавец также включает точную информацию о продукте или услуге, которую запрашивает покупатель, включая цену, условия и даты доставки.
После отправки заказа продавец создает счет-фактуру для заказа на продажу.
Как только покупатель получает счет, продавец часто требует оплаты. Продавцы либо принимают оплату авансом, либо предоставляют покупателю отведенное время для завершения транзакции.
Почему важны заказы на продажу?
Независимо от того, являетесь ли вы розничным продавцом, оптовым продавцом или производителем, когда клиент отправляет заказ на покупку — либо через сайт электронной коммерции, либо физически — теперь вы несете ответственность за выполнение заказа. Заказ на продажу необходим при отслеживании инвентаря, входящего и выходящего из вашего магазина или склада. Заказ также предоставляет подробную информацию о запасах, в том числе о том, есть ли товар на складе, находится ли он в пути или должен ли продавец заказать его у поставщика.
Отделы выставления счетов используют заказы на продажу для проверки деталей продажи с целью создания счетов-фактур, а компании часто имеют автоматизированное программное обеспечение, которое преобразует заказы на продажу в счета-фактуры. Во избежание ошибок продавцам важно сразу же вводить каждый заказ в свою систему отслеживания, чтобы избежать путаницы или задержки. Также полезно отслеживать каждый заказ, поскольку финансовые аудиторы компании могут просматривать или запрашивать документацию по заказу на продажу, что помогает вести точный учет.
Каковы компоненты эффективного заказа на продажу?
Ниже приведены важные детали, которые необходимо указать при составлении заказа на продажу:
Название продающей компании и контактные данные представителя
Имя клиента и контактная информация
Информация о выставлении счетов и доставке клиентов
Описание продукта или услуги с подробностями
Цена до налогообложения
Налоги и сборы за доставку и доставку
Итоговая цена
Сумма депозита и текущий баланс, если применимо
Условия и положения
Подписи
Преимущества использования автоматизированного процесса заказа на продажу
Компании часто используют процессы автоматизации для создания заказов на продажу. Вот преимущества создания эффективных заказов на продажу:
Улучшенное обслуживание клиентов
Программное обеспечение для автоматизации обработки заказов на продажу позволяет продавцам или представителям клиентов получить мгновенный доступ к информации о покупателе, вместо того чтобы заполнять документы вручную. Автоматизация также помогает уменьшить количество ошибок пользователей и несоответствий в деталях заказа и платежных реквизитах. Автоматизированный процесс помогает информировать клиентов и радовать их.
Повышенная производительность
Наличие автоматизированной системы создания заказов на продажу может позволить вам соответствующим образом масштабировать продажи, не снижая эффективности при выполнении и подготовке заказов к доставке. Например, в очень загруженный месяц программное обеспечение для автоматизированного заказа на продажу может избавить членов команды от необходимости работать сверхурочно, чтобы они могли сосредоточиться на других задачах. Инвестиции в систему автоматизации часто повышают производительность, помогая сократить расходы в долгосрочной перспективе.
Удобство
Программное обеспечение для автоматизации часто включает в себя облачные веб-приложения, которые предоставляют вам доступ к информации и данным из любого места, где есть подключение к Интернету. Это позволяет торговым представителям и другим сотрудникам получать удаленный доступ к информации о клиентах, не находясь в офисе. При внедрении облачная автоматизация может помочь повысить качество обслуживания клиентов и гарантировать удобство для сотрудников.
Заказы на продажу и заказы на покупку
Заказы на продажу и заказы на покупку являются коммерческими документами, которые представляют собой юридически обязывающее соглашение между покупателем и продавцом. Хотя заказ на продажу и заказ на покупку являются похожими документами, они служат двум разным целям в процессе продажи между покупателем и продавцом.
Покупатель отправляет свой заказ на покупку продавцу с подробной информацией о товарах, которые он хочет приобрести, включая продукты, желаемое количество, цену, дату доставки, условия оплаты и адрес доставки. Затем продавец создает заказ на продажу, используя информацию, содержащуюся в заказе на покупку, которую он отправляет покупателю на утверждение.
Как только покупатель и продавец согласуют информацию, включенную в заказ на продажу, покупатель соглашается с условиями оплаты. Для небольшой организации транзакция покупки часто бывает простой. С более крупными корпорациями этот процесс может включать переговоры, даже с участием сторонних переговорщиков, и подробный контракт.
Это помогает устранить необходимость пересмотра контрактов в будущем и гарантирует, что продавец не сможет часто менять цену на какой-либо продукт. При установленном соглашении между сторонами транзакции проходят беспрепятственно, что может способствовать развитию бизнеса в будущем, если процесс будет гладким.