Что такое изменение коммуникации? (Определение, элементы и шаги)

10 сентября 2021 г.

Коммуникация об изменениях позволяет специалистам по управлению обмениваться информацией об изменениях на рабочем месте таким образом, чтобы помочь сотрудникам обработать и принять это изменение. Эта форма управления изменениями является важным шагом, помогающим организации адаптироваться и понять изменения. Поскольку рабочие места и практики часто развиваются и включают новые идеи, всем специалистам важно понимать, как практиковать эффективное общение во времена перемен. В этой статье мы обсудим изменения в коммуникации и их важность, а также поделимся шагами, которые помогут вам сообщать об изменениях в вашей организации.

Что такое изменение коммуникации?

Изменение коммуникации — это процесс управления изменениями, заключающийся в обмене информацией и обсуждении предстоящих или текущих изменений на рабочем месте. Профессионалы-лидеры в компании могут использовать методы обмена информацией об изменениях, чтобы помочь сотрудникам приспособиться к различным изменениям на рабочем месте. Некоторые типы изменений, для которых организации могут использовать обмен информацией об изменениях, включают:

• Технологические: эти изменения могут включать изменения в технологических системах или приложениях, например, приобретение новых рабочих столов или изменение методов обеспечения безопасности данных. Для этих изменений организациям часто приходится включать дополнительное обучение в свои стратегии информирования об изменениях.

• Операционные: Операционные изменения включают в себя аспекты повседневной жизни специалиста, которые могут измениться, например часы работы или методы ведения бизнеса.

• Цель: если организация меняет свои основные бизнес-цели, она сообщает об этом изменении, чтобы сотрудники соответствующим образом корректировали свои методы работы. Например, если производственная компания хочет придерживаться экологически безопасных методов, она может изменить поставки для создания более биоразлагаемых продуктов.

Почему важна коммуникация об изменениях?

Коммуникация об изменениях позволяет профессионалам подготовиться и адаптироваться к изменениям на своем рабочем месте. Правильное информирование об изменениях может помочь сотрудникам поддерживать свой обычный уровень производительности в период перемен. Этот процесс помогает организациям достичь следующих коммуникационных целей:

• Сообщение трудных новостей сотрудникам

• Соблюдение регулярных и своевременных коммуникативных практик

• Использование эффективных и подходящих средств коммуникации, таких как электронная почта, групповые сообщения и личные беседы.

• Обеспечение того, чтобы нужные специалисты доставляли определенные сообщения для поддержания профессионализма

Элементы коммуникации изменений

Чтобы сохранить успешную практику обмена информацией об изменениях, важно понимать составные части коммуникации об изменениях. Эти элементы помогают профессионалам на разных этапах периода перемен:

Осведомленность

Осведомленность включает обеспечение того, чтобы каждый сотрудник в компании узнал об изменении. Этот элемент коммуникации изменений включает в себя профессионалов, четко и своевременно обменивающихся информацией. На этом этапе важно предоставить личное и хорошо спланированное сообщение об изменении. Это может включать в себя обеспечение того, чтобы сотрудники узнали об изменениях через нужных профессионалов и через нужных посредников. Например, если менеджер покидает компанию, для менеджера более целесообразно и эффективно сообщить об этом персоналу через встречи или групповую электронную почту.

Понимание

Важно сообщать, как изменение может повлиять на отдельных сотрудников и на рабочее место в целом. Это позволяет профессионалам подготовиться к изменениям и спланировать, как они могут адаптироваться. Не забудьте указать всю необходимую информацию об изменении, в том числе:

• Что: Объясните, что изменилось.

• Почему: Предоставьте обоснование изменения.

• Как: Подробно опишите, как вы планируете внедрить изменение.

• Когда: Поделитесь графиком изменений. Очень важно дать сотрудникам время на адаптацию, поэтому не забудьте поделиться информацией об изменении до того, как начнете его внедрять.

Предоставление этой информации помогает сотрудникам понять изменения, что позволяет им скорректировать свое поведение и практику. Включение всех этих деталей помогает поддерживать прозрачность, что может помочь другим специалистам больше уважать вас и изменения.

Принятие

В этой части коммуникации изменений профессионалы начинают адаптироваться к изменениям и принимают новые процедуры в свою повседневную жизнь. На этом этапе важно поддерживать постоянную связь с другими сотрудниками, так как это поможет вам получать отзывы и вопросы о новых практиках. Поскольку многие изменения происходят поэтапно, элемент принятия в информировании об изменениях помогает гарантировать, что специалисты получают обновления и время для корректировки своей рабочей рутины.

Обязательство

Стадия приверженности коммуникации изменений относится к той части, в которой сотрудники работают с новым изменением и осваивают новые корректировки. На этом этапе важно продолжить общение и собрать отзывы сотрудников. Это не только позволит вам собрать информацию о недавнем изменении, но также поможет вам усовершенствовать процесс информирования об изменениях в следующий раз.

Например, если возникла проблема со средством, которое вы используете для обмена информацией, вы можете рассмотреть эту проблему при следующем общении и выбрать лучшее средство связи.

Как сообщить об изменении

Чтобы убедиться, что вы можете вести свою компанию во времена перемен, важно научиться сообщать об изменениях на рабочем месте. Выполните следующие шаги, чтобы научиться сообщать об изменениях:

1. Определите свои цели

Определение ваших целей в отношении коммуникации, связанной с изменением, и самого изменения помогает поддерживать эффективное общение с другими профессионалами на вашем рабочем месте. Четко сообщайте о видении, миссии и целях усилий по управлению изменениями. Это помогает людям понять, как эти изменения могут повлиять на них лично, что может помочь им лучше приспособиться и адаптироваться к своей новой рабочей среде или обязанностям. Определение ваших целей также может помочь вам спланировать более эффективную стратегию управления изменениями.

2. Создайте коммуникационную стратегию

Разработка коммуникационной стратегии может гарантировать, что ваши методы коммуникации будут последовательными и эффективными. Это позволяет вам тщательно обдумывать сообщения, которые вы отправляете, и планировать лучшее время для их доставки. Обеспечение легкого доступа сотрудников к важным сообщениям и документации в нужное время является жизненно важной частью любой стратегии обмена информацией об изменениях.

3. Обучайте менеджеров

Лидеры и менеджеры на рабочем месте часто обладают властью и влиянием, чтобы помочь сотрудникам преодолеть изменения. Обеспечьте обучение или инструктаж менеджеров относительно изменения, чтобы убедиться, что они понимают, как адаптироваться к новой политике или практике. Это может помочь им направлять других в этом процессе. Поощряйте лидеров и менеджеров, доступных для взаимодействия с другими на рабочем месте.

4. Спросите об обратной связи

Запрос обратной связи во время перемен может помочь сотрудникам поделиться своим мнением и задать вопросы. Это помогает профессионалам чувствовать себя вовлеченными в изменения и цениться как сотрудник. Запрос обратной связи и предоставление специалистам времени для обработки новой практики может помочь обеспечить успех изменения, поскольку сотрудники могут предоставить обратную связь, которая позволит вам исправить практику, уточнить информацию и скорректировать ваши планы по мере необходимости.

5. Проводите встречи и семинары

Обязательно посвятите время обучению сотрудников новым изменениям. Это позволяет сотрудникам подготовиться к изменениям. Подумайте о том, чтобы организовать встречу, чтобы поделиться всей доступной информацией об изменении. Также важно поделиться своей коммуникационной стратегией изменений, чтобы убедиться, что сотрудники придерживаются тех методов коммуникации, которые вы предпочитаете.

6. Поддерживайте постоянную связь

Важно оставаться последовательным в своем общении на протяжении всего периода изменений. Это поможет вам убедиться, что все сотрудники понимают, как изменение повлияет на их повседневную жизнь. Общение с сотрудниками после обучения и внедрения изменений также позволяет им делиться отзывами о своем опыте и задавать вопросы, поскольку они продолжают интегрировать новые методы работы на рабочем месте в свою повседневную жизнь. Повторяйте любую ключевую информацию столько раз, сколько необходимо, чтобы убедиться, что все сотрудники сосредоточены на одних и тех же целях и придерживаются одних и тех же стандартов работы.