Что такое планирование емкости ресурсов и почему это важно?
Для компаний важно понимать объем ресурсов, к которым у них есть доступ, чтобы они могли поддерживать операционный рост. Выполнение планирования мощности ресурсов дает компаниям представление о количестве персонала, запасов и активов, которые у них есть в настоящее время. Внедрение планирования загрузки ресурсов в стандартную часть бизнес-операций может помочь вашему рабочему месту лучше понять осуществимость проекта и доступность ресурсов. В этой статье мы обсудим, что такое планирование емкости ресурсов, объясним его преимущества и предоставим список советов, которые следует использовать при планировании.
Что такое планирование ресурсов?
Планирование емкости ресурсов включает определение объема работы и запасов, с которыми могут справиться ресурсы компании, что помогает персоналу планировать проекты и обязанности, которые они могут выполнить. Планирование емкости ресурсов помогает членам организации согласовать свои обязанности и задачи в соответствии с текущими доступными ресурсами. Члены руководства обычно выполняют планирование емкости ресурсов, которое они затем могут сообщить персоналу, чтобы информировать их о планах проекта и распределении ресурсов.
Вот несколько примеров ресурсов, которые компании могут использовать при планировании мощностей:
Персонал: компании могут измерять количество сотрудников, которые у них есть, чтобы лучше координировать задачи в зависимости от потребностей проекта в персонале. Например, если в компании мало сотрудников, они могут работать над задачами, которые не требуют большого количества сотрудников для завершения проекта.
Активы: к ним относятся материальные товары, такие как технологии и офисная мебель, и нематериальные товары, такие как интеллектуальная собственность. Компании могут использовать планирование мощностей для измерения количества имеющихся у них активов, что помогает им определить, какие активы требуют выделения ресурсов.
Финансы: компании измеряют свои финансовые ресурсы, чтобы определить общее состояние компании. Если у них мало финансовых ресурсов, они осуществляют планирование мощностей, которое включает в себя изменение бюджета или поиск способов увеличения прибыли.
Части планирования ресурсов
Вот три части, которые менеджеры проектов выполняют при планировании мощности ресурсов:
1. Соберите данные
Во-первых, руководители проектов собирают данные о существующих ресурсах своего рабочего места. Они могут обратиться к сотрудникам различных отделов, чтобы лучше понять имеющиеся у них кадровые и материальные ресурсы, или они могут просмотреть финансовые документы своей компании, такие как балансы и отчеты о прибылях и убытках, чтобы определить активы компании. Они также могут поговорить со своими поставщиками и вендорами, чтобы понять, к каким ресурсам запасов они могут получить доступ.
2. Анализ данных
После сбора данных они анализируют их, чтобы определить свои потребности в ресурсах и осуществимость проекта. Это может помочь им создать план, включающий доступные ресурсы и учитывающий ограничения ресурсов. Руководители проектов могут изменять этот план по мере завершения проекта в зависимости от колебаний ресурсов. Например, если строительная компания завершает проект и у нее мало сырья, руководитель проекта может отодвинуть крайний срок до тех пор, пока у них не будет больше доступных ресурсов.
3. Регулярно просматривайте данные
Руководителям проектов важно регулярно просматривать данные о своих ресурсах, чтобы выявлять потенциальные проблемы и принимать решения по их устранению. Регулярно проверяя ресурсы, они могут распознавать проблемы до того, как они возникнут, и предпринимать корректирующие действия для решения проблемы. Например, проверяя количество доступного сырья каждый день, они могут заранее обнаружить потенциальную нехватку материалов.
Почему важно планировать ресурсы?
Вот несколько причин, по которым компаниям важно планировать ресурсы при выполнении задач и координации проектов:
Отображение ресурсов для выполнения существующих проектов. Планирование ресурсов позволяет персоналу понять, сколько ресурсов у них есть для выполнения существующих проектов. В зависимости от наличия ресурсов они могут изменять требования и сроки проекта.
Назначение задач в соответствии с навыками: при планировании распределения ресурсов руководство может назначать задачи сотрудникам в соответствии с их набором навыков.
Признание доступности: планирование мощностей помогает персоналу понять доступность своих ресурсов, что позволяет им бронировать новых клиентов и планировать новые проекты в соответствии с их ресурсами. Например, если у компании мало ресурсов, она может запланировать проект на более позднее время, когда у нее будет больше доступных ресурсов.
Преимущества планирования ресурсов
Вот некоторые преимущества, с которыми компания может столкнуться при планировании мощности ресурсов:
Позволяет компаниям определять дополнительные ресурсы
Выполняя планирование мощностей, персонал может определить дополнительные ресурсы, которые компания может использовать для выполнения большего количества задач и выполнения большего количества проектов. Они могут распределять дополнительные ресурсы по различным проектам или концентрировать излишки в одном дополнительном проекте. Например, планирование мощностей может позволить сотрудникам узнать, что в их компании имеются дополнительные кадровые ресурсы, что может позволить им привлечь больше сотрудников для работы над существующими проектами или направить дополнительный персонал на новый проект.
Снижает риск выгорания
Использование планирования ресурсов позволяет руководству назначать разумную рабочую нагрузку персоналу в зависимости от количества доступных ресурсов, а не назначать рабочую нагрузку в соответствии с квотой или целью продаж. Они могут назначать задачи в соответствии с количеством персонала, который у них есть, или количеством материалов, которые у них есть для производства инвентаря. Распределение рабочих нагрузок в соответствии с количеством доступных ресурсов снижает вероятность того, что сотрудники будут перегружены работой, что снижает вероятность выгорания.
Дает представление о потенциальных проблемах
Планирование емкости ресурсов дает компаниям представление о потенциальных проблемах с их ресурсами. Например, если у компании нехватка запасов, она дает раннее предупреждение о долгосрочных проблемах с запасами. Персонал может оценить свои ресурсы и определить проблему, которую он может решить до того, как столкнется с долгосрочными проблемами. Планирование ресурсов может помочь предприятиям принять меры до того, как возникнут серьезные проблемы.
Советы по планированию емкости ресурсов
Вот несколько советов, которые следует учитывать при планировании емкости ресурсов:
Выполняйте планирование перед началом проекта
Перед началом проекта важно выполнить планирование емкости ресурсов. Это может дать вам представление о ресурсах, доступных для проекта. Персонал может определить подходящий график выполнения задач проекта, а также лучше оценить дату основных результатов и дату завершения проекта. Это также дает представление о осуществимости проекта, что может определить, осуществим ли проект с объемом доступных ресурсов или следует ли персоналу подождать с разработкой проекта, пока не будут готовы дополнительные ресурсы. Вот некоторые элементы, которые руководство может учитывать при планировании ресурсов для проекта:
Масштаб проекта: это объем работы, который может потребоваться выполнить персоналу для завершения проекта.
Задачи: важно понимать конкретные задачи, которые способствуют завершению проекта.
Затраты: включает общую сумму затрат, связанных с проектом, включая расходы на материалы, рабочую силу и оборудование.
Продолжительность: это то, как долго длится график проекта и сколько времени требуется сотрудникам для выполнения каждой задачи.
Кадровое обеспечение: это относится к тому, кто выполняет определенные задачи проекта.
Зависимости задач: это включает в себя то, как задачи связаны друг с другом, например, если компания должна создать бюджет перед покупкой материалов.
Используйте программное обеспечение для планирования ресурсов
Программное обеспечение для планирования ресурсов — это система, которая помогает руководителям проектов назначать задачи и распределять ресурсы в зависимости от потребностей проекта и наличия ресурсов. Они могут вводить информацию о своих ресурсах и детали проекта в программное обеспечение, после чего система создает подробный план завершения проекта, в котором ресурсы используются эффективно. Использование программного обеспечения может снизить риск напрасной траты ресурсов, поскольку компании могут использовать программы, которые анализируют производительность каждого сотрудника, а также конкретное использование каждого ресурса.
В то время как выполнение планирования загрузки ресурсов без программного обеспечения может дать руководителям проектов больший контроль над распределением ресурсов, использование программного обеспечения может оказать ценную помощь в управлении проектами и ресурсами.
Сопоставление навыков
Сопоставление навыков позволяет компаниям более эффективно использовать свои кадровые ресурсы. Это включает в себя оценку навыков каждого сотрудника, чтобы определить их сильные стороны, которые могут показать, где они могут предложить наибольшую помощь. Сопоставление навыков — важная часть планирования загрузки, поскольку оно позволяет руководству лучше понять, где сотрудники могут работать успешно, что может привести к повышению производительности. Это также может улучшить качество товаров или услуг, которые производит компания, и привести к разнообразию навыков на рабочем месте.
Например, если руководство начинающего бизнеса хочет создать новую маркетинговую кампанию, хотя в компании нет отдела маркетинга, они могут найти сотрудника с маркетинговыми навыками и опытом для создания рекламы, продвигающей компанию и повышающей узнаваемость бренда.
Заполнить шаблон ресурса
Шаблон мощности ресурсов представляет собой электронную таблицу, в которой вы можете разместить информацию о ресурсах компании. Это позволяет персоналу просматривать общий объем ресурсов, которыми располагает компания, что может помочь в распределении материалов и персонала при управлении проектом. Существует множество шаблонов в зависимости от типа проекта и ресурсов проекта. Вот несколько различных типов шаблонов ресурсов:
Шаблон планирования ресурсов проекта. Этот шаблон содержит обзор проекта, включая сведения о персонале и материалах проекта. Это позволяет компаниям лучше оценивать свои потребности в ресурсах и дает более глубокое понимание осуществимости проекта.
Шаблон планирования разбивки работ: этот шаблон дает представление о графиках работ и задачах для каждого элемента проекта.
Шаблон планирования людских ресурсов: этот шаблон содержит подробную информацию о персонале, включая обязанности и расписание каждого сотрудника. Это позволяет руководству понять кадровые ресурсы и определить, нужно ли им нанимать больше сотрудников.
Шаблон планирования бюджета. Этот шаблон предоставляет информацию о финансовых ресурсах компании, таких как доходы, бюджет и затраты на оплату труда. Это помогает руководству понять свои финансовые потребности, и они могут определить проекты или отделы, которым они могут предоставить больше средств.
Шаблон навыков персонала: этот шаблон планирования позволяет руководству записывать ключевые навыки каждого сотрудника, на которые они могут ссылаться при планировании задач проекта.