Что такое ежедневный отчет об операциях? Определение и советы

25 марта 2021 г.

Ежедневные операции являются важным компонентом успешного ведения бизнеса и относятся к любой деятельности, которую сотрудники или компания осуществляют на регулярной основе для поддержания компании. Знание того, как использовать ежедневные операционные отчеты, может помочь компании не сбиться с пути и достигать поставленных целей. В этой статье мы рассмотрим, что такое отчет о ежедневных операциях, что включить в отчет этого типа, как использовать отчет о ежедневных операциях и советы по улучшению повседневной деятельности организации.

Что такое ежедневный оперативный отчет?

Ежедневный отчет об операциях — это отчет, отражающий текущие уровни деятельности организации и влияние, которое эта деятельность оказывает на компанию в целом. Действия, включенные в ежедневный отчет об операциях, включают любые задачи, связанные с получением прибыли и увеличением общей стоимости компании.

Например, задачи, выполненные для создания нового продукта, будут включены в ежедневный отчет об операциях. Основная цель этого типа отчета – обеспечить выполнение определенных функций для увеличения доходов и обеспечения прибыли владельцев и акционеров компании.

Ежедневные отчеты об операциях также используются для подведения итогов конкретной операции или текущего состояния проекта, полагаясь на метрики для определения прогресса. Этот тип отчета об операциях предоставляется сотрудникам, участвующим в проекте, для помощи в постановке целей и анализе производительности.

Индивидуальные отчеты о ежедневных операциях могут использоваться для конкретных проектов или по отчетным единицам, как указано организацией. Некоторые компании связывают свои ежедневные отчеты об операциях с выставлением счетов или выставлением счетов.

Типы ежедневных отчетов об операциях

Существует три основных типа оперативных отчетов, используемых организациями. К этим типам относятся:

• Ежемесячный отчет об операциях: этот тип отчета оценивает бизнес-операции ежемесячно. Создание ежемесячного отчета об операциях показывает данные на основе тенденций и другие детали, которые используются для принятия краткосрочных и долгосрочных решений на основе потребностей компании.

• Отчет об операциях в реальном времени: отчет об операциях в реальном времени предоставляет оперативные данные в настоящий момент. Этот тип отчета предлагает ценную информацию, когда это происходит, позволяя руководителям принимать меры и реагировать, когда производительность низкая или тенденции меняются.

• Отчет о финансовых операциях. Отчет о финансовых операциях содержит актуальные данные о расходах и бюджете компании и обычно включает такие элементы, как оборотный капитал, цикл конвертации денежных средств и коэффициент ошибок при оплате поставщиком.

Что включает в себя ежедневный отчет об операциях?

Точные компоненты ежедневного операционного отчета будут зависеть от того, как компания использует отчет. Некоторые из наиболее распространенных данных, включенных в оперативный отчет, включают:

• Производственные затраты

• Стоимость ресурсов

• Стандартные цифры продаж

• Звонки сделаны

• Конверсии потенциальных клиентов

• Продажи в смену

• Доступный инвентарь

• Использование ресурса

• Состояние оборудования

• Эффективность производства

• Стоимость заказа

• Всего отгрузок

• Эксплуатационные расходы

• Продажи по кампаниям или проектам

• Рабочий капитал

• Отклонение от бюджета

• Цикл конвертации наличных

• Чистые продажи

• Стоимость проданных товаров

• Расходы на оплату труда

Как создать ежедневный отчет об операциях

Ниже приведены шаги, которые можно использовать для создания отчета о ежедневных операциях для вашей организации:

1. Четко определите цель отчета

Прежде чем вы сможете создать отчет об операциях, вы должны знать, какова цель отчета. Например, вы можете определить, хотите ли вы изучить свой общий доступный доход или оценить, насколько продуктивны ваши сотрудники. Знание цели отчета позволит вам собрать соответствующую информацию для ввода в отчет.

2. Определите период времени

Затем решите, какой период времени вы хотите охватить своим отчетом. Например, вы можете создать отчет за день, неделю, месяц или даже год.

3. Соберите информацию

После того как вы определили период времени, пришло время собрать всю информацию, необходимую для создания вашего отчета. Это будет зависеть от типа организации, в которой вы работаете. Большинство отчетов используются для отображения текущего уровня активности в компании и любого влияния, которое эта деятельность оказала в течение определенного периода времени.

4. Классифицируйте свои данные

Вы должны разбить информацию, включенную в отчет, на разные категории для удобства чтения и интерпретации. Например, вы должны включить все финансовые данные в один раздел финансовой категории.

5. Сообщайте как об успехах, так и о проблемах

Обратите внимание как на успехи в течение установленного периода времени, так и на сбои и возникшие проблемы. Это дает всестороннее представление о текущей ситуации и позволяет лучше достичь общей цели создания отчета.

6. Приходите к выводу

После того, как вы включили всю необходимую информацию, вы должны теперь использовать эту информацию, чтобы прийти к заключению, связанному с вашей первоначальной целью отчета. Используйте этот вывод, чтобы показать общее состояние компании и любые предложения, которые могут поддержать ее успех в отношении типа созданного вами отчета.

Советы по улучшению повседневной работы

Вот несколько советов по улучшению повседневных операций в вашей организации:

Используйте сторонние ресурсы для рутинных задач

Некоторые задачи могут быть выполнены третьей стороной, чтобы высвободить время для ваших сотрудников и позволить им сосредоточиться на более важных делах. Например, вы можете нанять третью сторону для выполнения кадровых задач, таких как оплата задач по трудоустройству и контроль за выплатой заработной платы.

Улучшить коммуникативные усилия

Обеспечение того, чтобы методы коммуникации, которые вы используете на рабочем месте, были эффективными и действенными, — еще один отличный способ улучшить повседневную работу. Недопонимание может привести к проблемам, которые могут помешать прогрессу и производительности. Подумайте о том, чтобы провести опрос со своими сотрудниками, чтобы определить их предпочтительный метод общения и использовать его на своем рабочем месте.

Используйте автоматизированное управление запасами

Существует несколько программ автоматического управления запасами, которые помогут вам легче отслеживать запасы и сократить время, затрачиваемое на ввод этой информации вручную.

Повысить мотивацию сотрудников

Еще один отличный способ улучшить общие повседневные операции, особенно если большая часть ваших операций зависит от производительности сотрудников, — это повысить мотивацию сотрудников. Подумайте о внедрении системы признания и регулярно вознаграждайте или благодарите сотрудников, которые стабильно работают хорошо. Используйте тактику внутренней мотивации, чтобы помочь сотрудникам почувствовать внутреннюю мотивацию, а не зависеть от внешних вознаграждений.