Что такое контрольный список увольнения сотрудников? (И почему это важно)

4 апреля 2022 г.

Сотрудники могут уйти с работы по разным причинам, например, в связи с увольнением по собственному желанию или увольнением. Для всех сотрудников, увольняющихся из компании, важно пройти надлежащий процесс увольнения, чтобы обеспечить легкий переход и предотвратить возможные проблемы. Использование таких инструментов, как контрольный список выключения, может помочь вам каждый раз выполнять успешный процесс. В этой статье мы объясним, что такое контрольный список увольнения сотрудников, почему важно его составить, перечислим, что обычно включает контрольный список, и расскажем, как его создать.

Что такое контрольный список увольнения сотрудников?

Контрольный список увольнения сотрудников — это исчерпывающий список задач, которые организация должна выполнить, когда сотрудник по какой-либо причине покидает компанию. Он часто имеет несколько списков меньшего размера, сгруппированных вместе с флажком или аналогичной функцией, чтобы указать, какие задачи выполнены, а какие нет. Это позволяет руководителям отделов и членам отдела кадров легко видеть, что осталось от списка задач до завершения.

Почему важно составить контрольный список увольнения сотрудников?

Важно составить и использовать контрольный список увольнения сотрудников, чтобы обеспечить успешный процесс увольнения. Контрольный список поддерживает открытое общение между всеми специалистами, занимающимися увольнением конкретного сотрудника. Это помогает предотвратить пропуск шагов или возникновение потенциальных проблем на протяжении всего процесса.

В результате отличные процессы увольнения могут предложить потенциальные преимущества как для организации, так и для сотрудников, такие как:

• Обнаружение способов улучшить процесс увольнения и общие организационные операции

• Обеспечение успешного перехода от существующей организационной структуры к новой

• Оставить положительное впечатление об организации у сотрудника

• Поддержание хороших отношений с бывшими сотрудниками

• Предотвращение возникновения у сотрудника проблем при увольнении

• Предоставление сотруднику полезной обратной связи, чтобы подготовить его к следующей роли

• Поддержка сотрудника в трудных ситуациях

Что включить в чек-лист увольнения сотрудника

Правильные вещи, которые нужно включить в контрольный список увольнения сотрудников, могут различаться для каждой организации. Некоторые общие ключевые компоненты, которые следует учитывать при включении в контрольный список выбытия:

Активы компании для сбора

Сотрудники часто имеют доступ к различным инструментам или ресурсам, которые они используют для выполнения своих обязанностей. Для них важно вернуть все активы компании до того, как они покинут организацию. Хотя конкретные активы могут различаться, общие активы, которые они могут вернуть, включают:

• Карты доступа

• Телефоны компании

• удостоверения личности или бейджи

• ИТ-оборудование

• Ключи

• Парковочные талоны

• Униформа

Выйдите из интервью, чтобы закончить

Многие организации проводят выходные интервью, чтобы узнать больше о сотруднике и его опыте. Это позволяет организации определить потенциальные области улучшения и предоставить сотруднику обратную связь. Несмотря на то, что процессы выходного собеседования могут различаться, контрольный список может включать такие действия, как:

• Отправка сотруднику анкеты выходного интервью

• Проведение выходного интервью с сотрудником

• Просмотр заметок из обсуждения и вопросника

• Подготовка инсайтов из процесса выездного интервью

ИТ-разрешения на обновление

Сотрудники часто получают доступ к учетным записям компании, которые они используют во время работы, и очень важно отозвать их разрешения, чтобы предотвратить любые проблемы, когда они покидают организацию. Также важно обновлять ресурсы по всей организации, чтобы отразить их уход из компании. Некоторые шаги, которые может включать этот раздел:

• Изменение паролей и разрешений компании

• Удаление аккаунтов сотрудника

• Редактирование сайта для удаления сотрудника

• Переадресация телефонных звонков и писем сотрудников

• Снятие работника с начисления заработной платы

• Обновление каталога компании и организационной структуры

Следующие шаги

Важно разработать план, которому компания и отдел сотрудника должны следовать после их ухода. В этом разделе обычно описываются определенные обсуждения, чтобы обеспечить плавный переход после их завершения. Примеры того, что может быть указано в этом разделе, включают:

• Обсуждение невыполненных задач

• Поиск важных ресурсов

• Проверка состояния текущих проектов

• Обмен записями и важными контактами

Оформление документов

Сотрудникам обычно нужно заполнить документы, прежде чем они могут покинуть компанию. Хотя документы могут различаться для каждой организации и конкретного сотрудника, они часто связаны с вопросами компенсации. Некоторые примеры типов документов, которые может включать этот раздел:

• 401 (к) информация

• Информация о медицинском страховании

• Соглашение о неконкуренции

• Соглашение о неразглашении

• Информация о возмещении

• Налоговые документы

Как составить чек-лист увольнения сотрудников

Выполните следующие действия, чтобы создать и использовать контрольный список увольнения сотрудников:

1. Подумайте о том, как вы уходите

Оцените текущий процесс увольнения сотрудников. Составьте общий список всего, что в него входит. Попробуйте сгруппировать их вместе на основе задач, которые похожи друг на друга или которые может выполнять один и тот же человек.

2. Отформатируйте документ

Используйте программное обеспечение для обработки текстов, чтобы создать контрольный список. Рассмотрите возможность использования программы, которая позволяет нескольким людям в вашей организации получать доступ к документу и обновлять его в режиме реального времени. Можно создать таблицы или небольшие контрольные списки для каждой группы задач. Другим вариантом может быть создание электронной таблицы с аналогичными разделами для групп задач.

Добавьте заголовки к каждой группе задач. Создайте отдельные строки для каждой задачи и рассмотрите возможность включения места для краткого описания того, что включает в себя задача. Подумайте о том, кто за это отвечает. Завершите каждую строку ячейками для таких вещей, как галочка, когда задача завершена, инициалы того, кто выполнил задачу, и дата, когда они завершили задачу.

3. Введите свои задачи

Добавьте свои задачи в формат, который вы создали. Настройте свои группы по мере необходимости, когда вы вводите их в документ. При необходимости отредактируйте форматирование, пока не получите документ, который будет легко понять и которому будет легко следовать.

4. Спросите об обратной связи

Подумайте о том, чтобы разослать предварительный контрольный список увольнения сотрудников вашему отделу кадров и менеджерам по всей компании. Запросите их отзывы о документе и о том, есть ли у них какие-либо предложения по улучшению. Также важно попросить их подтвердить, что вы не пропустили ни одной важной задачи.

5. Завершите контрольный список

Просмотрите отзывы коллег и внесите необходимые изменения. Завершите свой контрольный список и сохраните его в легкодоступном месте в вашей организации. Отправьте окончательный вариант нужным сторонам или сообщите им, где они могут его найти.

6. Просмотрите свой контрольный список

Почаще анализируйте успех вашего процесса оффбординга. Подумайте, как вы используете контрольный список и не упускаете ли он чего-нибудь. Ищите возможности для улучшения и продолжайте обновлять его, чтобы он наилучшим образом соответствовал потребностям компании.