Что такое встречи один на один и почему они важны? (с советами)

15 апреля 2021 г.

Индивидуальные встречи могут быть полезным инструментом управления для руководителей групп. Проводя встречи один на один, менеджеры могут повысить производительность и моральный дух на рабочем месте. Если вы занимаете руководящую должность, вы можете организовать встречи один на один со своей командой, чтобы укрепить отношения с сотрудниками и дать обратную связь, чтобы помочь им улучшить свои навыки. В этой статье мы обсудим, что такое встречи тет-а-тет, объясним, почему вы должны их использовать, и перечислим советы, как лучше проводить встречи.

Что такое один на один?

Индивидуальная встреча — это встреча между менеджером или руководителем группы и сотрудником, за которым они наблюдают. Многие менеджеры предпочитают проводить такие встречи ежемесячно или ежеквартально с каждым из своих сотрудников. Индивидуальные встречи — это инвестиции, которые менеджеры вкладывают в свои команды. Проводя встречи один на один, руководители групп надеются повысить производительность, улучшить моральный дух, улучшить атмосферу на рабочем месте, а также найти и решить проблемы до того, как они станут серьезными проблемами.

Почему стоит проводить встречи один на один на рабочем месте?

Есть много причин, по которым руководители предпочитают проводить встречи один на один со своими сотрудниками, в том числе:

Построение отношений

В зависимости от размера вашей команды может быть сложно регулярно общаться со всеми вашими сотрудниками. Проведение один на один гарантирует, что у вас есть время, чтобы узнать и понять каждого из людей в вашей команде. Важной частью управления является понимание ваших активов и знание ваших сотрудников. Проведение один на один с членами вашей команды позволяет вам достичь этого. Задавая уместные личные вопросы во время бесед один на один, вы можете наладить позитивные отношения со своей командой и открыть каналы связи.

Демонстрация преданности и внимания

Личные встречи могут занимать у членов руководства очень много времени, в зависимости от размера их команды и частоты проведения совещаний. Поскольку личные встречи могут длиться до часа, их проведение с каждым членом вашей команды свидетельствует о вашей преданности и уважении к своим сотрудникам. Использование вашего времени для проведения этих встреч показывает, что вы цените членов своей команды, а также их время и идеи.

Улучшение атмосферы на рабочем месте и морального духа

Когда сотрудники чувствуют, что вы цените их время и вклад, они, скорее всего, будут демонстрировать высокий моральный уровень. Проводя частые встречи один на один со своими сотрудниками, вы можете выслушать их опасения и вместе работать над решением проблем до того, как они повлияют на команду или успех проекта. Встреча один на один — это также возможность дать положительный отзыв членам вашей команды, показав им, что вы замечаете и цените их тяжелую работу.

Получение отзыва о продукте или услуге

В зависимости от отрасли, в которой вы работаете, ваша команда, вероятно, ежедневно взаимодействует с продуктами или услугами вашей компании. Если вы занимаете руководящую должность, общение с сотрудниками, работающими над разработкой продукта, может стать отличной возможностью узнать, как улучшить или изменить продукт или услугу для достижения успеха. Прислушиваясь к членам вашей команды, когда они делятся своими проблемами с продуктом, вы также можете принести больше удовлетворения сотрудникам, показав им, что их работа имеет смысл.

Повышение навыков коучинга и наставничества

Для менеджера или руководителя команды навыки коучинга и наставничества бесценны. Из-за этого встречи один на один так же полезны для ваших сотрудников, как и для вас как руководителя. Используя возможность развиваться как лидер и укреплять свои управленческие навыки, вы можете продвигать команду в целом.

Советы для лучшего общения один на один

Проводили ли вы встречи один на один раньше или хотите начать сейчас, примите во внимание следующие советы, которые помогут вам добиться успеха на этих встречах:

Запланируйте их как повторяющееся событие

Заранее планируя встречи один на один, вы сможете лучше понимать, как они вписываются в ваш график, и предсказывать, сколько времени они займут. Если вы поддерживаете регулярный график один на один, вы также можете быть более последовательны со своим персоналом. Члены вашей команды будут знать, чего ожидать, и оценят стабильность, которую предлагает график. Особенно, если вы только начинаете проводить встречи один на один на своем рабочем месте, планируя их как повторяющееся мероприятие каждый месяц или квартал, вы сможете нести ответственность за эти встречи.

Не опаздывайте и не отменяйте

Встреча один на один — это ваш шанс показать своим сотрудникам, что вы цените их время и считаете их приоритетом. Чтобы заставить их поверить в это, важно приходить на собрания вовремя и по возможности не отменять их. Подготовьтесь к встрече заранее и отмените ее только в том случае, если у вас нет другого выхода. Если вам необходимо отменить встречу, постарайтесь сообщить об этом как можно раньше и перенести ее на ту же неделю.

Создайте повестку дня перед встречей

Подумайте о том, чтобы составить повестку дня перед встречей. Он может включать конкретные темы, которые вы хотели бы затронуть, или краткий список вопросов, которые вы планируете задать. Хотя повестка дня может помочь вам структурировать свое время, также полезно сохранять гибкость и учитывать потребности вашего сотрудника во время встречи.

Задавайте открытые вопросы

Задавайте открытые вопросы, чтобы найти хороший темп для беседы во время бесед один на один. Задавая открытые вопросы, вы можете побудить своих сотрудников честно рассказать вам о своем опыте и ответить не только «да» или «нет». Отправка этих вопросов члену вашей команды перед собранием — отличный способ убедиться, что они готовы ответить на них во время вашего совместного времяпрепровождения. Вы также можете использовать свои знания об их увлечениях и интересах, чтобы создавать вопросы, характерные для каждого человека.

Вот несколько открытых вопросов, которые вы можете задать во время личных встреч:

• Кем из этой компании вы восхищаетесь? Почему вы ими восхищаетесь?

• Есть ли какие-то возможности, которые мы можем упустить?

• Как бы вы улучшили наш продукт или услугу?

• Чему вы были рады за последний месяц?

• Что вы думаете о целях этого квартала?

• Могу ли я что-нибудь сделать, чтобы улучшить вашу профессиональную жизнь?

• Чему вы были менее довольны в прошлом месяце?

• Как вы относитесь к своей команде? Вы хорошо работаете вместе?

• Что вы планируете делать на выходных?

• Как вы провели праздник?

Сохраняйте позитивный настрой

Один из способов сделать встречи один на один на вашем рабочем месте успешными — поощрять сотрудников с нетерпением ждать их. Вы можете сделать это, сохраняя позитивный настрой во время каждой встречи. Попробуйте начать с положительных отзывов, упомянув конструктивную критику в середине и завершив встречу на положительной ноте. Даже при решении проблем или обсуждении потенциальных проблем важно сохранять оптимистичный и оптимистичный взгляд, чтобы сосредоточиться на сильных сторонах сотрудника и на том, как он может улучшить свои слабые стороны.

Делайте заметки во время встречи

Если у вас большая команда, ведение заметок во время встречи может помочь вам отслеживать то, что вы обсуждали с каждым человеком. Делая заметки, вы также сообщаете члену вашей команды, что вы серьезно относитесь к их комментариям и опасениям. Также хорошей практикой является просмотр записей предыдущей сессии перед следующей встречей с глазу на глаз, чтобы вы могли подготовиться к любым изменениям на последней встрече.