Что такое проектная организация? Определение, типы и этапы структуры

15 марта 2022 г.

Организация проекта — это подход команды к обеспечению ясности и структурированности ожиданий и целей. Когда ваша команда включает проектную организацию, у каждого члена есть определенная роль и определенные обязанности. В этой статье мы объясним, что такое проектная организация, различные типы проектной организации и как структурировать проект.

Что такое проектная организация?

Организация проекта относится к стилю координации, коммуникации и управления, который команда использует на протяжении всего жизненного цикла проекта. Организация проекта поощряет участие каждого члена команды и охватывает различные таланты и навыки.

Участие команды изложено в диаграмме организационной структуры, которая графически показывает, какое место занимает каждый человек в структуре проекта. Организационные схемы проекта — полезный инструмент для прояснения того, кто чем занимается, обеспечения заинтересованности и определения ожиданий для группы.

Применяя организацию проекта, проектная группа оптимизирует ресурсы, обеспечивает четкое информирование о ролях и обязанностях и уменьшает потенциальные препятствия. Чтобы поддерживать сильную проектную организацию, команда нуждается в правильном руководстве и обучении со стороны коллег и руководителей. У каждой компании свой подход к организации проекта, в зависимости от того, сколько у них сотрудников и что влечет за собой проект.

Типы проектной организации

Существует множество видов организационных стратегий, которые необходимо реализовать для успеха проекта, в том числе:

Функциональный

Функциональная проектная организация построена вокруг традиционно функционирующих отделов с менеджерами, которые подчиняются руководителю. Это наиболее часто используемая проектная организация. Менеджеров проектов нет. Вместо этого менеджеры координируют проекты и выбирают членов команды из каждого отдела для поддержки проекта.

Проектно-ориентированный

Проектно-ориентированный подход, также известный как проектная организация, имеет специальные проектные подразделения внутри компании. Каждое подразделение занимается конкретным проектом и тем, что необходимо для выполнения его задач. Руководители проектных подразделений принимают важные решения относительно целей, графиков и обязанностей членов своей команды.

Органический

Органическая организация проекта фокусируется на естественном развитии проекта. Этот тип организации является гибким с более расслабленным подходом к рабочему процессу. Этот подход также известен как «невмешательство», означающее, что компания позволяет каждому сотруднику иметь уникальный подход к работе и возможность принимать собственные решения. Они работают бок о бок, чтобы быстро общаться и решать непредвиденные проблемы.

Матрица

Матричная проектная организация фокусируется как на функциональном, так и на проектно-ориентированном подходах. Этот подход означает, что команда одинаково рассматривает как проект, так и роли членов команды. Решения принимают руководители проектов и те, кто находится выше в структуре.

Существует три подтипа матричных организационных структур:

• Сбалансированный: и менеджеры проектов, и функциональные менеджеры имеют равные (или близкие) уровни полномочий.

• Сильный: менеджеры проектов имеют больше полномочий, чем функциональные менеджеры.

• Слабые стороны: функциональные менеджеры имеют больше полномочий, чем менеджеры проектов.

Мультидивизион

Когда команда использует проектную организацию с несколькими подразделениями, у них нет функциональных ролей. Вместо этого несколько отдельных групп разделяют одну и ту же цель и навыки. Эти группы могут работать над отдельными задачами, но продвигаться к общей цели команды.

Виртуальный

В организации виртуальных проектов участвуют члены команды со всей страны или со всего мира, которые вместе работают над одним и тем же проектом. Эта команда фокусируется не на функциональных ролях, а на общем вкладе в достижение целей проекта. Менеджер проекта организует команду и цели, чтобы держать всех в курсе и эффективно прогрессировать.

демократический

Демократическая проектная организация — это когда компания принимает решения, основываясь на мнении и отзывах большинства. Команда использует демократический подход для обеспечения соблюдения структур, правил и ожиданий, с которыми соглашается большинство сотрудников. В результате внедрение правил и определение целей упрощается из-за общего консенсуса среди членов команды.

Как структурировать проект

Организация проекта требует преднамеренной интеграции командной стратегии. При структурировании проекта обратите внимание на следующие шаги:

1. Определите участников проекта

При запуске проекта определите каждого участника, который участвует в его разработке. Подумайте о людях, которых вы хотите пригласить в команду, и о любых необходимых дополнительных ролях. Когда вы признаете каждого участника проекта, вы признаете индивидуальные таланты и взгляды, которые они привносят. Идентификация членов облегчает распределение обязанностей между каждым человеком.

2. Ставьте цели

Цели фокусируют членов команды на конкретных задачах, которые помогают внести свой вклад в проект. Команды, у которых есть цели, имеют схожую цель и работают над достижением общих задач. Рассмотрите возможность использования схемы SMART, чтобы спланировать цели.

Подробнее: Цели SMART: определение и примеры

3. Создайте временную шкалу

Графики — это хороший способ отслеживать прогресс и оставаться пунктуальным в команде. В них описываются этапы проекта и указываются сроки, когда команда хочет достичь каждой цели. Временные рамки могут быть рассчитаны на неделю, месяц или год, в зависимости от того, насколько конкретна команда.

4. Обучайте участников проекта

Эффективная команда должным образом обучена и хорошо обучена своим ролям. При работе над проектом убедитесь, что каждый член команды хорошо обучен и чувствует себя уверенно в своей работе. Начальное обучение обеспечивает отличную основу для проекта. Между тем, постоянное обучение дает членам команды возможность продолжать обучение и расширять свой опыт.

5. Распределите обязанности и роли

Когда вы начинаете свой проект, назначьте обязанности и роли для каждого члена команды. Обладая заранее определенными обязанностями и функциями, участники знают, как участвовать в проекте и какую работу выполнять. Со временем роли могут меняться, и у некоторых членов команды могут появиться дополнительные обязанности.

Советы по организации проектов

Вот несколько советов, которые помогут вам следить за тем, чтобы ваша команда не сбивалась с пути:

Поощряйте обратную связь

Обратная связь позволяет члену команды понять свою общую эффективность при выполнении командного проекта. Обратная связь дает каждому участнику оценку того, как улучшить и что нужно продолжать делать хорошо. Полезная обратная связь носит конструктивный и уважительный характер и позволяет членам команды узнать об эффективности их вклада в проект. Члены команды также должны чувствовать себя комфортно, давая обратную связь своему руководителю или руководителю проекта, чтобы обеспечить эффективность лидерства.

Часто встречайтесь в команде

После начальных этапов проекта большинство участников приступают к своим независимым обязанностям. Члены команды, которые работают над своими задачами индивидуально, часто продуктивны и сосредоточены. Однако также важно, чтобы команда продолжала встречаться, чтобы поощрять групповые размышления и обратную связь. Эти встречи дают членам команды возможность задать вопросы или получить помощь.

При необходимости реорганизуйте

Рассмотрите возможность реорганизации структуры членов вашей команды и подхода к организации проекта, если вы считаете, что это лучше подходит для вашего проекта. Пересмотр — это хороший способ адаптироваться к изменениям и положительно реагировать на отзывы.

Используйте программы и цифровые инструменты

Для организации проекта доступно множество программ, программного обеспечения и цифровых инструментов. Подумайте о том, чтобы инвестировать в программу, которая поможет упорядочить всю вашу информацию и упростить общение. Некоторые инструменты ориентированы на постановку целей, в то время как другие больше используются для обмена мгновенными сообщениями.