Что такое горячие столы? Преимущества совместного рабочего пространства

6 декабря 2021 г.

Наличие достаточного пространства для вашей команды для выполнения своих задач является приоритетом для многих офисов. Горячие столы могут помочь вам сэкономить место, но при этом предоставить вашей команде необходимые инструменты и пространство. Понимание того, что такое hot desking, может помочь вам определить, может ли это принести пользу вашему офису. В этой статье мы объясним, что такое хот-дескинг, как он работает, и перечислим многие его преимущества и недостатки, чтобы помочь вам лучше понять этот метод организации офиса.

Что такое горячий стол?

Горячие столы — это организационный метод, который некоторые офисы используют вместо выделения определенных рабочих станций. При использовании горячих рабочих столов несколько коллег используют одну и ту же рабочую станцию ​​и инструменты, такие как столы и компьютеры, в разное время дня. Обычно это означает делить рабочий стол с людьми в другие смены. Например, кто-то может использовать станцию ​​в дневную смену, а затем кто-то другой использует ее в ночную смену.

Как работает горячий стол?

Горячие столы работают по-разному в зависимости от типа и потребностей офиса. Это часто происходит в офисах с гибким графиком, когда члены команды не появляются в офисе каждый день. Как правило, любой дежурный в этот день может выбрать свободный стол по прибытии. Затем они могут использовать его так, как им нужно для выполнения своих задач на день. Например, если им нужно позвонить, они могут выбрать место с телефоном, или если они собираются проводить встречи или презентации, они могут выбрать конференц-зал.

Преимущества горячего стола

Горячие столы могут иметь много преимуществ для вашего офиса или бизнеса. Это может помочь вам сохранить ваши ресурсы при проектировании организации вашего офиса. При рассмотрении этого организационного метода учитывайте следующие преимущества:

Использует меньше места

Горячие столы позволяют большой команде работать на меньшем пространстве. Вместо того, чтобы назначать выделенную область для каждого члена команды, это позволяет вашей команде заполнить доступное им пространство. Таким образом, ваша команда может выполнять то же количество задач без необходимости расширяться до более крупного офиса.

Экономит деньги на инструментах и ​​оборудовании

Благодаря горячему столу члены вашей команды совместно используют инструменты и оборудование в офисе. Это поможет вашему офису сэкономить деньги, так как вам не придется предоставлять инструменты для всех в офисе. Меньшее количество инструментов также поможет сократить расходы на ремонт и замену.

Способствует командной работе

Поскольку члены команды могут ежедневно выбирать новое рабочее пространство, они могут чаще находить место рядом с другими коллегами. Горячие столы помогают им общаться с новыми людьми, с которыми они, возможно, не столкнулись бы в обычном офисе. Это может побудить их помогать, сотрудничать и учиться работать в команде с разными коллегами и личностями.

Обеспечивает большую гибкость

Горячие столы позволяют вашей команде выбирать рабочее пространство в зависимости от задач на день. Это помогает им использовать пространство и инструменты, наиболее полезные для них, когда они больше всего в них нуждаются. Члены вашей команды также могут выбирать между работой из дома или выездом в офис, в зависимости от того, что им нужно сделать. Члены команды, которые не регулярно бывают в офисе, например консультанты, также могут найти место, когда им это нужно.

Недостатки горячего стола

Горячие столы также имеют несколько недостатков. Понимание этих недостатков может помочь вам узнать, как их устранить. При принятии решения о том, следует ли использовать горячее рабочее место, примите во внимание следующее:

Вызывает путаницу при телефонном звонке

Поскольку каждый член команды часто использует разное пространство, иногда бывает сложно направлять телефонные звонки именно им. Использование цифровых коммуникаций, таких как электронная почта, может помочь вам решить эту проблему. Некоторые компании также предлагают телефонные системы, которые могут направлять звонки на мобильный телефон члена команды.

Создает проблемы с чистотой

Предотвращение распространения болезней в вашем офисе имеет важное значение для поддержания здоровья вашей команды. Наличие у членов команды совместного рабочего места может привести к тому, что они будут делиться микробами, бактериями или иным образом распространять болезни, даже случайно. Предоставление вашей команде антибактериального лосьона или салфеток может помочь им содержать себя и свое рабочее место в чистоте. Поощрение их протирать свою область после использования может помочь снизить вероятность того, что они заразят друг друга какими-либо болезнями.

Снижает шансы на обучение на рабочем месте

Во время обучения на рабочем месте новые члены команды часто работают рядом со старыми коллегами в своем отделе. Иногда это сложно, когда каждый член команды каждый день находит новое место. Принимая новичка в команду, подумайте о том, чтобы он тренировался вместе с конкретным членом команды в определенном пространстве. Они могут делить пространство вместе, чтобы новый член команды мог учиться и задавать вопросы своему назначенному коллеге.

Вызывает трудности с поиском места

Поскольку рабочее место часто оказывается в порядке очереди, вашей команде может быть сложно быстро найти место. Вы можете решить эту проблему, позволив своей команде заранее зарегистрироваться на доступное место. Вы также можете получить приложения, которые позволяют вашей команде выбирать из всех доступных мест до того, как они прибудут в офис.

Инструменты для горячего стола

Существует множество инструментов, которые могут помочь вам и вашей команде улучшить работу с горячими столами. Эти инструменты включают в себя оборудование, которое члены команды используют ежедневно, а также функции, реализованные в здании. При выборе метода «горячего стола» рассмотрите следующие инструменты:

Ноутбуки

Ноутбуки являются полезной альтернативой настольным компьютерам при работе в режиме «горячего стола». Члены команды могут брать с собой свои проекты, перемещаясь из одного пространства в другое. Это также позволяет им оставаться подключенными к любым приложениям для обмена сообщениями или цифровой связи, которые использует ваша команда.

Беспроводной интернет

Беспроводной доступ в Интернет (wi-fi) позволяет вашей команде подключаться к Интернету в любом месте, которое они выберут. Это помогает им выполнять свои задачи в каждом новом пространстве. Wi-Fi особенно полезен для команд, которые используют ноутбуки или другие беспроводные устройства для выполнения задач. Таким образом, они могут взять с собой свои устройства и всю необходимую им информацию.

Приложения для общения

Приложения для обмена сообщениями могут помочь вашей команде общаться в цифровом формате. Использование этих приложений может помочь каждому члену команды найти и поговорить друг с другом, не зная, где находится другой человек. Это также может позволить им сотрудничать, оставаясь на своих индивидуальных станциях. Приложения для управления проектами также могут помочь вашей команде общаться и оставаться организованным во время совместной работы над конкретным проектом.

Регулируемая мебель

Поскольку каждый член команды уникален, полезно, если они могут адаптировать рабочие пространства в соответствии со своими конкретными потребностями. Например, регулируемые стулья могут помочь каждому члену команды удобно расположиться на выбранном им рабочем месте. При использовании настольных компьютеров или внешних мониторов настраиваемые параметры могут помочь каждому члену вашей команды видеть их четко и комфортно.

Различные пространства

Если ваша команда часто выполняет множество задач, наличие разных рабочих мест может помочь им выполнить то, что им нужно. Например, простой стол и стул в рабочем пространстве могут помочь им выполнять типичные компьютерные задачи. Конференц-залы могут помочь вашей команде проводить встречи. Большие таблицы могут помочь членам команды совместно работать над проектом.

Альтернативы горячим столам

Альтернативы горячему столу могут предложить некоторые из тех же преимуществ, используя другие методы. Некоторые популярные альтернативы горячим столам включают в себя:

Стойка регистрации

Десктоп-отель похож на горячее десктопирование, но позволяет вашей команде заранее претендовать на рабочее место. Цифровые приложения также могут позволить им претендовать на места и могут предоставить вам полезную информацию о том, какие места используются чаще всего. Это может помочь вам определить, как реорганизовать свой офис таким образом, чтобы он лучше соответствовал вашему бизнесу.

Офисная гостиница

Офисный отель похож на настольный отель. Вместо того, чтобы позволять вашей команде выбирать свое рабочее место, офисное размещение в отеле позволяет им выбирать, будут ли они работать дома или в офисе в этот день. Это позволяет некоторым из вашей команды работать из дома, освобождая место для остальной части вашей команды в офисе.

Работа на основе деятельности

Работа на основе действий (ABW) позволяет вашей команде чередовать пространства в зависимости от их деятельности и задач. Вместо того, чтобы выбирать рабочее пространство на весь день, это позволяет вашей команде перемещаться из одного места в другое в зависимости от того, что им нужно сделать. Вы также можете комбинировать это с традиционным горячим столом в вашем офисе.

Смены

Назначение смен может помочь вам использовать одни и те же рабочие пространства для разных членов команды в разное время. Вместо того, чтобы ваша команда каждый день выбирала новое рабочее пространство, они могут делить свое пространство с разными сменами. Кроме того, вы можете назначить определенные рабочие пространства разным членам команды в разные дни в зависимости от их задач в этот день.