Что такое совещание по обновлению статуса? (Плюс советы и преимущества)

2 апреля 2022 г.

Совещания по обновлению статуса — это регулярные конференции, которые профессионалы проводят, чтобы информировать свою команду о ходе проекта. Вы, вероятно, столкнетесь или даже запланируете встречи по обновлению статуса, независимо от того, в какой области или отрасли вы работаете. Если вы начинаете проект в ближайшем будущем, вам может быть полезно узнать, что такое собрание по обновлению статуса, и несколько советов по его планированию.

В этой статье мы определяем собрания для обновления статуса, объясняем, почему они важны, рассматриваем некоторые преимущества этих типов собраний и перечисляем несколько полезных советов, которые следует учитывать при планировании такого собрания.

Что такое встреча с обновлением статуса?

Совещание по обновлению статуса — это периодическое запланированное собрание, которое вы проводите, чтобы проинформировать других о статусе чего-либо, например проекта. Эти типы встреч существуют, чтобы помочь команде следить за графиком проекта, держать друг друга подотчетными, делиться новостями о прогрессе и обсуждать важные изменения в проекте. На собраниях по обновлению статуса вы обычно обсуждаете успехи и неудачи, с которыми в настоящее время сталкивается ваша команда, определяете проблемы, формируете планы действий для решения проблем и организуете или реорганизуете ресурсы по мере необходимости.

Руководители рабочих мест, такие как менеджеры проектов, руководители отделов, президенты, генеральные директора или генеральные менеджеры, часто проводят собрания по обновлению статуса. В этих собраниях может участвовать как можно больше сотрудников, так и меньше, в том числе те, которые непосредственно связаны с проектом, например, менеджер проекта, и те, кто не может напрямую влиять на него, например, сотрудник бухгалтерского отдела, — в зависимости от того, насколько велика цель. проект и тема встречи.

Почему встречи по обновлению статуса важны?

Совещания по обновлению статуса важны на рабочем месте по целому ряду причин, поскольку они выполняют следующие функции:

Держите всех в курсе

Совещания по обновлению статуса важны, потому что они создают платформу для обмена статусом проекта и действуют как средство передачи информации и обмена информацией о ходе проекта. Без таких собраний члены команды не были бы в курсе последних событий и, возможно, не настолько эффективны, насколько это возможно. Предоставление максимально возможной информации всем участникам проекта может помочь всем не сбиться с пути и привести их к успеху.

Помочь вам сравнить прогресс с заранее установленным графиком

Встречи по обновлению статуса сосредоточены на обмене статусом определенного проекта, действия или задачи. Как правило, проекты придерживаются определенных временных рамок, которые определяют определенные вехи и достижения, которых они должны достичь в определенные моменты времени. Из-за этого этот тип собрания позволяет вам обмениваться обновлениями о ходе проекта, а затем использовать эту информацию для сравнения с ожидаемым ходом. Это может помочь вам определить, что вам нужно изменить в выполнении проекта, чтобы он своевременно достиг своих целей.

Позвольте вам поделиться информацией о достижениях

По мере продвижения проекта проектная команда достигает своих целей и достигает контрольных точек проекта. Проведение собрания по обновлению статуса может позволить членам команды поделиться информацией о своих конкретных достижениях и о том, как они их выполнили, как они повлияли на проект и чего они намерены достичь дальше. Это не только информирует всех о конкретных целях проекта, но и помогает поднять моральный дух членов команды.

Преимущества совещаний по обновлению статуса

Существует множество преимуществ, которые вы обычно получаете, проводя собрания по обновлению статуса. Преимущества могут повлиять как на вас, так и на любых коллег, участвующих в проекте, и обычно включают следующее:

• Создание платформы для обмена обновлениями по проекту

• Предоставление подробной информации о любых изменениях в проекте

• Поощрение обсуждения между командой и отделами

• Позволяет вам определить любые предстоящие проблемы, с которыми может столкнуться команда

• Создание платформы для повышения вовлеченности сотрудников

• Воспитание чувства сотрудничества между сотрудниками

• Обеспечение частых встреч проектных команд для обсуждения состояния проекта.

Советы по планированию совещания по обновлению статуса

Учтите эти полезные советы при планировании совещания по обновлению статуса:

• Отправка напоминания заблаговременно. Перед собранием, посвященным обновлению статуса, вы можете рассылать объявление задолго до того дня, когда оно состоится, в котором вы объявляете, когда, где и в какое время вы проводите собрание. Таким образом, у всех приглашенных на собрание будет достаточно времени, чтобы подготовиться к нему, и они смогут присутствовать на нем.

• Следуйте повестке дня. Составление повестки дня встречи и тщательное ее соблюдение помогут вам не сбиться с пути во время встречи с обновлением статуса. Составление повестки дня, включающей только самые важные темы и вопросы, может помочь совещанию пройти максимально эффективно.

• Предоставьте повестку дня: перед встречей может быть полезно разослать план всего, что вы планируете обсудить на ней. Хотя вам не нужно включать в эту повестку дня слишком много деталей, участникам собрания может быть полезно знать, чего ожидать от собрания с обновлением статуса.

• Будьте краткими. Проведение собрания, которое будет кратким и по существу, может помочь гарантировать, что все сосредоточатся на том, что наиболее важно, и что все узнают то, что им нужно, с минимальными затратами времени. Краткость совещания по обновлению статуса также может позволить всем сотрудникам как можно скорее вернуться к работе над рассматриваемым проектом.

• Подчеркивайте только самое важное: возможно, нет необходимости обсуждать каждый аспект прогресса проекта. Вместо этого рассмотрите возможность выделения только самых важных обновлений или сведений о ходе работы на собрании по обновлению статуса.

• Приглашайте только тех, кто участвует в проекте: возможно, нет необходимости приглашать всех сотрудников компании на собрание по обновлению статуса. Приглашение только тех, на кого влияет проект, или тех, кто вносит свой вклад в проект, может помочь обеспечить эффективность собрания.