Что такое онлайн-сотрудничество? Преимущества, функции и инструменты

21 октября 2021 г.

Поскольку все больше людей работают удаленно, компании всех типов могут извлечь выгоду из использования онлайн-инструментов для совместной работы. Эти инструменты могут сделать общение и производство более эффективными для групп, работающих вместе или обменивающихся идеями по всей стране и даже по всему миру. Какие онлайн-инструменты для совместной работы использует ваш офис, зависит от того, для чего они вам нужны. В этой статье мы обсудим, что такое совместная работа в Интернете, включая различные типы и функции, и предоставим список некоторых инструментов для совместной работы, которые вы можете изучить.

Что такое онлайн-сотрудничество?

Онлайн-сотрудничество использует онлайн-цифровую точку встречи, где люди могут вместе работать над определенными задачами из разных мест. Члены команды могут совместно создавать документ или презентацию, где бы они ни находились. Онлайн-сотрудничество — это способ для команд и организаций расти и повышать эффективность проектов за счет устранения различных барьеров, таких как расстояние и время, и облегчения связи и коммуникации.

Типы онлайн-сотрудничества

Вот несколько способов использования онлайн-сотрудничества:

Синхронный

Синхронные системы совместной работы позволяют команде работать над проектом одновременно из разных мест. Таким образом, любые два или более члена команды могут вместе просматривать и редактировать задачу с помощью программ. Это программное обеспечение предоставляет платформу для группового редактирования, обмена данными, чата и видео-взаимодействия. Некоторые онлайн-платформы имеют встроенную аналитическую помощь, которой члены команды могут воспользоваться для достижения продуктивных решений.

Асинхронный

Этот тип онлайн-сотрудничества не работает в режиме реального времени, и члены команды не могут работать над проектом одновременно. Вместо этого члены команды работают в рамках определенных графиков, выполняя свою часть проекта по одному. Взаимодействие по электронной почте, групповые календари и групповые публикации являются примерами асинхронного онлайн-сотрудничества.

Особенности онлайн-сотрудничества

Существует несколько функций совместной работы в Интернете, которые могут удовлетворить конкретные потребности вашей команды, например:

Системы безопасности

Безопасность имеет ключевое значение при совместной работе в Интернете, поскольку команды и клиенты могут обмениваться конфиденциальной информацией. Устройства также нуждаются в безопасности, и компании часто работают над защитой клиентской информации. Шифрование может помочь онлайн-инструментам для совместной работы поддерживать безопасность, поскольку оно делает файлы нечитаемыми для нелицензированных сторон. Для частной совместной работы для безопасности полезно выйти за рамки имен пользователей и паролей и использовать двухэтапную проверку и биометрическую идентификацию.

Обмен файлами

Отделы в организациях также могут обмениваться файлами друг с другом, такими как текстовые документы, изображения и видео. Онлайн-инструменты для совместной работы гарантируют бесперебойную работу. Часто эти файлы содержат большой объем информации, размер которого может превышать ограничения. Нет необходимости в ограничениях на объем информации, которой они могут обмениваться между отделами. Отправитель может отслеживать историю загрузок, чтобы следить за безопасностью файла.

Дискуссионные форумы

Взаимодействия очень полезны для эффективного онлайн-сотрудничества, особенно когда члены команды хотят поделиться идеями на платформе. Одной из важных особенностей онлайн-сотрудничества является возможность отправлять сообщения отдельным членам команды или группам на платформе. Поскольку эти сообщения доставляются мгновенно, выполнение и завершение задачи становится намного быстрее.

Представления календаря

Календари часто используются для отслеживания проектов компании. Существуют вехи, которые нужно достичь, и сроки, которые необходимо выполнить в определенное время, и использование календаря может позволить каждому члену вашей команды не отставать от сроков выполнения своих задач. Функция календаря позволяет членам команды идти в ногу с общими графиками компании и достигать целей своего отдела.

Системы уведомлений

Члены команды могут работать более эффективно, если они получают уведомления о последних событиях, связанных с проектом или задачей. Сюда могут входить запланированные напоминания о событиях, внутренние сообщения и любой важный вклад членов команды. Уведомления и напоминания о сроках и обновлениях помогут вашей команде эффективно выполнять задачи.

Облачное хранилище файлов

Когда ваша команда завершит проект, она может использовать функцию облачного хранилища файлов, чтобы обеспечить безопасность и доступность этих файлов. Члены команды и другие заинтересованные стороны могут захотеть получить доступ к готовой работе, поэтому облачное хранилище предоставляет доступ к ней всем, независимо от того, где они находятся. Это обеспечивает более плавное удаленное сотрудничество команды и клиента.

Онлайн-опросы

Командная работа предполагает регулярное общение для принятия решений и действий. Функция онлайн-опроса полезна для экономии времени. Таким образом, каждая ваша команда может выражать свои мысли и принимать решения вовремя, потому что участники могут мгновенно видеть, что думает команда, и избежать длительных обсуждений.

Преимущества онлайн-сотрудничества

Есть много способов, которыми компании получают выгоду от онлайн-сотрудничества, в том числе:

Это может повысить производительность персонала

Онлайн-сотрудничество гарантирует, что вы не потеряете время между моментом возникновения потребности в встрече и ее проведением. Онлайн-платформы для совместной работы создают атмосферу, которая помогает членам команды сосредоточиться на предстоящей задаче. Это связано с тем, что это уменьшает личное взаимодействие между членами команды и ограничивает ненужные обсуждения.

Это может помочь сэкономить деньги на канцелярских принадлежностях

При онлайн-сотрудничестве компании могут тратить меньше на офисные помещения, оборудование и другие типичные офисные предметы. Он обеспечивает беспрепятственный офисный опыт, который позволяет членам команды работать вместе со всего мира. Таким образом, вам не нужно присутствовать в офисе для выполнения задач, но вы можете добиться прогресса, как если бы вы были там.

Он предлагает меньшую зависимость от электронной почты

Иногда вам, возможно, придется просмотреть тонны электронных писем, чтобы найти релевантные для вашего проекта. С помощью онлайн-инструментов для совместной работы вы можете использовать платформу обмена сообщениями, чтобы сократить время и усилия, необходимые для сортировки нескольких электронных писем. Это также снижает потребность в отправке нескольких файлов из одного офиса в другой.

Онлайн-инструменты для совместной работы

Существует множество онлайн-инструментов для совместной работы для индивидуального и корпоративного использования. Вы можете решить, что использовать, исходя из вашего бюджета и предпочитаемых функций. Вот несколько онлайн-инструментов для совместной работы:

• Nifty: Nifty способствует легкому и прямому взаимодействию между членами группы и предлагает несколько типов просмотра, которые дают членам команды возможность контролировать, как их работа отображается на экране.

• При этом: этот инструмент позволяет объединить до 50 членов команды, предоставляет множество возможностей для настройки, от фона конференц-зала до шаблонов рабочих презентаций, шифрует видеозвонки и запускается без установки.

• Kahootz: самые любимые и часто используемые функции этого инструмента включают в себя интерактивные панели инструментов с перетаскиванием, блокировку файлов, разрешения на уровне файлов и настраиваемые онлайн-формы сбора данных.

• Bonusly: Bonusly предлагает сверхинтеллектуальные аналитические инструменты и предоставляет компаниям настраиваемую платформу для вознаграждения выдающихся членов команды.

• Skype: этот инструмент специализируется на видеоконференциях и голосовых звонках и включает в себя возможность мгновенного обмена сообщениями с членами команды, передачи файлов и совершения традиционных звонков на стационарные или мобильные телефоны.

• Microsoft Teams: Teams предлагает те же функции, что и другие инструменты для совместной работы, такие как чат и видеоконференции, а также включает в себя хранилище файлов и возможность интеграции других приложений.

• GoToMeeting: этот инструмент для совместной работы предлагает совместный доступ к рабочему столу и видеоконференции, а также позволяет пользователям общаться с помощью различных устройств.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.