Что такое официальное общение? (и почему это важно)
Официальное общение обычно относится к официальному обмену информацией. Независимо от вашей роли в организации, знание того, как официально общаться и распознавать формальное общение, может помочь улучшить ваше общение с коллегами и руководством компании. Понимание и использование всех типов формального общения может быть ценным навыком, но это требует исследований и практики. В этой статье мы обсудим, что такое официальное общение, почему оно важно, какие существуют типы формального общения, а также советы о том, как улучшить официальное общение.
Формальное общение — это обмен официальной информацией между людьми внутри одной организации, которые часто находятся на разных уровнях организационной иерархии. Это контролируемое средство связи, которое следует по заранее определенным каналам и соответствует заранее определенным правилам, стандартам, процессам и положениям, установленным компанией. Формальное общение следует цепочке подчинения организации со структурой сверху вниз, а это означает, что сотрудники более высокого ранга часто используют его для отправки различных сообщений и инструкций лицам более низкого уровня.
Вот некоторые из основных причин, по которым важно внедрить официальное общение на рабочем месте:
Он четко определяет и устанавливает власть. Использование формального общения внутри организации помогает создать эффективный поток информации между сотрудниками более высокого и более низкого уровня. Это, в свою очередь, помогает подчиненным точно знать, каковы их обязанности и кому они подчиняются.
Это повышает общую эффективность. Эффективная коммуникация обычно означает, что общая эффективность на всех уровнях, вероятно, улучшится. Основная причина этого заключается в том, что правильное осуществление формального общения значительно снижает двусмысленность.
Это снижает вероятность ошибок и ошибок. Общение в рамках формального общения, как правило, уменьшает количество ошибок и ошибок, поскольку сообщение обычно более ясно понимается и исходит от авторитетного источника.
Это может создать дисциплину. Четкое определение иерархии организации и использование формального общения для внутреннего обмена сообщениями может улучшить общую дисциплину, поскольку все точно знают, кому они подчиняются и кто подчиняется им.
Это может улучшить координацию работы. Формальное общение между различными отделами внутри организации может помочь им лучше координировать свою работу благодаря недвусмысленному обмену сообщениями и четко определенной цепочке подчинения.
Он вызывает больше доверия при отправке важных сообщений. Использование формального общения для высокоприоритетных сообщений, таких как цели компании, общие направления деятельности или прямые приказы сотрудникам или отделам, обычно рассматривается получателями как более надежное и заслуживающее доверия, что повышает вероятность их полного выполнения.
Нисходящее общение: это наиболее распространенный тип формального общения, который представляет собой поток информации от руководства компании к ее подчиненным. Обычно он состоит из различных инструкций и приказов, которые передаются в письменной или устной форме через отчеты, служебные записки, электронные письма, руководства и т. д.
Восходящая коммуникация: это противоположность нисходящей коммуникации и, следовательно, представляет собой сообщения, передаваемые от подчиненных к руководству. Он может принимать различные формы, такие как запросы, отчеты, жалобы и предложения.
Горизонтальная коммуникация: Этот тип формальной коммуникации, также известный как латеральная коммуникация, имеет место между коллегами, которые выполняют разные роли, но находятся на одном иерархическом уровне в организации. Общение между менеджерами разных отделов одной организации обычно является наиболее распространенным примером горизонтального общения.
Диагональная коммуникация: также известная как перекрестная коммуникация, диагональная коммуникация — это когда сотрудники, которые работают в разных отделах одной организации и также находятся на разных иерархических уровнях, формально общаются друг с другом. Обычно он состоит из разных сотрудников, общающихся с менеджерами разных отделов, таких как HR, маркетинг или финансы.
Встречи: запланированные встречи в рамках одного отдела или с участием нескольких отделов обычно используют формальное общение, особенно восходящее и нисходящее типы, поскольку руководство и подчиненные взаимодействуют и обсуждают различные вопросы.
Отчеты о деятельности: отчеты представляют собой формальные документы, которые обычно отправляются управленческой команде, в которых один или несколько подчиненных формально описывают свою деятельность. Это типичный пример восходящей коммуникации.
Заметки: Сокращенно от меморандума, записка представляет собой письменное сообщение, отправленное большому количеству людей в организации или отделе, относительно различных процедур или деловых отношений. Они являются распространенной формой нисходящей коммуникации, поскольку они обычно описывают способ, которым определенные сотрудники должны внедрять организационные изменения.
Письма и электронные письма. Письма в физической или электронной форме являются широко используемым методом официального общения. Их универсальный характер означает, что все четыре типа формального общения могут быть выражены таким образом.
Формальные обсуждения. Обсуждение один на один между людьми, работающими в одной и той же организации, в одинаковых или разных местах иерархической шкалы, также является часто используемым методом формального общения. Учитывая тот факт, что такого рода обсуждения могут иметь место практически между любыми членами организации, формальные обсуждения могут использовать любой из четырех типов формального общения.
Избегайте схваток. Использование сокращений при общении, например замена «вы» на «вы», может сделать все сообщение менее формальным. Используя полные версии, вы можете улучшить формальность вашего сообщения.
Используйте официальные титулы и обращайтесь к людям официально. Использование официальных титулов при обращении к другим лицам является признаком формального общения. Если у получателя нет официального звания, например доктора или доктора философии, вы можете использовать г-н, г-жа или г-жа, а затем их имя.
Используйте корпоративный или профессиональный жаргон. Использование специального жаргона — эффективный способ показать получателям формального метода общения, что все участники являются частью одной команды или группы.
Избегайте использования анекдотов или аналогий. Хотя анекдоты и аналогии являются эффективными способами выражения идей в повседневном общении, официальное общение обычно имеет более абстрактную форму. Прямой и недвусмысленный обмен сообщениями обычно является основным требованием для эффективного официального общения.