Что такое оценка в бизнесе? (с шаблоном)

13 мая 2021 г.

Клиенты часто хотят знать ожидаемую стоимость проекта, прежде чем они решат двигаться вперед, и оценка — это один из способов предложить им предложение по проекту. Смета – это необязательный документ, в котором излагаются сметные затраты на проект. Если ваш бизнес часто заключает контракты с клиентами по проектам, знание того, как составить смету, может оказаться важным навыком. В этой статье мы объясним, что такое смета, чем она отличается от счета-фактуры и как составить смету с помощью шаблона сметы.

Что такое смета в бизнесе?

Смета — это документ, который может предоставить заинтересованным сторонам или клиентам обзор сметной стоимости проекта. Смета обычно включает описание проекта, разбивку затрат и общую смету проекта. Оценки также могут включать в себя сроки и условия проектов, сроки проекта и другую информацию. Оценки могут принести пользу как вашей компании, так и вашим клиентам. Они могут помочь клиентам понять затраты, связанные с проектом, и решить, хотят ли они продолжать работу над проектом.

Подготовка оценок также может помочь вашему бизнесу спланировать свой график и расходы, связанные с потенциальными проектами, до их начала. Многие отрасли, в том числе разработка программного обеспечения и строительство, готовят сметы до начала проектов. Поэтому знание того, как составить смету, может оказаться ценным профессиональным навыком.

Оценка по сравнению со счетом

Сметы и счета-фактуры предоставляют отчет об услугах компании для клиента, а также описывают проекты и связанные с ними расходы. Однако важно понимать, чем они отличаются. Принципиальное различие между сметами и счетами-фактурами заключается в том, что счета-фактуры требуют оплаты от клиента, а смета не требует никакой оплаты. Вместо этого оценки обычно служат котировками проекта. Поэтому предприятия обычно отправляют клиентам счета-фактуры после завершения проекта, а оценки отправляют перед началом проекта.

Как написать смету

Хотя оценки могут выглядеть по-разному для разных компаний, есть несколько ключевых компонентов, которые стоит включить в качественную оценку. Вот шесть шагов, которые вы можете выполнить, чтобы написать смету:

1. Название сметы

Первый шаг к составлению сметы — дать ей название. В верхней части документа напишите название проекта. Под заголовком укажите номер сметы и дату сметы. Это поможет сделать записи проекта четкими и понятными.

2. Укажите контактную информацию вашей компании.

В смете укажите контактную информацию вашей компании. Как правило, компании размещают свою контактную информацию в верхней части сметы. Включение контактной информации вашей компании имеет решающее значение, чтобы клиенты точно знали, как они могут связаться с вами.

3. Адресуйте документ вашему клиенту

Адрес клиента и другая контактная информация также важны для включения в вашу смету. Не забудьте указать имя конкретного человека или компании, работающей с вами над проектом. Вы можете включить как платежную информацию, так и информацию о доставке для клиента.

4. Опишите проект

Еще одним важным этапом написания сметы является предоставление краткого описания проекта. В описании проекта вы можете объяснить объем проекта, включая основную работу, связанную с проектом, и конкретные результаты, запрошенные клиентом. При желании вы также можете включить временную шкалу проекта, включая ожидаемую дату начала и окончания. Описание проекта может помочь клиенту понять, какую именно работу он может ожидать от вашей компании в обмен на оплату.

5. Перечислите все расходы по проекту

После описания проекта вы можете приступить к составлению разбивки стоимости проекта. Один из простых способов сделать это — создать таблицу, в которой упорядочиваются названия всех расходов, включая как прямые, так и косвенные расходы. Прямые затраты включают в себя материалы, оплату труда и сопутствующие расходы. Косвенные расходы — это операционные расходы, такие как офисные помещения и коммунальные услуги. Рядом с описанием каждого расхода вы можете указать количество, стоимость за единицу и общую сумму для этого конкретного расхода.

Раздел с разбивкой затрат важно включить в вашу смету, потому что он может помочь вашему клиенту понять элементы, составляющие общую сметную стоимость проекта. Это может повысить доверие ваших клиентов, укрепив их отношения с вашей компанией. Кроме того, включение раздела с разбивкой затрат может помочь вашей компании в планировании продукта, выделяя конкретные ресурсы, которые могут понадобиться вашей компании для завершения проекта.

6. Сложите общую сумму предложения

После того, как вы перечислили все отдельные расходы, вы можете сложить все расходы, чтобы рассчитать общую сумму сметы. Включите общую сумму цитаты в нижней части вашей оценки. Если вы хотите, вы также можете включить любые расчетные скидки, которые ваша компания может предложить клиенту, и вычесть их из промежуточной суммы, чтобы получить окончательную цену.

Шаблон оценки

Вы можете использовать шаблон, чтобы сделать написание оценок быстрее и проще. Шаблон оценки также может помочь вам обеспечить согласованность оценок для каждого проекта и клиента. Если хотите, вы также можете добавить к своей смете логотип и брендинг вашей компании. Вот базовый шаблон, который вы можете использовать для составления сметы:

[Estimate title]
[Estimate number]
[Estimate date]

[Your company’s name]
[Your company’s address]

Плательщик
[Client’s name]
[Client’s billing address]

Доставка до
[Client’s name]
[Client’s shipping address]

Описание Проекта
[Write a brief description of the project, including key deliverables]

Описание расходаКоличествоСтоимость за единицуОбщий расход[Description of expense][Quantity][Cost per unit][Expense total][Description of expense][Quantity][Cost per unit][Expense total][Description of expense][Quantity][Cost per unit][Expense total]Сумма котировок
[Add up the total of all expenses]