Что такое перерасход проекта? Определение и советы по работе с ним
Строительные проекты часто являются обширными и сложными, что может привести к тому, что некоторые вещи могут остаться неучтенными. Понимание того, что может измениться в проекте, включая затраты или доступность материалов, может позволить руководителю проекта и его команде разработать идеи, позволяющие избежать перерасхода средств по проекту. Устранение перерасхода проекта сводит к минимуму финансовые или практические неудачи в проекте и поддерживает согласованность команды с конечной целью проекта. В этой статье мы узнаем, что такое перерасход проекта, причины этого и несколько советов по устранению перерасхода проекта.
Что такое перерасход проекта?
Перерасход проекта или перерасход средств по проекту — это ситуация, когда фактическая стоимость проекта превышает первоначальный бюджет. Это вызывает дефицит финансовых потребностей проекта и может замедлить или полностью остановить проект. В строительной отрасли перерасход средств по проекту является обычным явлением, и проектировщики решают эту проблему с помощью модифицированного планирования и исследований.
Причины перерасхода проекта
Переполнение проекта может произойти по разным причинам, в зависимости от масштаба проекта. Вот некоторые типичные причины перерасхода проекта:
Увеличение материальных затрат
Инфляция, доступность и редкость ресурсов и материалов проекта могут привести к перерасходу проекта. Некоторые материалы более высокого качества и могут стоить дороже или не могут быть приобретены без дополнительных затрат. Например, если заказчику нужен особый камень для пола в многоквартирном доме, может потребоваться доставка из другого штата или страны. Дополнительные расходы на доставку могут привести к увеличению материальных затрат. Нехватка также приводит к увеличению стоимости материалов, поскольку доступность становится дефицитной. Правильное планирование может избежать таких последствий, как нехватка пиломатериалов.
Ползучесть области
Расползание масштаба — это ситуация, при которой первоначальный размер или масштаб проекта начинает постепенно увеличиваться. Это может сделать проект более затратным как по времени, так и по финансовым ресурсам. Ползучесть области может иметь много потенциальных причин, в том числе:
Нет первоначального объема в планировании проекта
Длина проекта
Отсутствие участия заинтересованных сторон
Проблемы лидерства
Ошибки начальной оценки
Проблемы сотрудничества
Расползание масштаба — это то, чего можно избежать, если лучше планировать проект и использовать программное обеспечение для управления проектами. Информирование о расширении масштаба, когда оно появляется, помогает подготовить команду к этому и дает возможность решить проблему до того, как она разовьется.
Ошибки планирования
Проекты имеют этап планирования, который может определить результат, стоимость и ход проекта. Ошибки планирования могут привести к расползанию масштаба, материальным затратам и проблемам с руководством. Проекты часто сталкиваются с ошибками планирования, когда существует разрыв в понимании между заинтересованными сторонами и менеджерами проекта или руководством. Найм опытных дизайнеров и руководителей может помочь смягчить ошибки планирования, а также проверить планы перед окончательным утверждением.
Неточные оценки
Оценки являются начальными приближениями стоимости проекта, потребностей в материалах и рабочей силе или сроков проекта. Неточные оценки могут способствовать расширению масштабов. Это может произойти из-за увеличения стоимости материалов, нехватки рабочей силы или недопонимания между поставщиками и руководителями проектов. Вы можете избежать неточных оценок, просматривая оценки и получая оценки из нескольких источников для сравнения.
Ошибки проектирования проекта
Ошибка проектирования – это ошибка в первоначальном дизайне проекта. Ошибки проектирования могут привести к остановке или замедлению хода выполнения проекта, а также способствовать расползанию объема работ и увеличению стоимости материалов. Обеспечение точности дизайна проекта означает проверку первоначальных чертежей или планов на точность и привлечение других профессионалов в команду, чтобы они предложили свои идеи. Вы можете пригласить других членов команды для проверки дизайна проекта и высказать свое профессиональное мнение, чтобы избежать ошибок или задержек.
Советы по устранению перерасхода проекта
Справляться с переполнением проекта означает использовать правильные инструменты, такие как программное обеспечение для управления проектами, и учитывать потенциальные проблемы на этом пути. Это требует глубокого понимания масштабов проекта, результатов проблем проекта и способности поддерживать заинтересованные стороны, руководство и рабочих в соответствии с одними и теми же целями. Вот несколько советов, как справиться с переполнением проекта:
Стратегия против расползания масштаба
Узнайте больше о факторах, которые способствуют расширению вашей области видимости. Выявление и оценка отдельных причин может помочь вам найти решения, уникальные для каждой проблемы. Понимание этих деталей также может помочь вам разработать новые стратегии для следующего этапа планирования.
Планируйте неожиданные изменения
Рассмотрите проблемы, связанные с аналогичными проектами, и скорректируйте план проекта с учетом возможности решения тех же проблем. Изучите, во что обошлись эти задачи этим проектам, как команда реагирует на них и какие опасения высказывают заинтересованные стороны проекта. Создайте план на случай непредвиденных обстоятельств, таких как плохая погода, чтобы проект мог выполняться в соответствии с графиком. Важно поделиться своим планом на случай непредвиденных обстоятельств с руководством и рабочими, чтобы все знали, что делать при возникновении таких проблем.
Привлекайте заинтересованные стороны
Заинтересованные стороны проявляют большой интерес к проекту и ожидают определенного результата. Это может быть финансовая выгода или просто завершение проекта. Обращение к заинтересованным сторонам с просьбой предоставить информацию и ресурсы для проекта может помочь свести к минимуму расползание масштаба и выход за рамки проекта, поскольку рабочие и руководство понимают ожидания заинтересованных сторон.
Уменьшить человеческий фактор
Стремитесь уменьшить любой перерасход, связанный с просчетами и ошибками, поддерживая внимательность и точность. Руководители могут работать друг с другом, анализируя свою работу и проверяя точность и последовательность этапа планирования. В ходе выполнения проекта периодические проверки и встречи могут помочь руководящей группе быстро выявлять ошибки, прежде чем они повлияют на весь проект.
Гибкость в расходах на материалы
Если возможно, запланируйте степень текучести в вашем бюджете на материалы. Независимо от того, сколько исследований вы проводите, материальные затраты являются фактором, который может измениться по мере продвижения проекта. Планирование может занять несколько месяцев или лет в зависимости от масштаба проекта, а доступность материалов может измениться после начала проекта или во время его строительства. Иногда лучшее, что вы можете сделать, — это спланировать адаптацию к этим факторам, чтобы избежать задержек.
Сокращение первоначальных упущений
Просмотрите план проекта несколько раз, чтобы убедиться в его точности. Это важная составляющая успеха проекта, поскольку она заранее детализирует потребности проекта и обеспечивает визуальное представление его заинтересованных сторон и руководителей. Если вы планируете проект за несколько месяцев или лет до начала производства, важно еще раз просмотреть план перед началом, чтобы учесть любые изменения в материальных затратах или объеме. Убедитесь, что каждая заинтересованная сторона, руководитель и работник понимают свои обязанности в проекте. Это помогает согласовать команду и упрощает отслеживание изменений или командных проблем во время проекта.
Используйте программное обеспечение для управления проектами
Программное обеспечение для управления проектами — это цифровой инструмент, который может помочь менеджерам проектов планировать и отслеживать проекты. Вы можете легче определить изменения проекта, расширение объема или увеличение затрат, когда вы можете изучить проект на визуальной временной шкале. Программное обеспечение для управления проектами также позволяет вам привлекать команду к ответственности, отслеживать вклад и поддерживать ожидания.