Что такое управление информацией? Определение и преимущества

2 сентября 2021 г.

Управление информацией является жизненно важным аспектом бизнеса, управляемого данными, который позволяет им принимать более эффективные решения и достигать целей. Понимание цели управления информацией может помочь вашему бизнесу повысить эффективность использования, защиты и хранения информации.

В этой статье мы объясним, что такое управление информацией, чем оно отличается от управления данными, его важность на рабочем месте и как вы можете создать систему управления информацией для своей компании.

Что такое управление информацией?

Управление информацией — это сбор, хранение, управление и сопровождение данных и других видов информации. Он включает в себя сбор, распространение, архивирование и уничтожение информации во всех ее формах. Управление информацией охватывает процедуры и руководящие принципы, которые организации принимают для управления и передачи информации между различными лицами, отделами и заинтересованными сторонами.

Управление информацией фокусируется на уровне контроля организации над информацией, которую она производит. Это требует строительства специального системы управления информацией разработан, чтобы помочь компании использовать свои ресурсы для поддержки бизнес-процессов.

Управление информацией также связано с тем, как организация делится и доставляет информацию различным получателям. Это включает формат, такой как цифровая и физическая информация, и носитель, включая компьютеры, серверы, веб-сайты, социальные сети, мобильные устройства и приложения.

Управление информацией и управление данными

Управление информацией начинается с создания и сбора данных, которые обрабатываются и анализируются в информацию. Следующим шагом является хранение, совместное использование и архивирование, когда становятся доступными более свежие данные. Этот процесс заканчивается уничтожением информации по разным причинам, включая безопасность, конфиденциальность, стоимость и ограничения хранения.

Управление данными является подмножеством управления информацией и относится к политикам, планам и программам, которые защищают и контролируют данные и информационные активы посредством их жизненные циклы. Управление данными дает организациям контроль над своими бизнес-данными, что может свести к минимуму нарушения безопасности и другие риски, если все сделано правильно.

Управление информацией и его роль на рабочем месте

Управление информацией позволяет организации достигать различных целей. Это улучшает соответствие требованиям, снижает риски и контролирует доступ к жизненно важной бизнес-информации.

Вот почему управление информацией важно на рабочем месте:

1. Контролирует создание записей

Эффективная система управления информацией может помочь организации контролировать создание и рост записей. Без определенной стратегии создания и записи информации на рабочем месте может производиться избыточное количество бумажных и безбумажных записей.

Это может увеличить время поиска записей и увеличить затраты на управление информационными ресурсами. Чтобы предотвратить это, протоколы управления информацией устанавливают ограничения на создание и уничтожение информации для повышения производительности и эффективности.

2. Обеспечивает соответствие нормативным требованиям

Многим организациям приходится работать в рамках правил, касающихся того, как они обрабатывают клиентские и бизнес-данные. Эффективная система управления информацией предоставляет рекомендации, обеспечивающие соблюдение законов и нормативных актов, что позволяет компании избежать юридических и финансовых санкций, которые могут возникнуть в результате случайных нарушений.

3. Снижает эксплуатационные расходы

Рабочие места нуждаются в эффективной системе управления информацией, чтобы снизить затраты на ведение документации. Сбор данных, анализ, хранение, обмен и уничтожение информации являются капиталоемкими операциями, особенно для крупных организаций. Управление информацией отдает приоритет наиболее важным записям, сокращая расходы на протяжении всего жизненного цикла информации.

4. Внедряет новые технологии

Управление информацией дает возможность внедрять новые и более эффективные технологии управления информацией. Это может быть автоматизация, корпоративные решения, искусственный интеллект или любой технологический продукт или услуга, которые помогут компании извлечь больше выгоды из своей информации.

5. Повышает производительность и эффективность

Отличная система управления информацией может улучшить то, как сотрудники хранят и извлекают информацию, необходимую в их повседневной деятельности. Это также может упростить распространение информации среди различных получателей по нескольким каналам, что позволяет командам легко сотрудничать и общаться в разных часовых поясах и местах. Эффективная система управления информацией может помочь организации извлечь из своих записей полезную информацию для принятия решений.

6. Снижает риски

Важной функцией управления информацией является снижение риска юридических и финансовых наказаний против организации. Это достигается с помощью четко определенного протокола для записи, хранения, распространения и уничтожения данных. Это снижает вероятность нарушений и улучшает соблюдение правил.

7. Защищает конфиденциальную информацию и сохраняет корпоративную память

Организациям необходим процесс для защиты жизненно важной информации от конкурентов и несанкционированного доступа. Управление информацией обеспечивает систему защиты конфиденциальной информации от злоумышленников, системных сбоев и стихийных бедствий. Это помогает защитить конфиденциальность и целостность жизненно важных информационных активов, позволяя владельцу извлекать максимальную выгоду из своих коммерческих секретов.

Управление информацией также помогает организации создать надежную институциональную память, которую она может использовать для планирования и принятия важных стратегических решений.

Как создать систему управления информацией

Используйте эти восемь шагов для создания системы управления информацией:

1. Определите требования к информации

Первым шагом при создании системы управления информацией является определение требований к информации. Это может быть в форме внутреннего исследования или опроса в масштабах всей компании, чтобы определить масштаб системы по отношению к бизнесу, его операциям, заинтересованным сторонам и нормативным требованиям. Простой способ выполнить этот шаг — запросить у сотрудников и руководства объем и тип информации, необходимой им для выполнения своих обязанностей.

2. Наметить цели

Чтобы система была успешной, организация должна определить свои цели в форме руководств или протоколов, которые будут направлять внедрение. Рассмотрите общие принципы управления, которые будут служить руководством для пользователя, когда система будет введена в эксплуатацию.

3. Определите источники информации

Организации могут собирать информацию из различных источников, включая сотрудников, внутренние отделы, исследования конкурентов, информацию о рынке и регулирующие органы. Цели системы часто определяют источники информации.

4. Определите методы сбора и классификации

После того как вы определили источники информации, следующим шагом будет определение методов сбора и классификации информации. Это включает определение объема сбора информации, а также частоты, места и времени. Для классификации определите, какая информация относится к количественным, качественным, техническим, демографическим, финансовым, юридическим и другим категориям. Этот шаг также включает в себя хранение текущей информации и архивирование, когда она устаревает.

5. Определите способ распространения

Далее вы определите получателей информации, формат и каналы распространения. Вы также будете решать, когда предоставлять доступ к данным и другие меры контроля для предотвращения нарушений.

6. Проведите анализ затрат и результатов

Стоимость системы управления информацией будет включать расходы на создание инфраструктуры, обучение персонала, повседневную эксплуатацию и техническое обслуживание. Эффективная система управления информацией обеспечит преимущества, которые перевешивают затраты.

Прочитайте больше: Анализ затрат и результатов: определение и преимущества

7. Внедрить и оценить

Если анализ затрат и результатов положительный, вы начнете настраивать систему и обеспечивать обучение и руководство по эксплуатации. Вы хотите, чтобы сотрудники, использующие систему, повысили свою производительность и эффективность на работе.

Вы должны оценить производительность системы через несколько месяцев, чтобы определить, насколько она соответствует поставленным задачам, в том числе убедиться, что выгоды по-прежнему перевешивают затраты. Более короткие периоды для записи и извлечения информации и более широкое использование данных для принятия решений также являются признаками того, что система работает.

Если в стратегии управления информацией компании есть упущения, оценка может помочь определить пути улучшения системы для повышения эффективности.

8. Поддерживать и улучшать

Оценка покажет, как повысить эффективность системы, а также даст возможность модернизировать инфраструктуру и переподготовить персонал. Непрерывные улучшения могут положительно повлиять на способность компании достигать краткосрочных и долгосрочных целей.