Что такое план действий в чрезвычайных ситуациях проекта?
Планы на случай непредвиденных обстоятельств проекта могут помочь вам оценить неопределенность, управлять рисками и успешно справляться с ситуациями, когда что-то идет не по плану. В этой статье мы объясним, как подготовить план на случай непредвиденных обстоятельств проекта.
Что такое непредвиденные обстоятельства проекта?
План на случай непредвиденных обстоятельств проекта — это резервный сценарий для ситуаций, в которых все идет не так, как ожидалось изначально. Эти планы, разработанные, чтобы содержать действенные решения, полезны всем, когда ранее выявленный риск становится реальностью. Однако в планах на случай непредвиденных обстоятельств не учитываются неопознанные или неизвестные риски, поскольку их невозможно определить количественно.
Планы на случай непредвиденных обстоятельств не играют никакой роли в снижении вероятности материализации риска или уменьшении его величины. Их основная роль, скорее, состоит в том, чтобы выявить как можно больше потенциальных рисков и определить решения проблем с целью уменьшения их влияния на проект или организацию.
Типы непредвиденных обстоятельств проекта
Обычно существует три типа непредвиденных обстоятельств проекта, за которыми наблюдают менеджеры проекта:
Непредвиденные обстоятельства владельца: представляют собой непредвиденные обстоятельства для ситуаций, когда владелец проекта может потребовать внесения изменений в первоначальный план после того, как проект находится в стадии реализации. В зависимости от характера проекта это может означать запрос на более качественные материалы, другой дизайн, несвоевременное получение разрешения или лицензии, проблемы с поставщиками и коммунальными предприятиями, непредвиденные экологические или климатические проблемы и другие.
Непредвиденные обстоятельства проекта: он предназначен для учета любых потенциальных проблем, которые могут возникнуть на этапе проектирования. Он охватывает изменения, которые происходят после первоначального составления бюджета проекта, такие как новые требования к проекту, изменения цен на сырье, недавно обнаруженная доступность материалов более высокого качества и другие проблемы проектирования и потенциальные новые возможности.
Непредвиденные обстоятельства строительства: План действий в непредвиденных обстоятельствах для строительных проектов должен включать планы по смягчению любых проблем, которые находятся вне контроля генерального подрядчика.
Почему важно понимать непредвиденные обстоятельства проекта?
Большинство проектов сталкиваются с проблемами при реализации на практике, так как некоторые неудачи, просчеты, неверные решения, скрытые расходы, проблемы в сотрудничестве и другие виды непредвиденных событий невозможно заранее точно оценить. Несмотря на то, что не всем нравится создавать планы на случай непредвиденных обстоятельств проекта из-за дополнительных затрат, это, вероятно, станет преимуществом, если что-то пойдет не по плану. Вот некоторые из основных причин, по которым важно понимать непредвиденные обстоятельства проекта:
Это может уменьшить денежные потери. Различные проблемы, которые могут возникнуть во время выполнения проекта, как правило, требуют гораздо больше денег, чтобы решить их в отсутствие плана на случай непредвиденных обстоятельств.
Это не дает проекту заглохнуть. Вместо того, чтобы все участники были удивлены непредвиденной проблемой и замедлили выполнение проекта, потому что у них нет плана, как с ней справиться, наличие плана на случай непредвиденных обстоятельств может быстро смягчить проблему и продолжить работу.
Это позволяет руководителю проекта идти на просчитанный риск. Знание того, что есть план на случай, если что-то пойдет не так, позволяет тем, кому поручено выполнение проекта, выполнить свою работу наилучшим образом, не опасаясь, что неудача может остановить весь проект.
Проект не меняется с изменениями рынка. Для большинства проектов требуются внешние ресурсы, такие как топливо и транспорт. Они изначально предусмотрены в бюджете проекта, но их цена может меняться по ходу проекта. Наличие плана на случай непредвиденных обстоятельств поддерживает здоровый денежный поток, даже когда его затраты неожиданно колеблются.
Как подготовить план на случай непредвиденных обстоятельств
При подготовке плана на случай непредвиденных обстоятельств рассмотрите следующие шаги:
Будьте как можно более конкретными. При создании плана на случай непредвиденных обстоятельств вам необходимо определить и описать события, которые должны произойти, чтобы план задействовался. В связи с тем, что планы на случай непредвиденных обстоятельств полезны только в том случае, если риск был выявлен заранее, очень важно выявить как можно больше потенциальных проблем. Хотя это может занять некоторое время, вам необходимо просмотреть каждый аспект проекта, определить и тщательно определить все, что может пойти не так, прежде чем придумывать способы их смягчения.
Определите необходимые действия. После определения ситуаций, запускающих план, вторым шагом является определение того, что происходит и кто это делает. В плане должно быть указано, кто его реализовал, что конкретно должны делать все участники, временная последовательность, в которой все должны действовать, где происходят действия и как они происходят.
Имейте четкие правила общения. Действия на случай непредвиденных обстоятельств также должны иметь четкие инструкции по коммуникациям и быть записаны. В нем должно быть пояснено, информируются ли и когда заинтересованные стороны проекта о проблеме, кто их информирует и как часто они получают обновленную информацию о проблеме и ее непредвиденных обстоятельствах.
Постоянно следите за планом. Даже если все действия на случай непредвиденных обстоятельств четко определены, вам все равно необходимо постоянно контролировать всех участников, чтобы убедиться, что план выполняется должным образом.
Сообщите заинтересованным сторонам о его важности. Вполне вероятно, что план на случай непредвиденных обстоятельств рассматривается заинтересованными сторонами как действие с низким приоритетом, что может привести к тому, что он не будет создан в свое время. Как руководитель проекта, вы должны объяснить, почему наличие хорошо написанного плана действий в непредвиденных обстоятельствах может помочь избежать серьезных сбоев.
Заручитесь поддержкой всех участников плана на случай непредвиденных обстоятельств. Убедив заинтересованные стороны в том, что наличие плана на случай непредвиденных обстоятельств потенциально может спасти проект, вам также необходимо убедить лиц, ответственных за его реализацию, если это необходимо. Скорее всего, они сосредоточатся на основном плане проекта, и им может потребоваться убеждение в необходимости альтернативного сценария.