Что такое запись для отчета? (с преимуществами, шагами и советами)

Организации часто используют несколько типов финансовых данных для оценки своей деятельности. Один из этих методов включает запись в отчет, который включает в себя запись и отчетность о финансовых транзакциях и данных. Понимание процесса «от записи к отчету» может помочь вам оценить финансовые показатели организации и получить важную информацию, которая поможет вам разработать улучшения и стратегии для оптимизации операций и производительности. В этой статье мы обсудим процесс записи в отчет и его важность для организаций, типичные шаги и несколько советов, которые вы можете использовать для его оптимизации.

Что такое запись для отчета?

Record to report (R2R) — это процесс, который специалисты по финансам и бухгалтерскому учету (F&A) используют для сбора, обработки и представления финансовых данных. Часть записи включает в себя документирование финансовых операций организации, а компонент отчета включает создание финансовых документов, включая балансы, отчеты о прибылях и убытках и бюджетные отчеты. Руководители и заинтересованные стороны организаций используют эти данные для понимания и оценки своих финансовых, операционных и стратегических показателей. Затем они могут использовать эти идеи для определения различных функций организации, которые соответствуют или превосходят ожидания, и областей, которые нуждаются в улучшении.

R2R также включает в себя шаги, необходимые для подготовки и отчетности по счетам организации в ее главной бухгалтерской книге, и иногда называется «процессом главной бухгалтерской книги». Для каждой учетной записи группа финансов и бухгалтерского учета регистрирует транзакции внутри них в течение отчетного периода. Команда публикует транзакции или записи журнала как дебет или кредит, и их итоги должны быть сбалансированы, чтобы сделать дебет и кредит организации равными. Информация, записанная в главной книге, часто делится на следующие категории:

Ресурсы
Обязательства
Доходы
Расходы
Собственный капитал

Почему запись для отчета важна?

Запись в отчет — важный процесс для организаций, поскольку он обеспечивает точный и эффективный метод финансовой отчетности. Этот процесс предлагает ряд преимуществ для организаций, в том числе:

Улучшает процесс принятия решений: последний этап процесса R2R включает в себя создание финансовых отчетов для внутренних и внешних заинтересованных сторон организации, в которых описываются ее финансовые показатели. Руководители могут использовать эти данные для оценки того, достигает ли организация своих целей в области финансов и производительности, и разрабатывать стратегии по мере необходимости, а другие заинтересованные стороны могут использовать их для принятия более обоснованных инвестиционных решений.
Помогает обеспечить соответствие: организации часто должны соблюдать строгие правила финансовой отчетности и бухгалтерского учета, которые могут различаться в зависимости от их местоположения или отрасли. Процесс R2R предоставляет организациям согласованный метод сбора, проверки и отчетности финансовых данных, который может помочь им поддерживать соответствие и точность в этих действиях.
Поддерживает налоговую отчетность: помимо принятия решений об эффективности организации часто используют информацию, содержащуюся в финансовых отчетах, для расчета налогов. Точные систематизированные данные, полученные в процессе R2R, могут помочь специалистам в области финансов и бухгалтерского учета оценить налоговые обязательства и разработать соответствующие налоговые стратегии для экономии средств по мере необходимости.

Каковы шаги, связанные с записью в отчет?

Процесс записи в отчет обычно включает следующие четыре шага:

1. Запись транзакции

На первом этапе специалисты по финансам и бухгалтерскому учету организации регистрируют все ее финансовые операции. Процесс записи включает в себя документирование доходов, покупок и расходов для бизнес-подразделений по всей организации. Они собирают все данные, необходимые для создания финансовой отчетности и управленческих отчетов, из различных источников, включая бухгалтерские записи, общую бухгалтерскую деятельность или циклы «от закупки до оплаты».

Этот этап иногда называют этапом сбора и управления данными. Крайне важно, чтобы данные, которые собирает команда, были точными, чтобы ее члены следовали установленным правилам, установленным организацией или отраслью. Например, общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP) представляют собой набор правил и стандартов финансовой отчетности, которым должны следовать публичные компании в США. На этом этапе сотрудники также обрабатывают данные и транзакции, компилируя и индексируя их, чтобы обеспечить их точность и полноту.

2. Закрытие цикла

После записи и обработки финансовых данных специалисты по финансам и бухгалтерскому учету блокируют главную книгу в конце определенного отчетного периода. Этот период может варьироваться в зависимости от потребностей организации в отчетности, например ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Команда получает крайний срок, чтобы убедиться, что они опубликовали все транзакции за этот период в главной бухгалтерской книге организации и в системах финансовой отчетности. Они также гарантируют, что публикации будут полными и точными.

В процессе закрытия команда переводит остатки с временных счетов на постоянные счета. Временные счета могут включать доходы, расходы или выплаченные дивиденды, и они относятся к определенному периоду. Между тем, постоянные счета помогают отображать долгосрочные финансовые показатели или положение организации. Сведение временных счетов к нулю подготавливает организацию к следующему отчетному периоду.

3. Консолидация

После того, как группа финансов и бухгалтерии закроет свои книги, она может начать консолидацию процесса R2R. Этот этап, который иногда называют этапом согласования и проверки, включает просмотр зарегистрированных транзакций и их сортировку по соответствующим категориям. Поскольку команда может собирать финансовые данные из различных источников, этот шаг позволяет им организовать аналогичную информацию вместе и убедиться, что у них есть все необходимое для разработки отчетов для заинтересованных сторон.

Например, при компиляции данных из нескольких бизнес-подразделений или дочерних компаний на этом этапе команда может выполнять внутригрупповые исключения или сверки. Эти процессы происходят для транзакций между двумя объектами в одной организации. Финансово-бухгалтерская группа выявляет такие операции и удаляет их из финансовой отчетности. Они могут исключать ссуды или продажи, сделанные одним юридическим лицом другому, или долю владения материнской компании в ее дочерних предприятиях.

4. Отчетность

На последнем этапе специалисты по финансам и бухгалтерскому учету создают финансовые отчеты об организации. Проверив данные на полноту и точность, эти специалисты могут получить представление об организации. Затем они могут создавать различные отчеты, такие как отчеты о прибылях и убытках, балансы, отчеты о прибылях и убытках и другие документы, связанные с прибыльностью, производительностью или соответствием требованиям.

Команда обычно доставляет эти отчеты руководителям организации, в том числе членам высшего руководства, старшему управленческому персоналу и руководителям бизнес-подразделений. Они могут использовать информацию, полученную из этих отчетов, чтобы делать прогнозы на будущее или вносить стратегические изменения для улучшения операционных или финансовых показателей. Эти отчеты могут также получать внешние заинтересованные стороны, такие как инвесторы или регулирующие органы, для оценки финансовой деятельности организации.

Советы по процессу «от записи к отчету»

В следующем списке представлены некоторые передовые методы, которые вы можете использовать и внедрить для оптимизации процесса R2R в организации:

Создавайте стандартизированные процессы и процедуры

Одним из основных компонентов выполнения процесса «отчет к записи» является наличие точных финансовых данных. Организации могут сделать этот процесс более эффективным и действенным, устанавливая стандарты для процессов и процедур бухгалтерского учета. Например, руководители могут разработать стандартизированные соглашения об именах для бухгалтерских файлов или критерии для журнальных записей. Они также могут назначать определенные роли и обязанности для каждого шага, помогая членам команды нести ответственность за выполнение задач и достижение организационных целей. Некоторые из внедренных стандартов могут исходить из отраслевых правил, таких как GAAP.

Установление стандартизированных процессов и процедур бухгалтерского учета помогает команде сохранять концентрацию и не отклоняться от намеченного пути. Они также обеспечивают согласованность каждый раз, когда команда выполняет R2R. С помощью этих правил команда может понять, какую информацию включать и как ее собирать и представлять. Чтобы установить организационные стандарты и критерии, рассмотрите возможность встречи с группой финансов и бухгалтерского учета, чтобы определить и обсудить потребности заинтересованных сторон. При необходимости вы можете установить конкретные критерии для разных аудиторий и их потребностей, например внутренние или внешние, что поможет сделать процесс еще более организованным.

Рассмотрите возможность внедрения программ или инструментов автоматизации

Вы можете найти множество инструментов и программного обеспечения, которые позволяют вашей команде по бухгалтерскому учету и финансам автоматизировать процессы. Например, вы можете искать инструменты для автоматизации задач, связанных с записью и консолидацией транзакций, закрытием бухгалтерских книг или анализом данных. Автоматизация часто помогает управлять основными действиями, позволяя сотрудникам экономить время и сосредоточиться на более сложных задачах.

Если инструменты автоматизации могут собирать и систематизировать данные, сотрудники могут легко их читать и превращать в ценные идеи для своих заинтересованных сторон. Автоматизация может предложить дополнительные преимущества, такие как обеспечение большей согласованности, чем ручная работа, и ограничение риска человеческой ошибки. Некоторые программы выявляют и отмечают несоответствия и ошибки, сигнализируя пользователям просмотреть данные или их источник. Даже если программа не предлагает таких флагов, рекомендуется перепроверить автоматизированную работу, чтобы убедиться в ее точности.

Способствуйте общению и сотрудничеству

Более крупная организация может иметь несколько офисов или множество отделов, и руководители могут способствовать межфункциональному сотрудничеству и общению для поддержки процесса R2R. Кросс-функциональное сотрудничество предполагает объединение различных команд для достижения общих целей. Если вы работаете в организации с похожей ситуацией, установление и распространение стандартов для сбора, организации и представления финансовых данных может помочь обеспечить согласованность во всех отделах. Эта согласованность облегчает специалистам по финансам и бухгалтерскому учету сбор точных данных и выполнение их обязанностей по составлению отчетов.

Вы также можете поощрять более тесное сотрудничество внутри самого отдела финансов и бухгалтерского учета. Например, использование облачных платформ позволяет профессионалам обмениваться документами и редактировать их друг с другом независимо от их местонахождения. В результате каждый может оставаться на одном пути, видеть изменения по мере их возникновения и обсуждать их по мере необходимости. Поощрение совместной работы дает и другие преимущества, поскольку помогает сотрудникам наладить связи друг с другом. Когда они строят более крепкие и доверительные отношения, они чувствуют себя более комфортно, обращаясь за помощью, и могут найти возможности для более эффективного выполнения задач, работая вместе.

Проводите регулярные обзоры с заинтересованными сторонами

Один из способов продолжить оптимизацию R2R — проводить обзоры и собирать отзывы о нем и его результатах. Прежде чем завершать финансовые отчеты, запросите информацию у соответствующих заинтересованных сторон, чтобы убедиться, что документ включает актуальную и точную информацию. Эти обзоры могут помочь установить лучшие практики, позволяя членам финансовой и бухгалтерской групп отметить любые детали, которые они могли упустить, и избежать подобных ошибок в будущем. Когда эта команда понимает интересы и потребности заинтересованных сторон, они могут разрабатывать более эффективные отчеты, учитывающие их.

Точно так же соберите отзывы команды о самом процессе. Поскольку члены команды выполняют каждый шаг и связанные с ним задачи, они могут иметь более четкое представление о том, что работает, а что нет. Например, они могут обсудить, какие процессы требуют значительного времени для завершения, и могут извлечь выгоду из внедрения программного обеспечения для автоматизации или найма новых членов команды. Их идеи ценны и могут помочь гарантировать, что финансовые и бухгалтерские функции организации продолжают работать эффективно и результативно.