Что такое совещание по обновлению статуса? (Плюс советы и преимущества)
2 апреля 2022 г.
Совещания по обновлению статуса — это регулярные конференции, которые профессионалы проводят, чтобы информировать свою команду о ходе проекта. Вы, вероятно, столкнетесь или даже запланируете встречи по обновлению статуса, независимо от того, в какой области или отрасли вы работаете. Если вы начинаете проект в ближайшем будущем, вам может быть полезно узнать, что такое собрание по обновлению статуса, и несколько советов по его планированию.
В этой статье мы определяем собрания для обновления статуса, объясняем, почему они важны, рассматриваем некоторые преимущества этих типов собраний и перечисляем несколько полезных советов, которые следует учитывать при планировании такого собрания.
Что такое встреча с обновлением статуса?
Совещание по обновлению статуса — это периодическое запланированное собрание, которое вы проводите, чтобы проинформировать других о статусе чего-либо, например проекта. Эти типы встреч существуют, чтобы помочь команде следить за графиком проекта, держать друг друга подотчетными, делиться новостями о прогрессе и обсуждать важные изменения в проекте. На собраниях по обновлению статуса вы обычно обсуждаете успехи и неудачи, с которыми в настоящее время сталкивается ваша команда, определяете проблемы, формируете планы действий для решения проблем и организуете или реорганизуете ресурсы по мере необходимости.
Руководители рабочих мест, такие как менеджеры проектов, руководители отделов, президенты, генеральные директора или генеральные менеджеры, часто проводят собрания по обновлению статуса. В этих собраниях может участвовать как можно больше сотрудников, так и меньше, в том числе те, которые непосредственно связаны с проектом, например, менеджер проекта, и те, кто не может напрямую влиять на него, например, сотрудник бухгалтерского отдела, — в зависимости от того, насколько велика цель. проект и тема встречи.
Почему встречи по обновлению статуса важны?
Совещания по обновлению статуса важны на рабочем месте по целому ряду причин, поскольку они выполняют следующие функции:
Держите всех в курсе
Совещания по обновлению статуса важны, потому что они создают платформу для обмена статусом проекта и действуют как средство передачи информации и обмена информацией о ходе проекта. Без таких собраний члены команды не были бы в курсе последних событий и, возможно, не настолько эффективны, насколько это возможно. Предоставление максимально возможной информации всем участникам проекта может помочь всем не сбиться с пути и привести их к успеху.
Помочь вам сравнить прогресс с заранее установленным графиком
Встречи по обновлению статуса сосредоточены на обмене статусом определенного проекта, действия или задачи. Как правило, проекты придерживаются определенных временных рамок, которые определяют определенные вехи и достижения, которых они должны достичь в определенные моменты времени. Из-за этого этот тип собрания позволяет вам обмениваться обновлениями о ходе проекта, а затем использовать эту информацию для сравнения с ожидаемым ходом. Это может помочь вам определить, что вам нужно изменить в выполнении проекта, чтобы он своевременно достиг своих целей.
Позвольте вам поделиться информацией о достижениях
По мере продвижения проекта проектная команда достигает своих целей и достигает контрольных точек проекта. Проведение собрания по обновлению статуса может позволить членам команды поделиться информацией о своих конкретных достижениях и о том, как они их выполнили, как они повлияли на проект и чего они намерены достичь дальше. Это не только информирует всех о конкретных целях проекта, но и помогает поднять моральный дух членов команды.
Преимущества совещаний по обновлению статуса
Существует множество преимуществ, которые вы обычно получаете, проводя собрания по обновлению статуса. Преимущества могут повлиять как на вас, так и на любых коллег, участвующих в проекте, и обычно включают следующее:
Создание платформы для обмена обновлениями по проекту
Предоставление подробной информации о любых изменениях в проекте
Поощрение обсуждения между командой и отделами
Позволяет вам определить любые предстоящие проблемы, с которыми может столкнуться команда
Создание платформы для повышения вовлеченности сотрудников
Воспитание чувства сотрудничества между сотрудниками
Обеспечение частых встреч проектных команд для обсуждения состояния проекта.
Советы по планированию совещания по обновлению статуса
Учтите эти полезные советы при планировании совещания по обновлению статуса:
Отправка напоминания заблаговременно. Перед собранием, посвященным обновлению статуса, вы можете рассылать объявление задолго до того дня, когда оно состоится, в котором вы объявляете, когда, где и в какое время вы проводите собрание. Таким образом, у всех приглашенных на собрание будет достаточно времени, чтобы подготовиться к нему, и они смогут присутствовать на нем.
Следуйте повестке дня. Составление повестки дня встречи и тщательное ее соблюдение помогут вам не сбиться с пути во время встречи с обновлением статуса. Составление повестки дня, включающей только самые важные темы и вопросы, может помочь совещанию пройти максимально эффективно.
Предоставьте повестку дня: перед встречей может быть полезно разослать план всего, что вы планируете обсудить на ней. Хотя вам не нужно включать в эту повестку дня слишком много деталей, участникам собрания может быть полезно знать, чего ожидать от собрания с обновлением статуса.
Будьте краткими. Проведение собрания, которое будет кратким и по существу, может помочь гарантировать, что все сосредоточатся на том, что наиболее важно, и что все узнают то, что им нужно, с минимальными затратами времени. Краткость совещания по обновлению статуса также может позволить всем сотрудникам как можно скорее вернуться к работе над рассматриваемым проектом.
Подчеркивайте только самое важное: возможно, нет необходимости обсуждать каждый аспект прогресса проекта. Вместо этого рассмотрите возможность выделения только самых важных обновлений или сведений о ходе работы на собрании по обновлению статуса.
Приглашайте только тех, кто участвует в проекте: возможно, нет необходимости приглашать всех сотрудников компании на собрание по обновлению статуса. Приглашение только тех, на кого влияет проект, или тех, кто вносит свой вклад в проект, может помочь обеспечить эффективность собрания.