Что такое изменение масштаба? (Плюс советы по управлению изменениями)

20 мая 2021 г.

Изменение содержания проекта — это изменение аспекта проекта, влияющее на общие результаты, стоимость или другие переменные. Руководители проектов внедряют методы управления изменением содержания, чтобы избежать осложнений. Если вы руководитель проекта, вы можете узнать больше об изменении содержания. В этой статье мы расскажем, что такое изменение области, что такое управление областью, кто управляет контролем и советы по управлению изменением области.

Что такое изменение масштаба?

Масштаб проекта представляет собой подробный отчет об аспектах проекта, включая поставки, сроки, ресурсы и результаты. Изменение масштаба — это изменение любого аспекта масштаба после его установления в начале проекта. В управлении проектами изменение масштаба очень распространено, так как это позволяет проектам оставаться адаптируемыми.

Например, предположим, что вы подрядчик, работающий на клиента, который хочет новый пол на своей кухне. Вы указываете им 5000 долларов на проект и сообщаете, что на его завершение уйдет две недели. Как только вы замените пол на кухне, клиент понимает, что хочет переделать и остальные полы. Это представляет собой изменение объема проекта, поскольку новая цена составляет 20 000 долларов США, и вам может потребоваться увеличить трудозатраты, чтобы сохранить сроки или увеличить продолжительность проекта.

Что такое контроль объема?

Контроль содержания — это регламентированный мониторинг аспектов проекта и планов реализации изменения содержания. Контроль содержания включает в себя множество аспектов, таких как план управления проектом, пределы измерения производительности, стандартная документация и сбор данных, отслеживание и анализ.

Планы управления проектом содержат анализ затрат, графики, требования и базовый план содержания. Границы измерения производительности — это стандарты, по которым руководитель проекта может определить успех проекта. Стандартная документация — это активы организации, включая шаблоны и инструменты отслеживания для цитирования инцидентов и поддержания единообразия в ходе проекта.

Кто отвечает за контроль объема?

Руководители проектов обычно отвечают за контроль содержания, управление и документирование изменений содержания проекта. Заинтересованные стороны в проекте могут вносить изменения в проект, или члены команды могут предлагать изменения в различных аспектах. Когда это происходит, задача менеджера проекта заключается в документировании, управлении, утверждении и завершении этих изменений.

Важно, чтобы руководители проектов реализовывали стратегии изменения масштабов, чтобы избежать осложнений. Например, если обязанности меняются в ходе проекта, важно, чтобы команда понимала свои новые обязанности, а руководитель проекта документировал обязанности, чтобы задачи не остались незавершенными.

Советы по обработке изменения объема проекта

Вот несколько советов, которые вы можете использовать при управлении изменением содержания проекта:

Понять причину изменения объема

Понимание причины изменения является одним из наиболее важных аспектов управления изменением области действия. Поняв, почему вы меняете объем проекта, вы можете внести изменения, которые улучшат успех проекта. Тщательное понимание причины изменения масштаба также важно, потому что как руководитель вы должны сообщить об изменении своей команде.

Документируйте каждый аспект изменения

При изменении масштаба проекта вы можете изменить другие аспекты, чтобы сохранить эффективность проекта. Рассмотрите возможность внедрения процедур для документирования всех запросов клиентов, заметок о встречах, проектных инцидентов, бюджета и изменений бюджета, а также данных о ходе выполнения. Документирование также позволяет вам определить области, в которых можно улучшить управление изменением объема.

Например, вы производитель пуговиц, и ваш клиент запросил 4000 пуговиц к концу месяца. Если вместо этого ваш клиент просит вас доставить 6000 кнопок, вы можете скорректировать бюджет, чтобы компенсировать изменения. Документирование каждой вещи, связанной с изменением масштаба, важно, потому что, если клиент утверждает, что он не одобрял увеличение бюджета, у вас есть документация, которая поможет вам, вашей команде и компании, в которой вы работаете.

При необходимости определите новые графики

Одним из аспектов масштаба проекта, который может измениться, является график. Когда клиент запрашивает изменение временной шкалы или вы и ваша команда решаете, что это может быть необходимо, вам может потребоваться изменить графики, чтобы привести их в соответствие с изменениями. Руководителю проекта может потребоваться изменить множество графиков, от рабочего времени сотрудников до производственных сроков. Определите новые графики как можно раньше во время изменения объема, чтобы члены вашей команды знали, когда работать, и понимали параметры, которым они должны соответствовать, чтобы закончить проект вовремя.

Например, компания, занимающаяся безопасностью, нанимает вас и вашу команду для создания обучающих графиков по технике безопасности для десяти ситуаций, связанных с безопасностью, и у вас есть три месяца на их создание. Однако через месяц после начала проекта национальные законы о безопасности меняются, и клиент связывается с вами и просит завершить проект за два месяца, а не за три. Для этого изменения масштаба вам может потребоваться запланировать большее количество графических дизайнеров, чтобы они работали дольше, чтобы выполнить заказ вовремя.

Отдавайте приоритет общению членов команды

Если вы руководитель проекта, общение с вашей командой по поводу изменения масштаба очень важно. Возможно, вам придется сообщить им о новых критериях для проекта или обновленных сроках. При общении со своей командой поощряйте сотрудничество и будьте готовы к недовольству изменением масштаба.

Рассмотрите возможность отклонения изменений проекта

В рамках вашей стандартной документации вы и ваш клиент должны согласовать параметры проекта, прежде чем вы и ваша команда начнете над ним работать. В контракте должно быть четко указано, что если клиент запрашивает изменение содержания в ходе проекта, менеджер проекта может рассмотреть и отклонить его. Иногда изменить масштаб проекта невозможно, и вы можете отклонить любой запрос клиента на изменение масштаба проекта. Сообщите клиенту, что он может начать новый проект, чтобы охватить те аспекты, которые он хочет изменить.