Что такое управление запасами активов? (Плюс преимущества и ключевые особенности)

16 сентября 2021 г.

Для компаний часто важно вести инвентаризацию своих ресурсов и отслеживать важную финансовую информацию. Управление активами компании с помощью такого метода, как управление запасами активов, помогает в инвестировании, планировании проектов и управлении рисками. Изучение ключевых особенностей управления запасами активов и программного обеспечения может помочь вам и вашей компании улучшить процессы и принять эффективные инвестиционные решения. В этой статье мы дадим определение управлению запасами активов, обсудим, чем оно отличается от управления запасами, и предоставим список функций, которые может включать программное обеспечение для помощи в управлении активами компании.

Что такое управление запасами активов?

Управление запасами активов — это метод, который компании используют для отслеживания и обновления каждого инструмента, который команда использует для достижения своих целей и завершения проектов. Этот инвентарь часто включает все физические и нематериальные активы компании. Вот примеры активов, анализ которых может быть направлен на управление запасами активов:

• Программные приложения

• Лицензии на использование программ

• Интеллектуальная собственность

• Оборудование

• Процессы проекта

Эта форма управления также полезна при проведении процессов управления рисками, поскольку она описывает инструменты и процессы, которые использует организация, и позволяет сотрудникам выполнять эти оценки. Управление запасами активов помогает создать профиль каждого актива, которым владеет организация, который включает потенциальные риски для каждого инструмента или процесса.

Почему компании внедряют управление запасами активов?

Управление запасами активов — эффективный способ защиты и отслеживания собственности и проектов компании. Организации используют этот процесс, потому что они могут получить такие преимущества, как:

Улучшенная организация

Приоритетом управления запасами активов является отслеживание местонахождения активов и любого технического обслуживания, которое может им потребоваться. Это помогает улучшить организацию компании, поскольку позволяет сотрудникам быстро находить необходимые активы. Управление запасами активов также полезно для целей бухгалтерского учета, поскольку оно упорядочивает информацию, которую сотрудники финансового отдела используют для создания отчетов о финансах компании. Эффективная инвентаризация активов регистрирует стоимость каждого предмета и измеряет амортизацию предмета за определенный период времени.

Обеспеченные активы

Управление активами также помогает компаниям гарантировать, что они могут защитить каждый объект — материальный или нематериальный — от кражи или повреждения. Управление запасами активов также гарантирует, что компания придерживается законов и правил, касающихся каждого элемента. Например, владение определенным программным обеспечением или оборудованием может потребовать от компании получения лицензии, что может выявить этот тип управления.

Возможность оценить стоимость активов

Управление запасами активов помогает компаниям рассчитать стоимость своих активов, поскольку оно отслеживает жизненный цикл актива и поддерживает обновленные записи о его предыдущем использовании. Поскольку использование актива обесценивает его ценность, полезно отслеживать, когда сотрудники используют какой-либо элемент. Оценка активов является важной задачей, которая также может точно определить ценность вашей компании и ее финансовое положение для акционеров.

Надлежащее консультирование по будущим инвестициям

Понимание стоимости и количества активов помогает управленческому персоналу компании принимать правильные инвестиционные решения, например, решать, покупать ли новое оборудование или тратить деньги на инновации. Например, управление запасами активов может дать количественную оценку того, как часто сотрудники используют тот или иной предмет или редко ли профессионалы используют тот или иной актив. Точно так же, если каждый отдел компании использует такой актив, как принтер, управленческий персонал может быть уверен, что инвестиции в дополнительные принтеры положительно повлияют на эффективность их компании.

Различия между управлением запасами активов и управлением запасами

Управление запасами активов и управление запасами различаются по следующим ключевым параметрам:

Владение

Управление запасами активов оценивает то, чем владеет компания, например, ее оборудование и собственность. Активы обычно остаются в собственности компании, которую она редко продает. И наоборот, управление запасами отслеживает продукты, которые компании продают потребителям или покупают сами для производства.

Продолжительность владения

Поскольку компания владеет своими активами, она обычно владеет этими предметами в течение более длительного периода времени, чем предметами, проанализированными с помощью стратегий управления запасами. Процессы управления запасами анализируют товары, которыми компании владеют непродолжительное время, потому что они стремятся быстро купить или продать их. Как правило, если компания планирует владеть предметом в течение года или дольше, он квалифицируется как актив, и сотрудники, осуществляющие управление запасами активов, контролируют его.

Цель

В то время как управление запасами активов и управление запасами направлены на отслеживание местоположения, количества и стоимости предметов, только управление запасами активов анализирует производительность и амортизацию предмета. Стоимость активов, включая амортизацию, оказывает большее влияние на финансовое состояние компании, чем стоимость товарно-материальных запасов, поскольку активы находятся во владении компании в течение более длительного периода времени.

Какие функции включает программное обеспечение для управления запасами активов?

Инвестиции в программную систему, которая помогает вашей компании отслеживать запасы активов, выгодны для управленческого персонала и могут повысить их производительность. Часто важно учитывать функции, которые могут потребоваться персоналу по управлению запасами активов в вашей компании, в том числе:

График технического обслуживания

Функция планирования технического обслуживания позволяет планировать плановое техническое обслуживание таких активов, как оборудование и оборудование. Установление графика технического обслуживания может повысить производительность вашей компании, поскольку активы готовы к использованию или получают техническое обслуживание, когда они недоступны. Функция, позволяющая планировать и отслеживать техническое обслуживание активов, также может помочь в экстренных ситуациях, если актив требует ремонта во время использования. Обслуживающий персонал может работать с активом, в то время как сотрудники, которые использовали актив, могут временно переключиться на другое задание.

Отчеты об объектах

Функция отчетности также важна, поскольку она представляет собой основную цель управления запасами активов. Наиболее полезно, если программное обеспечение позволяет вам выбирать данные, по которым вы хотите создавать отчеты, такие как производительность и стоимость активов. Функция отчетности также может предоставлять автоматические обновления ваших активов, что снижает нагрузку на вашу команду по управлению активами.

Облачное хранилище

Если программное обеспечение для управления запасами активов содержит систему облачных вычислений, оно может иметь возможность работать и хранить данные в режиме онлайн на удаленном сервере. Это может позволить вашему программному обеспечению быть более совместимым с процессами в вашей компании, поскольку сотрудникам не потребуется новое оборудование для облачных систем. Программное обеспечение, включающее систему облачных вычислений, также более доступно и позволяет сотрудникам получать доступ к системе управления запасами активов из любого места, где есть подключение к Интернету.

Настройка системы

Также может быть полезно, чтобы ваше программное обеспечение для управления запасами активов имело функцию настройки. Это позволяет загружать специфические для компании процессы в операционную систему программного обеспечения. Настройка также может помочь обеспечить совместимость программного обеспечения с системами и оборудованием, которые компания уже использует.