Что такое управление эффективностью и как оно используется?
Для успеха бизнеса важно, чтобы группы и сотрудники имели четкие цели и ожидания. Управление эффективностью создает структуру для определения ожиданий и вознаграждения за достижения в организации. Использование методов управления эффективностью делает менеджеров более эффективными, а сотрудников более отзывчивыми на инструкции. В этой статье мы обсудим, что такое управление эффективностью, как оно используется на рабочем месте и какие преимущества оно приносит.
Управление эффективностью — это система постановки целей внутри компании, доведения этих целей до персонала, наблюдения за выполнением этих целей, а также реагирования и вознаграждения сотрудников в соответствии с их работой. Управление эффективностью предназначено для создания общего понимания ожиданий во всей организации, что позволяет улучшить результаты. При правильном внедрении управление эффективностью помогает менеджерам сосредоточить внимание своих сотрудников на желаемых результатах и дает сотрудникам ясность в отношении того, что от них ожидается в любое время. Это создает систему, в которой выигрывают все в компании, и в результате улучшается итоговая прибыль компании.
Системы управления эффективностью — популярный метод управления персоналом, потому что они дают много преимуществ компании, внедряющей их. Некоторые из наиболее важных преимуществ системы управления эффективностью:
Координация: когда сотрудники и руководство соглашаются в отношении ожиданий и целей для отдела или всей компании, это облегчает работу как сплоченной единицы. Благодаря информированию сотрудников и команд о том, что от них ожидается, им не нужно тратить время на выполнение задач, которые компания считает неважными. Эффективное использование времени в офисе приносит пользу не только компании, но и сотрудникам, давая им ощущение, что они вносят свой вклад в что-то важное.
Эффективность: поскольку сотрудники системы управления эффективностью точно знают, чего от них ожидают, им проще тратить время более разумно. Как работодателю легче решить, что для вас наиболее важно делать в данный момент времени, когда вы знаете, каковы ваши приоритеты и чего руководство хотело бы от вас.
Мотивация: как сотруднику важно чувствовать, что ваша работа ценится. Когда кажется, что тяжелая работа не вознаграждается, естественно, что производительность в результате снижается, потому что мотивация продолжать усердно работать рассеивается, когда менее трудолюбивые коллеги получают такое же вознаграждение. Когда вы мотивированы как сотрудник, ваш день становится легче, а ваша общая производительность идет на пользу компании.
Производительность: когда сотрудники могут более эффективно использовать свое время и мотивированы, они могут выполнять больше работы каждый день. Это отличный способ для сотрудников выделиться перед руководством, и при правильном внедрении управления эффективностью такая повышенная производительность будет вознаграждена. Более продуктивные сотрудники являются активом компании, поэтому такие вознаграждения, как прибавки к зарплате и продвижение по службе, используются для поощрения других сотрудников следовать примеру продуктивных сотрудников, а также для поощрения сотрудников продолжать продуктивно работать.
Оценка: система управления эффективностью создает структуру, которой следует следовать как сотруднику, и вознаграждает вас, когда вы достигаете и превосходите свои цели и ожидания. Когда ваша тяжелая работа будет должным образом вознаграждена, вы почувствуете, что вас ценят как работника. Знание того, что ваша компания ценит тяжелую работу, которую вы выполняете, может сделать вашу работу более приятной, а это, в свою очередь, облегчит компании удержание наиболее продуктивных сотрудников.
Прибыльность. Конечным результатом этих многочисленных преимуществ внедрения системы управления эффективностью является увеличение прибыльности компании в целом. Выполняя самую важную работу максимально эффективным образом и удерживая сотрудников, которые работают лучше всего, компания позиционирует себя для устойчивого финансового роста.
Эти улучшения в способах работы компании могут помочь увеличить размер прибыли, создать финансовый успех для компании и возможности карьерного роста для персонала, чтобы извлечь выгоду из улучшения положения компании.
Хотя единого общепринятого метода обеспечения управления эффективностью не существует, оценивая наиболее популярные методы и определяя ключевые шаги, вы можете разработать эффективный план управления эффективностью. Выполните следующие действия, чтобы получить максимальную отдачу от структуры управления эффективностью:
Планирование: управление эффективностью опирается на четкую коммуникацию между штатными работниками и руководством, и для такой коммуникации сначала должен быть четкий план коммуникации. Постановка целей и способов их достижения создает основу для работы сотрудников и создает ситуацию, когда все знают, чего от них ожидают.
Действия: важно, чтобы все сотрудники понимали свои обязанности в рамках более крупного плана для оптимальной реализации. Это особенно важно для компаний, где будет тесное сотрудничество между сотрудниками или отделами. Например, если компания разрабатывает код, а одна группа программистов не соответствует спецификациям, это может привести к несовместимости кода и потере рабочего времени. Когда каждый сотрудник действует в соответствии со своими личными целями, это позволяет избежать таких несоответствий.
Мониторинг: на протяжении реализации плана сотрудники руководящего звена должны следить за работой своих сотрудников. Вовлеченный менеджер может определить возможные области для улучшения или заметить, когда работа отклоняется от цели, и вмешаться, чтобы изменить курс. Этот активный надзор приносит пользу как руководителю, который видит лучшие результаты от своих сотрудников, так и сотрудникам, которые знают, что их работа ценится и помогает достичь конечной цели плана.
Обзоры в середине проекта: если преследуемая цель не является краткосрочным планом, важно проводить обзоры на протяжении всего процесса. В качестве менеджера обзор в середине проекта позволяет вам встретиться с сотрудниками в более формальной роли, чтобы обсудить, что они сделали хорошо и что они могут улучшить, а также получить отзывы и потенциально определить способы улучшения плана. Как сотрудник, встречающийся с менеджером, обзоры в середине проекта обеспечивают ценную обратную связь, чтобы скорректировать ваше поведение и обеспечить поощрение за хорошую работу, которую вы проделали при выполнении плана.
Оценка: Когда проект или часть бизнес-плана близится к завершению, руководство снова должно подготовиться к встрече один на один, чтобы поговорить с сотрудниками. Это дает руководству возможность дать оценку выполнению проекта персоналом. Для сотрудников, встречающихся с руководством, это отличная возможность увидеть, как оценивается их работа, а также высказать свое мнение о том, что сработало, а что нет на протяжении всего процесса.
Реагирование: Встреча со всеми членами команды может дать много информации и мнений о плане. Эта информация является важным инструментом, который вы можете использовать, когда вернетесь к началу процедуры и начнете планировать следующий набор целей. Внедряя вещи, которые работали в большем масштабе, и стремясь внести исправления в области, нуждающиеся в улучшении, этот процесс реагирования позволяет создавать лучшие планы действий в будущем.
Поощрение: когда сотрудники преуспевают и достигают или перевыполняют свои цели, рассмотрите возможность предоставления им вознаграждения. Это может происходить во многих формах, начиная от продвижения по службе и заканчивая дополнительными преимуществами, такими как дополнительные дни отпуска. Сотрудники могут реагировать на поощрения повышением удовлетворенности работой и производительностью, что также устанавливает стандарты для проектов в будущем.
Документирование: этот процесс должен происходить на протяжении всего проекта. В дополнение к четкой документации по целям, которая обеспечивает руководство и формальные ожидания, документация также упрощает обмен информацией, собранной в ходе процесса, с другими людьми, которые, возможно, не присутствовали на всем этом. Чем точнее ваши записи, тем более обоснованными могут быть будущие решения.
Эффективная реализация необходима для управления эффективностью, чтобы увидеть максимально возможные преимущества от программы.
Лучший способ для офиса внедрить управление эффективностью — использовать систему SMART. Метод SMART говорит, что инструкции и цели для персонала при управлении эффективностью должны быть:
Конкретность: чтобы цель была эффективной, сотрудник должен полностью понимать, что от него ожидается. При постановке целей в приоритете должна быть конкретика, поскольку она обеспечивает важное руководство для сотрудников. Если вы получили неясную цель, поговорите со своим руководителем, чтобы лучше понять, что от вас ожидается.
Измеримость:**** Ставя или получая цель, обе стороны должны понимать, как они будут измерять успех. Это может быть что угодно: от предоставления конечного продукта к определенному сроку до достижения определенного количества продаж. Какой бы ни была цель и как бы она ни оценивалась, важно, чтобы все участники понимали, как она будет оцениваться и что будет считаться успешным результатом.
Достижимый:**** Эффективная цель сотрудника должна быть такой, достижение которой можно обоснованно ожидать от сотрудника, и которая находится в пределах контроля сотрудника. Амбициозная, но достижимая цель дает возможность преуспеть. Получая цели от менеджера, вы можете обсудить осуществимость и амбициозность цели и, возможно, попросить сделать ее более реалистичной или более сложной, если вы чувствуете, что текущая цель не идеальна.
Актуальность:**** Цели, поставленные перед каждым сотрудником, должны соответствовать роли сотрудника в компании. Это может означать, что они основаны как на предыдущих ожиданиях в отношении позиции, так и на том, как позиция должна выполняться в будущем. Если действие кажется удаленным от предыдущих ожиданий для сотрудника, следует обсудить изменения, в том числе, почему происходит изменение фокуса, подходит ли это изменение и что можно сделать, чтобы максимизировать шансы на успех. для работника, преследующего цель.
Ограничение по времени:**** Сроки достижения цели — еще один важный момент коммуникации, который гарантирует, что все стороны понимают, что от них ожидается. График должен быть достижим при усердной и эффективной работе сотрудника, которому он назначен, и должен содержать конкретные детали. Для более крупных целей может быть несколько сроков, к которым ожидается завершение различных этапов проекта. И для менеджера, и для сотрудника важно понимать сроки и говорить о любых проблемах, которые у них есть по поводу предложенных сроков.