Как создать форму приема проекта

Многие компании используют формы приема заявок для привлечения потенциальных клиентов и сбора важной информации от потенциальных клиентов. Как менеджеру проекта важно иметь все ключевые сведения о потенциальном проекте, прежде чем согласиться работать над ним, чтобы вы могли составить точное предложение и предоставить своей команде информацию, необходимую для успеха. Если вы отвечаете за управление проектами, вам может быть интересно узнать, как создать форму приема проектов.

В этой статье мы объясним, что такое форма заявки на участие в проекте, перечислим ключевые элементы, которые включены в одну из них, и поделимся шагами, которые вы можете предпринять, чтобы создать профессиональную форму заявки для вашего следующего проекта.

Что такое форма приема проекта?

Форма заявки на проект — это анкета, которую потенциальный клиент заполняет и отправляет в компанию, которую он хотел бы нанять для завершения проекта. Формы приема проектов используются для предоставления подробной информации о том, какой тип работы клиент хотел бы выполнить, когда она должна быть завершена и в каком бюджете. Менеджеры проектов часто создают цифровые или физические формы приема заявок на проекты, чтобы клиентам было проще запрашивать расценки у их команды.

Каковы преимущества использования формы приема проекта?

Многие менеджеры проектов разрабатывают формы приема проектов, чтобы упростить процесс приема и обеспечить, чтобы их команда располагала всей информацией, необходимой для достижения успеха. Использование формы заявки на участие в проекте может принести вам следующие преимущества:

Обеспечение согласованности: разработка формы приема проекта может помочь вам установить руководящие принципы и стандартные операционные процедуры (СОП), которые упростят дублирование одного и того же процесса для будущих проектов. Это может быть полезно, если вы работаете с несколькими руководителями проектов или планируете ввести нового сотрудника.
Улучшение коммуникации. Заполнение формы заявки на участие в проекте может помочь вам убедиться, что у вашей команды есть вся информация, необходимая для начала работы над проектом. Это также может сэкономить ваше время при общении с потенциальными клиентами и убедиться, что вы понимаете их видение проекта.
Повышение качества. Использование формы приема проекта может повысить производительность вашей команды и общее качество конечного проекта, обеспечив понимание вашей командой целей клиента. Это также может предоставить вашей команде ценную информацию о бренде, стиле и целевой аудитории клиента, что может помочь им соответствующим образом настроить каждый проект.
Экономия времени: создание формы приема заявок на проект может предоставить вам шаблон, который можно быстро и легко заполнить. Это может сэкономить ваше время, упростить делегирование задач и даже дать вам возможность автоматизировать часть процесса приема проекта.
Улучшение организации: заполнение формы приема проектов для каждого проекта может помочь вам отслеживать, над чем работает ваша команда и каковы ожидания каждого клиента. Это также может помочь вам отслеживать сроки, расставлять приоритеты задач и определять, способна ли ваша команда взять на себя дополнительную работу.

Элементы формы заявки на проект

Вот некоторые ключевые элементы, которые вы можете включить в форму приема заявок на проект, чтобы у вашей команды была вся информация, необходимая для успеха:

Контактная информация клиента

Одним из наиболее важных элементов, которые необходимо указать в форме заявки на участие в проекте, является контактная информация вашего потенциального клиента. Некоторые детали, которые вы можете запросить, включают полное имя клиента, организацию, которую он представляет, номер телефона, адрес электронной почты и предпочтительный способ связи. Вы также можете запросить URL-адрес их веб-сайта, чтобы узнать больше о клиенте. Просмотр веб-сайта потенциального клиента может помочь вам определить его общую миссию, цели и стиль бренда. Это также может помочь вам определить, подходят ли они для вашей команды.

Тип проекта

Затем спросите потенциальных клиентов, какой тип проекта они запрашивают. Это может помочь вам определить, какая услуга лучше всего соответствует потребностям вашего клиента и какие члены команды обладают навыками и доступностью для завершения проекта. Если ваш бизнес предлагает определенные услуги или пакеты, вы можете включить их в раскрывающееся меню или список, чтобы потенциальным клиентам было проще выбрать один из них. Это может помочь вам убедиться, что запросы проекта, которые вы получаете, соответствуют услугам, которые предоставляет ваша команда.

Цель

В следующем разделе формы заявки на проект спросите у клиента, какова его цель в проекте. Вы можете предложить клиентам включить дополнительную информацию о ключевых показателях эффективности (KPI), которые они планируют измерять, конкретных функциях, которые должен включать готовый проект, или о том, чего ваш клиент надеется достичь. Предоставьте клиентам текстовое поле или достаточно места, чтобы написать короткий абзац с подробным изложением их общей цели. Это может помочь вам убедиться, что ваша команда понимает, что им нужно сделать, чтобы оправдать ожидания вашего клиента в отношении успеха.

Целевая аудитория или конечный пользователь

Затем попросите вашего клиента предоставить некоторую ключевую информацию об их целевой аудитории или конечном пользователе готового проекта. Это может помочь вашей команде настроить каждый проект так, чтобы он приносил максимальную пользу. Некоторые детали, которые вы можете попросить вашего клиента перечислить об их целевой аудитории, включают:

Географическое положение
Возраст
Пол
Уровень доходов
Хобби и интересы
Должность или отрасль

Вы также можете включить место для вашего клиента, чтобы включить дополнительные примечания об их целевой аудитории, чтобы убедиться, что у вас есть вся необходимая информация.

Бюджет

Спросив клиентов, каков их бюджет, вы сможете определить, какие ресурсы вы можете выделить на проект, и разработать точную смету для вашего предложения. Попросите вашего клиента указать диапазон цен, который ему удобен, а не фиксированную цену. Это может помочь вам определить, возможно ли завершить проект, который запрашивает ваш клиент, в рамках его бюджетных ограничений. Это также может предоставить вам возможность вести переговоры.

Срок

Наконец, убедитесь, что вы спросили своего клиента, каков его идеальный срок для проекта. Это может помочь вам определить, есть ли у вас ресурсы, время и персонал, чтобы взяться за проект. Это также может помочь вам определить приоритеты проектов, над которыми в настоящее время работает ваша команда, чтобы гарантировать, что каждый клиент получит свой окончательный проект вовремя. Помните, что вы всегда можете договориться о сроках после того, как ваш клиент отправит заявку на проект.

Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы создать профессиональную форму приема заявок на участие в проектах для вашей организации:

1. Определите формат

Начните с определения формата формы заявки на проект. Многие менеджеры проектов создают цифровые формы, потому что ими легко поделиться с клиентами по электронной почте, встроить на веб-сайт своей компании и отслеживать ключевые детали. Это также может помочь вам собирать информацию от ваших клиентов быстрее, чем если бы они отправляли вам физическую форму заявки на проект. Существует множество программ и приложений для создания цифровых форм. Используйте поисковую систему, чтобы изучить варианты и выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

2. Составьте список важных вопросов

Подумайте, какие ключевые детали нужны вашей команде, чтобы начать работу над новым проектом. Необходимая вам информация может различаться в зависимости от отрасли, в которой вы работаете, услуг, которые вы предоставляете, и типа клиентов, с которыми вы работаете. Как только вы составите первоначальный список вопросов, поделитесь им с другим руководителем проекта или руководителем вашей команды и попросите их оставить отзыв. Совместная работа с коллегами над разработкой ваших вопросов может помочь вам придумать новые идеи и обеспечить тщательность формы заявки на участие в проекте.

3. Создайте макет

После того, как вы выбрали, какие вопросы вы планируете включить в форму заявки на участие в проекте, вы можете создать макет. Попробуйте начать с самых простых вопросов, таких как имя вашего клиента и контактная информация. Вы также можете использовать раскрывающиеся меню или включить список вариантов на выбор, чтобы помочь клиентам пройти через форму приема проекта. Это ускорит для клиентов заполнение формы заявки на проект и увеличит количество запросов, которые вы получаете.

В конце формы приема проекта оставьте место для клиентов, чтобы включить любые дополнительные сведения, относящиеся к проекту. Это может помочь вам убедиться, что у вас есть вся информация, необходимая для продвижения вперед.

4. Определите порог вашего проекта

Работайте с другими менеджерами и руководителями проектов, чтобы оценить, сколько проектов ваша команда может успешно завершить за установленный период времени. Это может помочь вам определить порог вашего проекта и согласовать сроки с потенциальными клиентами. Вы также можете подумать, какой тип проектов приносит наибольшую пользу вашей компании. Например, вы можете установить определенный предел бюджета для каждого проекта, чтобы увеличить прибыль. Это поможет вам более эффективно распределять ресурсы и расставлять приоритеты в проектах.

5. Выберите место подачи запроса

Определите, что произойдет после того, как потенциальный клиент заполнит форму приема вашего проекта, указав, где вы планируете хранить материалы. Вы можете хранить материалы в своей системе управления контентом или в другом приложении, которое использует ваша компания. Вы также можете автоматизировать этот процесс, настроив систему уведомлений. Например, вы можете получать электронное письмо или текстовое сообщение каждый раз, когда клиент заполняет форму заявки на участие в проекте. Убедитесь, что выбранное вами место отправки легко контролировать и получить к нему доступ, чтобы сделать процесс приема проекта эффективным.

6. Распределите ключевые роли

Наконец, назначьте ключевые роли в вашей команде, чтобы помочь управлять процессом приема проекта. Определите, кто отвечает за отправку формы заявки на проект потенциальным клиентам для заполнения и кто отслеживает входящие запросы по проекту. Установите ожидания относительно того, как часто необходимо проверять место отправки, чтобы ваша команда знала, когда они получат заполненную форму приема проекта.

Вы также можете определить, кто отвечает за создание предложений, на основе информации, представленной в форме приема проекта, и того, насколько быстро ваша команда должна отвечать на каждый запрос проекта. Это может помочь вам убедиться, что ваша команда имеет достаточно уведомлений для завершения каждого проекта и улучшить общение с потенциальными клиентами.

Образец формы заявки на проект

Вот пример шаблона формы приема проекта, который вы можете настроить по мере необходимости для своей компании:

Инструкции: Заполните форму ниже, чтобы рассказать нам больше о проекте, над которым вы хотели бы работать с нами. Наша команда будет использовать эту информацию для разработки коммерческого предложения и индивидуального предложения. Мы надеемся работать вместе в ближайшее время.

Имя:
Должность:
Компания:
Адрес электронной почты:
Телефонный номер:
Ссылка на сайт:

Тип проекта:

Сообщение блога
видео
Фотосессия
Графический дизайн
Дизайн логотипа

Другой:

Каковы ваши цели для этого проекта?
Кто ваша целевая аудитория, клиент или конечный пользователь?
Каков ваш бюджет на этот проект? Укажите диапазон.
К какой дате вы хотите, чтобы окончательный проект был завершен?
Есть ли какая-либо другая информация об этом проекте, которой вы хотели бы поделиться с нами?