Что такое выписка со счетов?

30 декабря 2021 г.

Во время вашей финансовой или бухгалтерской карьеры вам может понадобиться отслеживать финансы компании и платежные системы. Выписка со счетов — это один из инструментов, который вы можете использовать для записи транзакций клиентов и балансов. Этот инструмент может помочь вам организовать финансы вашей компании и обеспечить своевременную оплату услуг. В этой статье мы объясним, что такое выписка со счетов, почему она важна, и покажем вам шесть деталей, которые вы можете включить в выписку со счетов.

Что такое выписка со счетов?

Выписка со счетов, также называемая выпиской со счетов, представляет собой документ, показывающий все взаимодействия между бизнесом и клиентом. Он отражает все транзакции между двумя группами с течением времени, обычно за один месяц. Некоторые компании автоматически отправляют эти документы всем клиентам, а другие — только клиентам с непогашенным балансом.

Выписка включает подробную информацию об услугах, предоставленных в этом месяце, взимаемых суммах и текущем балансе. Конечный баланс показывает клиентам, сколько именно они должны компании. Если баланс равен нулю, это означает, что клиент произвел все свои платежи.

Компании могут создать свой собственный шаблон выписки со счетов или использовать бухгалтерское программное обеспечение для отслеживания и создания этих выписок. Вы можете выбрать бумажные или электронные отчеты и отправить их по почте или электронной почте своим клиентам.

Почему выписки со счетов важны?

Бухгалтерская отчетность является важным инструментом в отношениях между бизнесом и клиентом. К преимуществам бухгалтерской выписки относятся:

• Уменьшение количества ошибок: отправляя выписку каждый месяц, клиенты и компании с большей вероятностью заметят и исправят небольшие ошибки в транзакциях.

• Своевременные платежи: Ежемесячный отчет сообщает клиенту их текущий баланс. Если они оплатили все свои транзакции, баланс будет равен нулю. В противном случае они увидят напоминание о том, сколько они должны. Обновленный баланс может напоминать клиентам о необходимости совершения платежей и обеспечивать своевременное получение средств предприятиями.

• Повышенная защита от мошенничества: если клиент увидит мошенническую транзакцию в выписке, он может сообщить об этом бизнесу.

• Повышение удовлетворенности клиентов: клиенты могут использовать выписку по счетам для составления бюджета или отслеживания своих личных расходов. Заявление может напоминать им, что они должны деньги, что может помочь им избежать штрафов за просрочку платежа.

• Улучшение отношений с клиентами: четкий и подробный отчет о счетах может помочь удержать клиентов за счет повышения точности выставления счетов.

8 вещей, которые нужно включить в отчет о счетах

Вы можете настроить выписку со счетов в соответствии с вашей отраслью и личными потребностями. Вот восемь общих пунктов, которые следует включить в заявление:

Ваша информация

В верхней части включите информацию о вашей компании, такую ​​как название, адрес, номер телефона и веб-сайт, чтобы клиент знал, кто создал заявление и как он может связаться с вами. Вы можете включить логотип вашей компании или фирменный бланк, если это применимо.

Информация о клиенте

Добавьте имя клиента вверху, чтобы обеспечить точность. Вы также можете указать их номер счета, если ваш бизнес использует их для отслеживания записей. Некоторые программные платформы бухгалтерского учета генерируют эти числа для вас, или вы можете создать свои собственные.

Номер выписки

Может быть полезно создать номера выписок для отслеживания баланса за каждый период. Ваша бухгалтерская программа может создать эти номера для вас, или вы можете создать свою собственную систему нумерации. Это поможет вам и вашим клиентам систематизировать отчеты.

Дата

Включите дату, чтобы клиент знал, какой период отражает выписка. Вы можете указать диапазон дат или дату создания выписки. Например, если вы создали выписку за январь, ваша дата может быть указана как «01.01.2021-31.01.2021» или «Выдано: 31.01.2021». Важно указать дату, чтобы клиенты точно знали, что включено. Возможно, они отправили платеж, который не попал в этот период, но будет отражен в следующей выписке.

Предыдущий баланс счета

Если клиент начал месяц с балансом, вы можете показать это вверху. Например, если ваш клиент закончил март с балансом в 100 долларов, это число будет отображаться в начале выписки по счету за апрель.

Список транзакций

Выписка со счетов включает в себя список всех транзакций. Для каждой транзакции вы можете указать следующие данные:

• Дата: укажите дату для каждой транзакции и перечислите транзакции в хронологическом порядке, чтобы отчет был организован.

• Номер счета: если вы отправляете счета по своим транзакциям, укажите номер счета для транзакции, чтобы вы и клиент могли сослаться на счет.

• Взимаемая сумма: для каждой транзакции покажите взимаемую сумму и обновленный баланс. Например, если клиент задолжал 100 долларов, а вы списали с него дополнительные 50 долларов, новый баланс составит 150 долларов.

• Суммы платежей: перечислите все платежи, сделанные клиентом в течение периода. Эти платежи уменьшают баланс клиента. Например, если клиент задолжал 100 долларов, а заплатил 20 долларов, его новый баланс составит 80 долларов.

Текущий баланс

После перечисления всех транзакций вы можете показать общий текущий баланс. Это число показывает сумму, которую клиент в настоящее время должен. Если клиент оплатил все свои расходы в течение месяца, эта сумма будет равна нулю.

Рассмотрите возможность четкого обозначения этого баланса как текущего баланса счета или обновленного баланса, чтобы выделить эту важную информацию. Вы можете настроить форматирование, чтобы выделить это число жирным шрифтом, или создать вокруг него рамку, чтобы его было легко видно.

Платежная информация

В конце своего заявления вы можете включить информацию о сроках платежа, штрафах вашей компании за просрочку платежа и о том, как клиент может заплатить вам. Если вы предпочитаете, чтобы клиенты платили чеком или по почте, вы можете приложить съемный бумажный бланк, который клиент может отправить обратно вместе с платежом. Вы также можете включить варианты электронных платежей и ссылки на свой веб-сайт, чтобы помочь клиентам оплачивать свои расходы. Рассмотрите возможность сделать этот раздел понятным и легко читаемым, чтобы улучшить процесс оплаты ваших клиентов. Это может помочь вам получать платежи быстрее.

Выписки со счетов по сравнению со счетом-фактурой

Выписка со счетов и счет-фактура — это финансовые инструменты, которые вы можете использовать для отслеживания транзакций клиентов, но это не одно и то же. Вот некоторые ключевые различия между ними:

Выставленный счет

Счет-фактура детализирует одну транзакцию. В нем описываются предоставляемые услуги, любые добавленные налоги и общая сумма, причитающаяся за эту транзакцию. Он также может включать платежную информацию или платежную квитанцию ​​для этой транзакции.

Например, владелец предприятия по уходу за газоном может отправлять счет каждый раз, когда обслуживает газон клиента. Они могут включать сумму, которую они взимают, и предоставлять клиенту способ оплаты.

Отчет о счетах

В выписке со счетов перечислены все операции между бизнесом и клиентом за период. Он включает все счета-фактуры за этот период и подробную информацию о любых платежах, полученных в течение месяца.

Например, владелец компании по уходу за газонами может создать выписку со счетов, в которой перечислены все транзакции за этот месяц. Если они обслуживали газон клиента четыре раза, они включали все четыре счета и обновляли баланс, чтобы отразить любые платежи. Они могли бы создать отчет для каждого постоянного клиента.