Что такое правильный формат заметки? (с шаблоном и примерами)

24 мая 2021 г.

Меморандум или «памятка» — это письменное сообщение, используемое для внутренней коммуникации в бизнес-организации. Предприятия часто используют его для информирования сотрудников и внутренних заинтересованных сторон о политиках, процедурах, проектах, событиях и командной деятельности компании. Важно понимать правильный формат заметок, чтобы профессионально донести свое сообщение. В этой статье мы представляем некоторые форматы заметок и образцы с советами по написанию профессиональных заметок.

Как выбрать формат памятки

Существуют различные типы заметок, такие как запрос информации, подтверждение, периодический отчет, заметки с предложениями и результатами исследования.

Цель или цель сообщения будут различаться в зависимости от типа заметки, которую вы пишете. Например, вы можете написать информационную записку, чтобы поделиться информацией с сотрудниками, в то время как записка с запросом должна быть более убедительной. Вы можете захотеть, чтобы служебная записка о результатах исследования сохраняла нейтральный тон, но служебная записка с отчетом может включать соответствующие данные и таблицы.

Хотя все типы заметок имеют одинаковый формат, в тексте сообщения могут быть некоторые различия. Например, вы можете написать основное сообщение в виде простого текста или включить строки, столбцы или таблицы, если вам нужно включить набор данных.

Разделы заметки

В отличие от официального делового письма, служебная записка не содержит приветствия или подписи отправителя. Формат памятки обычно включает следующие разделы:

Заголовок

Заголовок включает название и адрес компании, которые уже напечатаны на фирменном бланке. Сразу под разделом адреса или фирменным бланком появляется слово «Памятка» или «Меморандум», чтобы было ясно, что сообщение передается через меморандум.

Получатель

В этом разделе указаны получатели. Например, если вы пишете служебную записку всем сотрудникам отдела маркетинга, в ней должно быть написано «Кому: всем сотрудникам отдела маркетинга».

Отправитель

В этом разделе указывается имя, должность и отдел лица, составившего служебную записку. Например, «От: Т. Джонс, помощник менеджера по продажам».

Копия или дополнительные получатели

Это получатели, к которым вы не обращаетесь напрямую в разделе «Кому», но которым вы отправляете копию записки для информации.

Дата

Все служебные записки должны неизменно включать дату написания служебной записки.

Сюжетная линия

Строка темы дает получателям представление о содержании записки. Оно должно быть кратким и точным. Например, «Тема: Тренинг для сотрудников отдела SEO».

Тело сообщения

В этом разделе сообщение излагается в одном, двух или трех коротких абзацах. Тело должно сначала указать цель написания меморандума, а затем перейти к сообщению. Если содержание этого раздела длинное, вы также можете включить краткое изложение сообщения. Сообщение должно заканчиваться четким призывом к действию, т. е. тем, какие действия ожидаются от получателей.

Приложения (необязательно)

Для некоторых служебных записок, например связанных с исследованиями, презентациями или результатами, могут потребоваться дополнительные данные в форме приложения для обоснования сообщения служебной записки.

Формат памятки

Вот формат, который вы можете использовать для создания деловых заметок:

Меморандум

К: [Include recipients’ name]

От: [Include your name and title]

Дата: [Month, day, year]

Тема: [Subject of the memo]

[A memo requires no salutation]

Основная часть памятки

[Start with a direct and brief introduction that states the reason for writing the memo.]

[Provide concise but detailed information to the reader.]

[End with a clear closing and a call-to-action.]

Примеры памяток

Вот пять примеров деловых заметок для разных сценариев:

Пример 1

*Кому: Всем сотрудникам отдела закупок*

*От: Барри Баттонвуд, помощник менеджера по обучению и развитию персонала*

*Дата: 22 августа 2020 г.*

*Тема: Обязательное обучение работе с новым ПО*

Вы все знаете о недавнем внедрении компанией нового программного обеспечения для управления цепочками поставок. Компания вложила средства в новое приложение, чтобы улучшить связь с нашими поставщиками, улучшить отслеживание заказов и сократить задержки до минимума, чтобы сократить расходы и повысить эффективность.

25 августа 2018 года мы проведем обучающий семинар для ознакомления сотрудников отдела с новым программным обеспечением. Мы надеемся, что этот тренинг позволит всем безболезненно перейти на новое приложение. Все сотрудники отдела должны присутствовать на обучающем мероприятии.

Пример 2

*Кому: Всем сотрудникам*

*От: Бриджит Пол, вице-президент производственного отдела*

*Тема: Периодическое техническое обслуживание завода*

*Дата: 21 сентября 2020 г.*

Я пишу, чтобы сообщить вам, что следующее периодическое техническое обслуживание завода начнется 27 сентября 2017 года и продлится в течение следующих трех недель.

Поскольку мы продолжаем создавать новые продукты и увеличивать объемы производства, мы считаем необходимым поддерживать наши объекты в наилучших условиях, чтобы обеспечить благоприятные условия труда для нашего персонала, оправдать ожидания клиентов и достичь наших целей по доходам.

Во время периодического обслуживания мы будем закрывать один завод каждую неделю и увеличивать количество смен на двух действующих объектах, чтобы выполнить наши производственные квоты. Мы приняли соответствующие меры для выплаты сверхурочных и уже обсудили с руководителями отделов и руководителями групп способы поддержания эффективности и производительности персонала в период технического обслуживания.

Если у вас есть проблемы или вопросы относительно планового технического обслуживания завода, пожалуйста, свяжитесь с отделом кадров. Между тем, мы приносим извинения за любые неудобства, которые могут возникнуть в результате этой операции.

Спасибо за ваше сотрудничество.

Пример 3

*Кому: Всем сотрудникам*

*От: Лейла Смит, генеральный директор*

*Дата: 18 февраля 2021 г.*

*Тема: Повторяющиеся проблемы с безопасностью данных*

Мне стало известно, что за последние две недели компания столкнулась с серией утечек данных из-за недавних изменений в нашей системе безопасности брандмауэра. Я знаю, что некоторые из вас потеряли файлы на своих рабочих станциях, и произошла как минимум случайная утечка конфиденциальной информации о компании. Мы предпринимаем шаги для решения проблемы, чтобы предотвратить дальнейшие нарушения безопасности данных.

А пока мы переходим на временную систему управления данными, пока наши инженеры и внешние консультанты не решат проблему. Мы приветствуем комментарии и предложения о том, как решить эту проблему, чтобы мы могли вернуться к получению результатов для наших клиентов.

Спасибо за понимание.

Пример 4

*Кому: Всем сотрудникам*

*От: Джейден Харди, менеджер по маркетингу*

*Дата: 12 октября 2020 г.*

*Тема: Свадьба Наташи*

Я пишу, чтобы сообщить вам о свадьбе Наташи Одри, которая состоится в ближайшие две недели. Она хотела бы, чтобы каждый член отдела присутствовал на радостном событии.

Свадьба состоится в церкви Часовни Света на бульваре Доусон, Чикаго, в субботу, 1 ноября 2020 г. Прием состоится в Emerald Events Center в 14:00.

Компания предоставит коктейльный стол с сахарной ватой, напитками и закусками. Ответьте на вопросы Энтони до четверга, 30 октября, и, пожалуйста, включите в свой ответ инструкции по питанию.

Пример 5

*Кому: отдел продаж Fintech*

*От: Джанет Андервуд, руководитель отдела продаж*

*Дата: 20 мая 2021 г.*

*Тема: Достижение квоты продаж*

Я пишу, чтобы поздравить вас с похвальными усилиями и энергией, которые вы вложили в выполнение квоты продаж вашей команды за последний квартал.

Ваша команда продемонстрировала образцовое знание продукта, обслуживание клиентов, навыки ведения переговоров и сотрудничество, которым достойны подражания другие команды и отделы компании.

Спасибо за вашу самоотверженность и стремление к совершенству. Мы вышлем ваши бонусные чеки и благодарственные письма к концу недели.

Поздравляем с этим достижением!

Советы по написанию эффективных деловых заметок

Написание деловых заметок требует правильного форматирования, профессионального тона и внимания к деталям. Вот несколько советов по написанию деловой заметки:

Тема

Сделайте вашу тему как можно более конкретной. Например, если вы объявляете праздник, рассмотрите возможность включения имени в строку темы. Например, в строке темы служебной записки, сообщающей о расписании праздников в честь Дня благодарения, следует читать «Праздники в честь Дня благодарения», а не общую фразу вроде «Касательно праздников».

Форматирование

Разбейте памятку на абзацы, указывая в первую очередь важную информацию. Вы можете использовать двойной интервал между абзацами. Не делайте отступы от абзацев. При необходимости вы можете включить маркированный раздел в основное сообщение. Сохраняйте стиль минималистичным, чтобы не отвлекать внимание. Используйте жирный шрифт, курсив и заглавные буквы только там, где это необходимо. Памятка не требует подписи, но вы можете добавить «От:» в заголовок.

тон

Ваш тон зависит от цели записки. Поскольку заметки в основном используются для внутреннего общения, вы можете сохранить дружелюбный, но профессиональный тон. Сохраняйте объективность и следите за тем, чтобы в служебной записке не было личных предубеждений. Обратите внимание, что служебные записки часто связаны с политиками и процедурами компании и могут иметь юридическую силу.

Длина

Памятка должна быть четкой и точной. В зависимости от сообщения обычно достаточно одного или двух коротких абзацев. Однако, если вам нужно написать более длинное сообщение, оставьте заметку на одной странице.

Целевая аудитория

Всегда помните о своей аудитории, когда пишете меморандум. Все получатели должны понять это без каких-либо затруднений. Расшифруйте аббревиатуры и аббревиатуры и при необходимости объясните технические термины.

Канцтовары

Вы можете отправить записку по электронной почте или на бумаге. Если вы пишете или печатаете записку на бумаге, используйте фирменный бланк вашей компании. Если вы используете обычную бумагу, рассмотрите бумагу формата A4 или Letter и напечатайте название компании и адрес в заголовке.

Цель

Убедитесь, что памятка подходит для вашей цели. Вы можете использовать его как эффективный инструмент управления, например, чтобы свести на нет слухи или замечания о компании или ее руководстве. Когда дело доходит до того, чтобы дать кому-то отзыв или предложение, приватный чат более уместен, чем записка.

Загружаемый шаблон

Вот шаблон, который вы можете скачать для вашего удобства.