Что такое прогнозирование проекта для управления проектами?
Детальное планирование проекта поможет вам лучше управлять своими ресурсами и не выходить за рамки бюджета и сроков. Используя прогнозирование проекта, вы можете делать полезные прогнозы о том, когда и как ваши проекты могут развиваться. Это позволяет вам вносить другие коррективы для достижения лучших результатов проекта. В этой статье мы даем определение прогнозированию проекта, объясняем его важность и обсуждаем методы прогнозирования и советы, которые помогут вам начать работу.
Что такое проектное прогнозирование?
Прогнозирование проекта — это процедура, используемая для предсказания или оценки будущего текущего проекта. Анализируя такие показатели, как стоимость, продолжительность и качество или производительность результатов, менеджеры проектов могут определить, идет ли проект по плану. Если прогноз проекта показывает благоприятный прогресс, вы можете продолжить проект, утвердить аналогичные проекты или объявить о проекте публично. Если прогноз показывает непредвиденные проблемы, вы можете внести соответствующие коррективы, чтобы приспособиться к новой траектории проекта.
Почему прогнозирование важно в управлении проектами?
Прогнозирование важно, потому что оно помогает выявлять и учитывать факторы риска проекта, максимально точно прогнозировать результаты проекта и помогает обеспечить общий успех проекта. Менеджеры проектов обычно достигают целей проекта, учитывая объем, цели в области качества, риски, затраты, прогнозируемую продолжительность и человеческие ресурсы, необходимые для любого проекта. Затем они работают над поддержанием эффективной коммуникации и рабочего процесса в соответствии с требованиями и сроками. Хотя данные из предыдущих проектов могут быть полезны при создании первоначального плана, прогнозирование проекта позволяет проектным группам вносить в проект упреждающие корректировки в режиме реального времени.
Прогнозирование проекта является наиболее точным, если оно выполняется не менее чем на 20 % пути выполнения проекта. Завершение прогнозирования может быть еще более полезным, когда проект завершен на 20-40%. Это время помогает гарантировать, что прогнозирование основано на достаточном количестве данных, что может привести к более точным прогнозам и оценкам факторов риска. Прежде чем проект будет завершен хотя бы на 20%, обратитесь к первоначальному плану проекта за руководством.
Показатели прогнозирования проекта
Элементы, которые могут учитывать прогнозисты проекта, включают:
Стоимость: комбинируя прошлые и текущие показатели расходов, менеджеры проектов могут сделать максимально точную оценку расходов. Это может помочь определить, превысит или уложится ли проект в изначально прогнозируемый бюджет, что является ключевым фактором успеха проекта.
Продолжительность. Понимание того, сколько времени может занять выполнение проекта и ожидается ли соблюдение запланированных сроков, является ключом к эффективному управлению проектами. Чтобы точно спрогнозировать время как показатель проекта, руководители проектов анализируют прошлые и будущие риски, связанные с проектом, такие как низкая или непредсказуемая доступность ресурсов.
Качество: для некоторых проектов качество результатов является ключевым, но показатели качества и стандарты могут сильно различаться от проекта к проекту. В дополнение к историческим данным и прототипам прогнозирование проекта предоставляет самую актуальную информацию из самого проекта после того, как он вышел из стадии планирования.
Методы прогнозирования проекта
Большинство методов прогнозирования проектов относятся к одной из трех категорий:
1. Качественные методы
Методы качественного прогнозирования используют такие данные, как мнения экспертов или ответы на опросы, для предсказания возможных результатов проекта. Методы качественного прогнозирования можно использовать на ранних этапах жизненного цикла проекта, когда качественные данные более доступны, чем количественные данные, которые включают конкретные цифры и факты.
Некоторые качественные методы предполагают индивидуальное интервьюирование экспертов и предоставление им возможности высказать свое уникальное, непредвзятое мнение. Синоптики могут сравнить эти мнения, чтобы определить наиболее широко согласованный результат. В качестве альтернативы вы можете попросить экспертов сотрудничать, что может способствовать общению и формированию консенсуса в команде.
2. Анализ и прогнозирование временных рядов
Методы этой категории используют количественные данные и шаблоны, чтобы делать прогнозы о будущем проекта. Исторические данные очень важны для анализа временных рядов и методов прогнозирования, потому что большие наборы данных, охватывающие более длительный период времени, обеспечивают более точные прогнозы. Вот несколько примеров техник из этой категории:
Анализ тенденций. Этот метод, также известный как прогнозирование тенденций, прогнозирование тенденций или прямолинейное прогнозирование, использует исторические данные для создания прогнозируемой траектории расходов до конца проекта. Он часто используется для создания прогнозов, связанных со стоимостью и прибыльностью проекта.
Анализ безубыточности: этот метод прогнозирования проекта прогнозирует общую стоимость проекта и использует этот прогноз для оценки того, сколько денег должен заработать проект, чтобы превзойти его первоначальную стоимость и стать прибыльным. Это делает анализ безубыточности полезным методом для создания доверия как у инвесторов, так и у команды проекта.
Анализ затрат и выгод: этот инструмент прогнозирования работает путем количественной оценки затрат и выгод проекта, чтобы прогнозисты могли их сравнивать. Это также позволяет менеджеру проекта легко сравнивать преимущества одного проекта с другим, что может помочь ему определить, на каких проектах следует сосредоточиться.
3. Повседневные модели
Случайные модели используют очень конкретную информацию и данные о взаимосвязях наряду с широкими историческими тенденциями для составления сложных прогнозов проекта. Эти методы позволяют учитывать включение единичных событий или других необычных явлений. Например, они могут более точно прогнозировать конкретные поворотные моменты или долгосрочные результаты, принимая во внимание конкретные экономические или социальные переменные и компенсируя их. Например, модель регрессии, которая использует математическое решение для сравнения продаж с другими факторами экономического влияния и создания эффективных прогнозов для составления бюджета.
Советы и рекомендации по проектному прогнозированию
Вот несколько советов, которые помогут реализовать успешное прогнозирование проекта:
Начните с четких целей
Начните с определения целей прогнозирования вашего проекта. Например, если цель состоит в том, чтобы помочь принять важное бизнес-решение, например, одобрить ли проект, то общей оценки может быть достаточно. Если цель связана с конкретными критериями успеха, такими как бюджет проекта, то методы анализа должны быть более конкретными. Обеспечение того, чтобы все стороны разделяли четкое понимание целей прогнозирования, позволяет прогнозисту выбрать наилучший метод прогнозирования для своей работы.
Рассмотрите краткосрочные и долгосрочные методы
Различные методы прогнозирования лучше подходят для разных временных масштабов прогнозирования. Например, количественный анализ временных рядов и методы прогнозирования, как правило, лучше всего подходят для краткосрочных прогнозов. Это потому, что они полагаются на тенденции и закономерности, которые, по их мнению, сохранятся, что, скорее всего, будет верным в ближайшем будущем, чем в течение длительного периода времени. По этой причине может быть полезно уточнить, насколько далеко в будущем вы хотите предсказать, прежде чем начинать процесс прогнозирования.
Выполните корректировки
Если проблема обнаруживается в процессе прогнозирования, важно определить, как ее избежать или смягчить, а затем принять меры. Это может означать внесение изменений в проект или общение с высшим руководством. В некоторых случаях лучшим решением может быть полная приостановка проекта, чтобы гарантировать, что внимание и ресурсы компании будут сосредоточены на проектах с наивысшими шансами на успех.
Рассмотрите возможность использования программного обеспечения для прогнозирования проектов
Многие программные средства и инструменты искусственного интеллекта существуют специально для помощи в прогнозировании проектов и доступны как компаниям, так и частным лицам. Подумайте о том, чтобы изучить лучшее программное обеспечение для прогнозирования и внедрить его, чтобы установить или улучшить точные прогнозы. Выполнение этого шага также может уменьшить необходимость для членов команды тратить много времени на прогнозирование.