Что такое внутренний контроль? (с плюсами, минусами и примерами)
5 декабря 2021 г.
У бизнес-подразделений есть разные способы мониторинга и защиты активов своей компании. Например, команда по обслуживанию может проводить ежедневные проверки, чтобы узнать, какие инструменты и сколько инструментов доступны для использования. Административные единицы могут еженедельно обновлять свой текущий запас канцелярских товаров.
Финансовый отдел компании несет ответственность за то, чтобы ее фискальная информация была точной и надежной. Эти меры защиты физических активов и обеспечения целостности методов бухгалтерского учета называются внутренними средствами контроля. В этой статье мы даем определение внутреннему контролю, обсуждаем, как он работает, исследуем преимущества и недостатки использования внутреннего контроля и перечисляем их примеры.
Что такое внутренний контроль?
Внутренний контроль — это физические элементы, политики и методы, которые компания внедряет для защиты целостности своих активов, финансовой и бухгалтерской информации, обеспечения подотчетности и предотвращения мошенничества. Внутренний контроль также включает в себя меры, которые компания принимает для обеспечения того, чтобы ее сотрудники соблюдали все законы и правила и не воровали активы компании. Физические средства контроля, такие как дверные замки, ограничения по площади, сейфы и оборудование для наблюдения, также являются внутренними средствами контроля.
Компания обычно осуществляет надзор за собственным внутренним контролем. Субъекты, не управляемые компанией, управляют внешними средствами контроля, такими как аудиты и расследования регулирующих органов.
Как работает внутренний контроль
Внутренний контроль работает двумя способами: он возлагает на менеджеров компании индивидуальную ответственность за материальные запасы, а также за точность и регулярность финансовой отчетности, и он требует, чтобы компании создавали контрольные журналы для своих финансовых транзакций. Журналы аудита — это записи, содержащие пошаговые детали для отслеживания учетных данных до их источника. Контрольные журналы необходимы для того, чтобы все деловые предприятия были свободны от мошеннических методов ведения бухгалтерского учета.
Типы внутреннего контроля
Существует два типа внутреннего контроля:
Превентивный контроль: это методы и политики, предназначенные для предотвращения проблем до их возникновения.
Детективный контроль: эти процедуры предназначены для выявления уже существующих проблем.
Оба типа внутреннего контроля основаны на обеспечении сохранности материальных активов, разделении обязанностей, санкционировании денежных переводов со счета на счет, одобрении внешних деловых сделок и проверке каждого шага финансовых транзакций.
Преимущества и недостатки внутреннего контроля
Как и в любой бизнес-системе, у внутреннего контроля есть свои преимущества и недостатки:
Преимущества
Некоторые преимущества внутреннего контроля могут включать:
Внутренние элементы управления доступны для ограниченного числа доверенные сотрудники высшего звена. Чем меньше людей задействовано, тем легче контролировать их действия и предотвращать нарушения.
Надлежащим образом разработанные и реализованные средства внутреннего контроля повышают эффективность, делая транзакции прозрачными для любого бизнес-подразделения, которое в них нуждается.
Когда внутренний контроль хорошо сбалансирован между обеспечением прозрачности и поощрением эффективности, он защищает сотрудников от обвинений в нарушениях или незаконном присвоении средств.
Недостатки
К возможным недостаткам внутреннего контроля относятся:
Не существует надежного способа гарантировать, что сотрудники не пренебрегают этими средствами контроля, поскольку человеческое поведение является непредсказуемым элементом в процессе внутреннего контроля.
Если компания плохо планирует или неправильно реализует свой внутренний контроль, сотрудники, использующие его, могут разочароваться и перестать применять его.
Если внутренний контроль компании является слишком жестким, он может препятствовать гибкости, необходимой компании для внесения оперативных изменений по мере необходимости, чтобы оставаться эффективной.
Примеры внутреннего контроля
Вот несколько примеров внутреннего контроля:
1. Делегирование
Компании создают документ с делегированными полномочиями, чтобы указать, кто несет ответственность за важные задачи, включая подписание юридических документов, обработку входящих чеков и наличных денег, подписание чеков компании, разрешение расходов на персонал, доступ к сейфу, доступ к мелкой наличности и доступ к бухгалтерским записям.
2. Авторизация
Точно так же предприятия устанавливают протоколы авторизации, указывая, кто может авторизовать какие виды транзакций. Передовой опыт включает в себя обеспечение того, чтобы никто не санкционировал какие-либо транзакции, которые могут принести финансовую выгоду авторизирующему лицу, и обеспечение того, чтобы подчиненные не санкционировали, например, платежи менеджерам.
3. Активы
Компании используют реестр активов для перечисления каждого актива с идентификационным номером. Реестр представляет собой запись о том, где и когда каждый предмет был куплен, сколько он стоил, на какую сумму он застрахован, историю его ремонта и другие детали, такие как серийные номера, гарантии или гарантийные обязательства.
4. Техническое обслуживание
Надлежащее обслуживание активов компании, таких как оборудование и здания, также является внутренним контролем. Это включает в себя регулярные плановые осмотры и текущее техническое обслуживание, а также ремонт.
5. Наличные
Большинство предприятий сводят операции с наличными к минимуму, что само по себе является формой внутреннего контроля. Денежные средства в кассе открывают возможности для бесхозяйственности и воровства. Когда необходимо иметь наличные деньги, эти внутренние средства контроля важны:
Ограничьте доступ к наличным деньгам и сейфу.
Регулярно сверяйте мелкие наличные.
Храните входящие и исходящие наличные деньги отдельно.
Регулярно вносите денежные средства на хранение. Выдавайте квитанции о поступлении денежных средств.
Получение квитанций об отправке денежных средств.
Держите квитанционные книги надежно запертыми.
6. Покупка
Компании уполномочивают разных людей инициировать, утверждать и оплачивать товары или услуги. Разделение этих обязанностей затрудняет манипулирование процессом закупок таким образом, чтобы это навредило компании.
7. Инвентарь
Разные стороны заказывают и получают входящие товары, разделяя обязанности по закупке запасов. Компании регулярно подсчитывают и регистрируют предметы на месте, проводя физическую инвентаризацию в качестве формы внутреннего контроля.
8. Возврат
Другим примером разделения в качестве внутреннего контроля является возложение ответственности на разных сотрудников за авторизацию возврата и выдачу возмещения за эти возвращенные товары.
9. Кредиторская задолженность
Компании также требуют, чтобы отдельные люди получали входящие счета и утверждали платежи по счетам в своих отделах кредиторской задолженности (AP).
10. Банковское дело
Чтобы исключить возможности для банковского мошенничества, компании немедленно закрывают любой неактивный счет и регулярно сверяют все активные счета.
11. Чеки
Компании предъявляют три требования к подписывающим чекам: надежность, терпение и доступность. Многие предприятия требуют как минимум две подписи на чеках. Компании могут создавать пул уполномоченных лиц, подписывающих документы, поэтому отсутствие одного человека не приведет к задержке выдачи чеков.
12. Заработная плата
Ответственность за отчетность по отработанному времени, утверждение сумм заработной платы и выплату фондов заработной платы возлагается на разных сотрудников. Принцип разделения еще раз помогает предотвратить ненадлежащее обращение со средствами компании.
13. Использование компьютера
Мониторинг и анализ использования компьютеров сотрудниками — это система внутреннего контроля, которую предприятия используют регулярно. Это не только дает представление о действиях сотрудников, которые могут быть мошенническими с финансовой точки зрения, но также помогает контролировать надлежащее использование незаменимого ресурса компании — рабочего времени сотрудников.
14. Страхование
Предприятия приобретают страховку для защиты активов, без которых организации было бы трудно работать, и для защиты ценных предметов, которые могут быть легко украдены. Автомобили, крупные суммы наличных денег за транспорт, специальное оборудование и здания и их содержимое являются примерами имущества, которое компания должна застраховать.