Что такое коэффициент отсутствия и как его применять (плюс примеры)

16 сентября 2021 г.

Прогулы сотрудников — важный показатель, который необходимо отслеживать в повседневной деятельности организации. Уровень отсутствия сотрудников может показать менеджерам, насколько они преданы работе, или может ли отдел получить выгоду от перераспределения ответственности. Более подробная информация о коэффициенте отсутствия сотрудников может помочь вам, как руководителю, определить, какие действия вы можете предпринять, чтобы улучшить показатель посещаемости. В этой статье мы обсудим коэффициент отсутствия, в том числе почему его понимание важно, как его рассчитать и какие показатели менеджеры используют в повседневной работе.

Что такое коэффициент отсутствия?

Коэффициент отсутствия — это количество дней в течение периода, когда сотрудник полностью отсутствует на работе без предварительного уведомления. Прогулы исключают любые дни, которые работник запрашивает в отпуске, по личным причинам или по состоянию здоровья. В то время как спорадические отсутствия могут быть вызваны неожиданной болезнью или внезапным происшествием, невыход на работу — это когда сотрудники обычно пропускают работу.

Абсентеизм может существовать по многим причинам, как неизбежным, так и поправимым. Иногда сотрудники на законных основаниях не могут прийти на работу или уведомить вас, в то время как другие могут уйти с работы по личным причинам. Обе причины могут способствовать общему уровню отсутствия бизнеса. Сотрудник может отсутствовать на работе по следующим причинам:

• Болезнь: Болезни, как физические, так и психические, могут привести к тому, что сотрудник не прибудет на работу, не запросив надлежащего времени отпуска. Некоторые болезни могут помешать им запланировать отпуск на этот день, что приведет к росту числа прогулов.

• Непредвиденные обстоятельства: непредвиденные обстоятельства, связанные с ненастной погодой, перебоями в подаче электроэнергии или интернета и телефонной линии, могут как помешать сотруднику прибыть на работу, так и уведомить вас о том, что он не может оправдать ожидания в этот день. При удаленной работе отключение интернета может полностью помешать им уведомить вас или выполнить рабочие обязанности во время смены.

• Выгорание: выгорание — это отсутствие мотивации из-за переутомления или отсутствия удовлетворения у сотрудников. Руководство может предотвратить выгорание, давая сотрудникам разные задачи или распределяя разные обязанности.

• Семейные обязательства. Семейные обязательства, такие как уход за ребенком или другие обязанности члена семьи, могут помешать работнику прибыть на работу вовремя.

• Опоздание: если сотрудник опаздывает на работу, он может решить вообще не приходить на работу.

Почему важно знать коэффициент отсутствия?

Понимание уровня отсутствия в вашем отделе важно, потому что это может повлиять на то, как вы будете вносить различные ответные изменения. Если ваши сотрудники отсутствуют из-за непредвиденных обстоятельств, изменения, которые вы можете внести, могут отличаться от тех, которые вы внесли бы, если бы сотрудники отсутствовали из-за опоздания или халатности. Отсутствие работника по неизбежным обстоятельствам, который обычно не отсутствует, может вообще не требовать исправления, в то время как для тех, кто часто отсутствует из-за трудностей с поездкой или по другим причинам, может потребоваться определенная корректировка обязанностей и графиков.

Понимание того, почему в вашем отделе высокий показатель отсутствия, может быть столь же важным, как и понимание самого показателя. Вы можете использовать различные превентивные тактики как для удовлетворения потребностей ваших сотрудников, так и для повышения общей эффективности работы. Например, если сотрудники отсутствуют из-за эмоционального выгорания, чередование должностных обязанностей ежеквартально может помочь предотвратить невыходы на работу из-за проблем, связанных с выгоранием.

Как рассчитать прогул

При рассмотрении вопроса о расчете коэффициента отсутствия полезно изучить некоторые из следующих шагов:

1. Определите расчетный период

Чтобы использовать формулу невыхода на работу, сначала необходимо собрать данные для каждого компонента формулы. Измерение невыходов на работу требует измерения определенного промежутка времени, например, месяца или квартала. Получив общий расчетный период, вы можете приступить к измерению других элементов невыходов на работу, которые позволят вам использовать формулу.

2. Рассчитайте среднее количество сотрудников

В течение оцениваемого периода времени количество сотрудников, для которых необходимо рассчитать среднее значение, могло колебаться. Новые наймы, увольнения и отпуска сотрудников могут повлиять на ваши данные об отсутствии. Прежде чем использовать вашу формулу, сначала рассмотрите возможность вычитания всех предыдущих сотрудников или сотрудников, находящихся в длительном отпуске. Если с тех пор вы наняли каких-либо сотрудников, добавьте это число к существующему количеству сотрудников.

3. Соберите данные об отсутствии сотрудников

Как только вы определили, сколько сотрудников вы оцениваете и какой период времени использовать, начните собирать данные об отсутствии сотрудников из ваших записей. Отсутствие сотрудника правомерно только в том случае, если они оба отсутствовали в течение всего дня и без предупреждения в течение всей смены. Если сотрудник позже сообщит вам, что он не может прийти на работу по личным причинам или по другим причинам, этот случай не будет отсутствием. Если вам сообщают об отсутствии в течение следующего дня или не сообщают вообще, пропущенный день является отсутствием.

4. Компенсационные расчеты за смены

Чтобы обеспечить точность расчетов, рассмотрите возможность документирования частичных отсутствий. Это отсутствия, которые либо не длятся весь день, либо длятся один или несколько часов в течение смены сотрудника. Вычисление этих отсутствий путем вычитания общего количества часов из общего количества дней отсутствия может помочь вашей формуле отсутствия дать более точный отчет о том, сколько ваш общий отдел накопил незапланированных выходных.

5. Используйте формулу отсутствия сотрудника

После сбора данных о сотрудниках рассчитайте средний показатель отсутствия, используя формулу отсутствия. Эта формула может дать вам показатель, при котором в среднем отсутствует весь ваш отдел. Формула отсутствия выглядит следующим образом:

(Среднее количество сотрудников X количество пропущенных рабочих дней) / (Среднее количество сотрудников X общее количество рабочих дней) = коэффициент невыхода на работу

Пример расчета прогулов

Рассмотрим пример менеджера отдела, оценивающего прогулы в своем отделе обеспечения качества за последний месяц. У них 100 сотрудников, и после подсчета разницы между показателями найма и увольнения получается 103 человека. Просматривая свои записи, они подсчитывают в общей сложности 11 дней, когда сотрудники отсутствовали не менее часа или весь день. После подсчета количества часов в каждой смене, когда сотрудники не отсутствовали полностью, руководитель отдела подсчитывает в общей сложности 10 дней отсутствия за период времени. Они используют формулу отсутствия с этими данными и вычисляют следующий результат:

(103 х 11) / (103 х 30) = 0,36

Это означает, что средний уровень отсутствия сотрудников в отделе обеспечения качества составляет 37%.

Способы применения коэффициента отсутствия

Есть много способов использовать коэффициент отсутствия для улучшения вашего отдела, в том числе:

Изменение политики отдела

Если вы заметите случаи отсутствия в своем отделе или во всех отделах, которыми вы управляете, вы можете изменить политику, чтобы предотвратить проблемы с отсутствием. Например, предложение большего количества оплачиваемых выходных для сотрудников может помочь снизить уровень невыходов на работу. Оплачиваемый отпуск может помочь сотрудникам решить личные проблемы, а также соблюдать политику компании. Если у сотрудников есть свободное время, они могут чувствовать себя более склонными использовать его, а не пропускать работу без предупреждения.

Поскольку сотрудники могут отсутствовать из-за жесткого графика работы, рассмотрите возможность улучшения коэффициентов рабочего графика после расчета коэффициента отсутствия. Если уровень отсутствия сотрудников высок из-за болезни или других обстоятельств и низок из-за конфликта с графиком, изменение графика может не помочь улучшить уровень отсутствия в этой ситуации. Консультации с сотрудниками, чтобы определить, какие графики нуждаются в корректировке, могут помочь вам определить следующие шаги вашего плана действий.

Управление отдельными сотрудниками

Консультирование отдельных сотрудников на основе их личных показателей отсутствия может выявить способы повышения эффективности вашего отдела. Например, сотрудники, отсутствующие по болезни, могут работать из дома. Если в вашем отделе есть в основном технические аспекты, которые не требуют работы на месте, сотрудники могут выполнять определенные аспекты своей работы, работая дома.

Если ваш уровень невыходов на работу высок из-за небольшой группы сотрудников или нескольких человек, встреча с ними по поводу их недавнего отсутствия может решить проблему. Кроме того, если у вас есть надежный метод хронометража для каждого из ваших отделов, это поможет вам лучше отслеживать отсутствие, опоздание и общее рабочее время сотрудников. Использование организованного хронометража, такого как программное обеспечение для учета рабочего времени, может хранить данные для каждого сотрудника индивидуально, позволяя вам отслеживать, какие члены отсутствуют и когда.

Принятие решений по каждому отделу

Вы можете использовать свой уровень невыходов на работу для принятия решений, касающихся ваших отделов. Если вы рассчитываете высокий уровень невыходов на работу для отдела, сравнение этих показателей с количеством продукции за тот же период может показать вам, почему показатели производительности высокие или низкие. Вы можете использовать эти данные для принятия решений в отношении сотрудников. Например, если сотрудники почти никогда не отсутствуют, повышение их по службе в вашем отделе может помочь увеличить производительность.

Другой способ, которым вы можете использовать ставки отсутствующих для принятия решений для ваших отделов, — это сравнение нескольких ставок за множество периодов времени. Если вы заметите рост числа отсутствующих после внедрения новой политики, вы можете использовать эти показатели, чтобы определить, эффективна ли политика для отдела и графиков сотрудников или нет.

Сравнение отделов

Если вы управляете несколькими отделами, рассмотрите возможность использования коэффициента отсутствия для расчета различий между отделами и других показателей. Внедрение политики в одном отделе, а не в другом, может изменить коэффициент отсутствия для этого отдела. Независимо от отсутствующих изменений, мониторинг ставок по сравнению с изменениями политики или любыми изменениями в отделе может помочь вам узнать больше о том, как процессы влияют на производительность. Вы можете обнаружить, что в определенное время года, например в праздничные дни, чаще всего пропускают занятия.