Что такое уровень усилий? Полное руководство
Уровень усилий является важной поддержкой для ключевых задач проекта. Руководители проектов часто принимают это во внимание при создании и ведении графика проекта. Для всех, кто занимается управлением проектами, важно понимать, что такое уровень усилий и какой вклад они вносят в проект. В этой статье мы обсудим, что такое уровень усилий, почему он важен, когда и как его рассчитывать.
Что такое уровень усилий?
Уровень усилий (LOE) — это объем работы, необходимый для поддержки основной деятельности проекта. Усилия — это время, необходимое для выполнения задачи, действия или проекта, и это такой же ценный ресурс, как деньги или материалы. Менеджер проекта может выражать усилия в днях, часах или минутах или в процентах. Для выполнения задачи с более высоким LOE может потребоваться больше работы. Эта работа может выполняться на протяжении всей задачи, а не сразу, поэтому общий уровень усилий является важным числом при оценке графика проекта.
Руководители проектов часто относятся к таким задачам, как администрирование, координация и учет, как к вспомогательным действиям, поскольку они не приносят ощутимых результатов. Команда обычно регулярно повторяет эти действия, чтобы убедиться, что они могут завершить проект. Поскольку эти задачи требуют времени, руководство может определить уровень усилий, необходимых для проекта, и учесть это в расписании проекта. Затем сотрудники балансируют свои усилия между выполнением вспомогательных действий и сосредоточением внимания на достижимых целях.
Уровень активности
Есть много вспомогательных мероприятий, которые требуют определенного уровня усилий. Административные помощники, среди прочего вспомогательного персонала, обычно отвечают за эти задачи. Такие действия, как приобретение расходных материалов, отправка электронных писем, обновление отчетов и телефонные звонки, являются необходимыми компонентами проекта. Управление заинтересованными сторонами — важная деятельность LOE, которая включает в себя отправку регулярных обновлений тем, кто участвует в проекте, планирование встреч и создание документов.
Некоторые другие распространенные действия уровня усилий включают:
Деятельность по управлению проектами
Учет бюджета проекта
Общение с покупателем и продавцом
Обслуживание оборудования во время производства
Встречи команд
Канцелярские обязанности
Почему важен расчет уровня усилий?
Важно рассчитать уровень усилий, потому что это помогает руководству следовать точному графику проекта. Менеджер может лучше подготовиться к работе, если он знает LOE, необходимый для достижения результатов проекта. Расчет LOE помогает им эффективно распределять или перераспределять работу, чтобы члены команды могли успешно выполнять свои задачи. LOE также помогает определить, сколько может стоить проект и его сроки. Занижение или завышение оценки может привести к увеличению сроков поставки и повлиять на график проекта.
Когда следует рассчитывать уровень усилий?
Менеджер проекта может рассчитать уровень усилий на этапах планирования проекта. Перед оценкой LOE они обычно устанавливают и понимают объем и требования проекта. Менеджер обычно основывает расчет уровня усилий на предположениях об окружающей среде, таких как навыки своей команды, надежность оборудования и внешние условия, такие как движение или погода. Менеджер может сообщить об этих предположениях своей команде, руководству и клиентам.
Как рассчитать уровень усилий
Вы можете использовать следующие шаги в качестве руководства для расчета уровня усилий проекта:
1. Решите, насколько точны ваши оценки
Большинство проектов имеют умеренную точность, но некоторые могут потребовать большей точности при определении уровня их усилий. Если в проекте много результатов или задач с приоритетом или уровнем сложности, руководитель проекта может захотеть оценить их более тщательно, чтобы решить, насколько гибким может быть уровень оценки усилий. Четкое представление о том, что должен дать проект, может помочь в этом процессе. Более точная оценка обычно содержит больше деталей и требует больше времени для создания.
2. Используйте метод оценки усилий
Определите начальную оценку LOE для каждого действия, что позволит вам определить время, необходимое для всего проекта. Вы можете использовать метод оценки, чтобы рассчитать усилия, необходимые для каждой задачи. Некоторые распространенные методы оценки включают в себя:
Ранжирование по приоритету: вы можете ранжировать задачи по их уровню приоритета и попросить свою команду присвоить каждой задаче номер ранга. Для выполнения высокоприоритетных задач может потребоваться больше усилий.
Сортировка по категориям: вы можете распределить свои задачи по заранее определенным категориям, таким как сильное, среднее и слабое влияние на цели проекта, путем их сравнения и оценки их LOE.
Присвойте значение: вы можете присвоить каждой задаче значение на основе заранее определенной шкалы — часто шкалы от одного до 10. Вы и ваша команда можете присвоить значение каждой задаче и сравнить эти оценки.
3. Учет дополнительного времени
Включите дополнительное время в свои расчеты LOE. Вы можете добавить время для специализированных ресурсов, таких как внештатные сотрудники, обучение специалистов и юридические услуги. Вы также можете учитывать время управления проектом, то есть усилия, необходимые для регулирования проекта. Часто это 15% от общего количества часов работы. Вы можете включить непредвиденные часы, которые отражают неопределенность вашей оценки. Если вы не уверены, сколько времени может занять задача, вы можете добавить дополнительное время, чтобы учесть риск. Если вы работаете над знакомым проектом, резервные часы могут быть минимальными.
4. Просмотрите и отрегулируйте
Рассчитайте общий уровень усилий, добавив время для каждой задачи. После того, как вы рассчитали LOE вашего проекта, рассмотрите возможность его корректировки для большей точности, особенно если он кажется вам слишком высоким или низким. Вы можете скорректировать свои оценочные допущения для определенных задач, чтобы предотвратить недооценку времени и усилий проекта. Вы можете задокументировать предположения, которые вы сделали для каждой оценки, чтобы отслеживать детали проекта и помогать вам просматривать свои расчеты.
Советы по расчету уровня усилий
Вот несколько советов по расчету LOE, необходимого для задач в проекте:
Тщательно опишите работу
При составлении списка каждой задачи для проекта вы можете описать ее очень подробно, чтобы помочь вам точно оценить уровень усилий, которые она требует. Вы можете включить детали, которые связаны с задачей, как прямо, так и косвенно. Прямые детали могут включать в себя такие действия, как встречи с клиентами или проведение лабораторных испытаний. Косвенными деталями могут быть такие вещи, как обучение сотрудников или подготовка отчетов о проделанной работе.
Проконсультируйтесь с командой проекта
Вы можете включить сотрудников, которые могут работать над каждой задачей, при определении LOE. Вы можете основывать оценку на их конкретных навыках, знаниях и опыте, что может сделать ваши предположения более точными. Это может улучшить понимание человеком деятельности и усилить его приверженность выполнению работы. Консультируясь с членом команды по поводу задачи, часто лучше дать конкретное описание. Это может помочь человеку дать более качественную обратную связь, чтобы создать более надежную оценку.
Учитывайте историю вашего проекта
История может дать ориентир для текущего или будущего потенциала проекта. Если ваша компания завершила аналогичный проект, вы можете просмотреть его записи, чтобы узнать объем затраченных усилий. Сходства могут включать средства, оборудование и технологии проекта, навыки и квалификацию вовлеченных сотрудников или время, необходимое для завершения проекта. Вы также можете встретиться с людьми, которые занимались подобными делами, и спросить об усилиях, которые они приложили. Включение знаний от экспертов может способствовать точной оценке.