Что такое бюджетное отклонение по сравнению с фактическим анализом отклонения?

16 сентября 2021 г.

Предприятия регулярно оценивают свои финансовые показатели, чтобы определить, что у них хорошо получается, а что нужно улучшить. Если вы ищете карьеру в области финансового планирования или анализа, анализ бюджетных и фактических отклонений представляет собой важный метод оценки эффективности. Изучение того, как сравнивать ожидаемые и фактические результаты бизнеса, может помочь вам лучше понять бизнес и разработать более точные финансовые планы и цели. В этой статье мы обсудим бюджетный и фактический анализ отклонений, включая типы отклонений, этапы выполнения этого процесса и факторы, которые могут на него повлиять.

Что такое анализ отклонений бюджета по сравнению с фактическим анализом отклонений?

Анализ бюджетных и фактических отклонений — это процесс, который предприятия используют для сравнения своих запланированных или ожидаемых финансовых операций с их фактическими результатами. Бюджетное отклонение представляет собой любую разницу между запланированной суммой и фактическим результатом. Предприятия часто используют этот анализ для оценки своих расходов или доходов, и они могут исследовать отклонения, используя проценты или доллары. Эту концепцию иногда называют анализом бюджетных и фактических отклонений, и специалисты по финансовому планированию и анализу (FP&A) обычно выполняют ее в рамках своих основных обязанностей.

Выполнение бюджетного и фактического анализа важно для предприятий, потому что это помогает им оценить свои финансовые показатели и разработать стратегии для улучшения. Отклонение может помочь им выявить проблемы в процессах составления бюджета или прогнозирования или в других областях бизнеса. Например, если бюджеты компании постоянно не соответствуют ее фактическим расходам, то руководители могут внедрить новые процедуры или программное обеспечение, чтобы помочь группе планирования и анализа собирать более точные данные. Или они могут определить способы снижения конкретных затрат, чтобы приблизиться к запланированному бюджету.

Типы бюджета и фактические отклонения

При выполнении анализа бюджетных и фактических отклонений вы можете столкнуться с двумя типами результатов отклонений:

Благоприятная дисперсия

Благоприятное отклонение возникает, когда фактические результаты лучше, чем заложенная в бюджете или ожидаемая сумма. Бизнес может столкнуться с благоприятным отклонением, если он получит более высокие доходы, чем прогнозировалось, или понесет меньшие расходы, чем было запланировано в бюджете.

Например, местная пекарня могла прогнозировать, что ее продажи в этом году достигнут 175 000 долларов. Летом пекарня получила широкую известность благодаря уникальному торту, который она начала продавать, и привлекла больше покупателей, чем в предыдущем году. Из-за повышенного спроса пекарня заканчивает год с фактической выручкой в ​​размере 250 000 долларов. Этот результат представляет собой положительное отклонение в размере 75 000 долларов США, поскольку фактический доход пекарни выше запланированного.

Неблагоприятная дисперсия

Неблагоприятное отклонение возникает, когда фактические результаты хуже заложенной в бюджете или ожидаемой суммы. Бизнес может столкнуться с неблагоприятным отклонением, если его доход меньше ожидаемого или его затраты выше, чем заложено в бюджете.

Например, розничный магазин заложил в бюджет 35 000 долларов в год на накладные расходы, связанные с работой его физической витрины. Он пережил более холодную, чем обычно, зиму, в результате чего одна из его труб замерзла и лопнула. Из-за этой неожиданной проблемы и последующего ремонта магазин обнаружил, что его окончательные накладные расходы за этот год составили 45 000 долларов. Этот результат представляет собой отрицательное отклонение в размере 10 000 долларов США, поскольку фактические расходы магазина оказались больше, чем было запланировано в бюджете на этот год.

Как выполнить бюджет для фактического анализа отклонений

Вы можете использовать следующие шаги для выполнения анализа бюджетных отклонений, включая два метода расчета отклонений:

1. Определите запланированную или прогнозируемую сумму

При выполнении анализа бюджетных и фактических отклонений вы можете сначала определить прогнозируемую или заложенную в бюджет сумму. Как уже упоминалось, предприятия часто смотрят на доходы или доходы и расходы. Например, предположим, что ваш бизнес прогнозирует доход в размере 450 000 долларов США на этот год.

Компании могут выполнять этот анализ, используя электронные таблицы и шаблоны, которые они модифицируют в зависимости от своих потребностей. Этот инструмент также может позволить им вводить формулы, автоматически вычисляющие дисперсию. Они могут выполнять анализ отклонений в своих балансовых отчетах и ​​отчетах о движении денежных средств. Помимо доходов и расходов, предприятия могут учитывать такие факторы, как:

• Стоимость проданных товаров

• Валовая прибыль

• Чистая прибыль

• Прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации (EBITDA)

2. Определяем реальную сумму

Затем вы можете определить фактические результаты анализируемого вами фактора. Вы можете использовать определенный период для изучения в зависимости от ваших предпочтений или потребностей. Предприятия часто предпочитают проводить анализ бюджетных и фактических отклонений ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. В предыдущем примере ваш бизнес прогнозировал годовой доход в размере 450 000 долларов США. В конце года вы можете обнаружить, что ваш фактический доход в этом году составил 485 510 долларов.

3. Рассчитайте процентную дисперсию

Один из методов расчета дисперсии — посмотреть на процент. Вы можете рассчитать процентную дисперсию, используя следующую формулу:

Процентная дисперсия = [(actual amount / forecast amount) – 1] х 100

В нашем примере ваша компания определила прогнозируемый доход в размере 450 000 долларов США, а фактический доход — 485 510 долларов США. Используя формулу процентной дисперсии, вы можете выполнить следующий расчет:

Процентная дисперсия = [($485,510 / $450,000) – 1] х 100

Процентная дисперсия = (1,079 – 1) x 100

Процентная дисперсия = 0,079 x 100 = 7,9%

4. Рассчитайте долларовую дисперсию

Другой метод расчета дисперсии — посмотреть на сумму в долларах. Вы можете рассчитать долларовую дисперсию по следующей формуле:

Дисперсия в долларах = фактическая сумма – прогнозируемая сумма

Опять же, ваша компания определила свой прогнозируемый доход в размере 450 000 долларов США и определила свой фактический доход в размере 485 510 долларов США. Используя формулу долларовой дисперсии, вы можете выполнить следующий расчет:

Дисперсия в долларах = 485 510–450 000 долларов.

Дисперсия в долларах = 35 510 долларов США.

5. Интерпретируйте результаты

При просмотре результатов вы можете увидеть, что бизнес имеет положительную дисперсию в размере 7,9% или 35 510 долларов США. Этот результат показывает, что бизнес превзошел свои ожидания по доходам. Вы можете более внимательно изучить эти результаты, чтобы определить, какие факторы создали эту дисперсию и привели к такому результату. В этом примере вы можете обнаружить, что новая маркетинговая стратегия помогла привлечь новых клиентов и увеличить продажи определенного продукта.

В результате вы можете решить попробовать аналогичные стратегии на других предложениях вашего бизнеса, чтобы посмотреть, сможете ли вы внести больше улучшений. Если ваш бизнес столкнулся с отрицательным отклонением, вы можете попытаться определить проблемы, которые привели к таким результатам, и разработать стратегии для предотвращения или смягчения их последствий в будущем.

Как отклонения от бюджета помогают в прогнозировании?

Предприятия могут использовать анализ бюджетных и фактических отклонений для создания более точных прогнозов. Как уже упоминалось, прогнозирование — это процесс использования исторических данных для прогнозирования финансовых показателей. Как правило, предприятия проверяют год до настоящего времени (YTD), охватывающий период с начала фактического или финансового года до его конца. В ходе этого процесса они также могут просмотреть результаты на конец года (EOY).

Специалисты FP&A могут сравнить фактические результаты EOY с предыдущими периодами, чтобы выявить закономерности, влияющие на бюджет или доходы. Например, они могут заметить, что доход часто падает в течение определенного сезона. Они могут использовать эту информацию для разработки более точных прогнозов на будущее. Компании также могут использовать YTD для отслеживания и оценки финансовых показателей. Они могут сравнить свой бюджет или ожидания с начала года с фактическими результатами с начала года, чтобы определить, соответствует ли бизнес прогнозам ожиданий. Если нет, они могут решить внедрить или скорректировать свои стратегии для их достижения.

Почему возникают отклонения в бюджете?

Бюджетное отклонение представляет собой разницу между суммой, заложенной предприятием или отдельным лицом в бюджет, и фактической суммой, которую они потратили или заработали. Понимание причин отклонений вашего бюджета может помочь вам определить сильные и слабые стороны вашего бизнеса и при необходимости разработать решения. В зависимости от ситуации этому различию могут способствовать многие факторы, в том числе:

Бюджетные неточности

Одной из распространенных причин отклонений являются ошибки, допущенные в процессе составления бюджета. Эти ошибки могут возникать случайно, например, включение опечаток или использование неточных данных. Некоторые компании используют прогнозирование для разработки бюджетов, что включает использование исторических финансовых данных для создания финансовых целей. Неверное прогнозирование также может привести к отклонениям. Например, у бизнеса может не быть всестороннего понимания своих типичных расходов, что может повлиять на его прогнозируемые расходы. Предприятия могут установить руководящие принципы и процедуры надзора, чтобы обеспечить точность своих данных и прогнозов, чтобы помочь предотвратить эти проблемы.

Прогнозные предположения

Подобно неправильному составлению бюджета, неточные предположения в процессе прогнозирования также могут привести к отклонениям. Хотя этот процесс требует использования исторических данных для оценки финансовых результатов, менеджеры, финансовые директора и другие специалисты, ответственные за эту задачу, могут иногда ставить нереалистичные цели. Опять же, они могут случайно использовать неточные данные или не учитывать потенциальные риски, которые могут повлиять на доходы или расходы. Предприятия могут попытаться улучшить свои прогнозы, внедрив процессы, включающие комплексные высококачественные и прозрачные данные, которые позволяют руководителям точно оценивать свой бизнес и среду для разработки реалистичных финансовых целей.

Рыночные факторы

Изменения в экономике и на рынке также могут вызвать отклонения. Эти факторы обычно представляют собой ситуации, которые бизнес не может контролировать. Хотя они могут разрабатывать бюджеты и пытаться прогнозировать потенциальные проблемы или риски, они все же могут столкнуться с непредвиденными ситуациями, которые негативно повлияют на рынок. Например, изменения в международном торговом соглашении могут повлиять на цены импорта и повлиять на затраты бизнеса на приобретение определенных продуктов или материалов. Предприятия могут разрабатывать планы обеспечения непрерывности, чтобы помочь подготовиться к сложным ситуациям, смягчить их последствия и справиться с ними.

Поведение клиентов

Клиенты и клиенты могут влиять на бизнес и его изменения, потому что они могут способствовать его фактическим результатам. При разработке бюджета или прогнозов доходов бизнес может оценить количество клиентов или клиентов, которых он будет обслуживать, и потенциальные продажи. Этот фактор может быть связан с рыночными факторами и условиями. Например, бизнес, который не поспевает за технологическими изменениями или тенденциями, может потерять свое конкурентное преимущество на рынке. Если клиенты предпочитают делать покупки в Интернете, розничный продавец, у которого есть только физический магазин, может столкнуться со снижением выручки, потому что эти покупатели ушли к конкуренту, представленному в Интернете.