Что такое базовый план графика проекта? (с примером)

Составление расписания — один из ключевых элементов создания простого и успешного плана проекта. Создание базового графика может помочь вам определить, чего вы ожидаете от своей команды в рамках определенного объема проекта, и как и когда вы достигнете этих целей. Это также может помочь вам измерить, насколько хорошо ваша команда достигает поставленных целей и этапов. В этой статье мы обсудим, что такое базовый план проекта, рассмотрим преимущества его использования, опишем шаги по его написанию и приведем пример базового документа.

Что такое базовый план графика проекта?

Базовый план расписания проекта, также известный как базовый график, представляет собой запланированный и утвержденный прогноз расписания для конкретного проекта. Обычно его помещают в письменный документ или наглядную диаграмму для легкого доступа и удобочитаемости. Это один из трех видов документов, составляющих базовый план измерения производительности, два других — это базовые планы объема и стоимости. Руководители проектов используют этот документ для мониторинга и измерения выполнения графика проекта, чтобы сравнить его с исходным планом.

Как минимум, эти документы содержат модель расписания и письменное одобрение всех соответствующих заинтересованных сторон. Вы можете добавлять более подробные компоненты для проекта в проект, включая такую ​​информацию, как:

• Продолжительность активности

• Резервы на непредвиденные расходы

• Зависимости между действиями

• Планируемые даты начала и окончания каждого вида деятельности

• Требования к ресурсам

• Последовательность проектной деятельности

• Основные ограничения или предположения

Можно ли изменить базовый план графика проекта?

Хотя они используются в качестве системы отсчета для фактического производства, можно изменить базовый план графика проекта, если вы получите дополнительную информацию, которая сделает вашу текущую модель устаревшей. Нет необходимости изменять базовый план графика проекта для каждого незначительного события и задержки. Если вы решите изменить модель, вам может потребоваться дополнительное одобрение заинтересованных сторон, чтобы продолжить работу над новым прогнозом.

Кто может использовать базовый план графика проекта?

Руководители проектов в самых разных отраслях могут использовать базовые планы графика проекта для отслеживания прогресса и поддержания мотивации и продуктивности своих команд. Те, кто работает в сфере строительства и производства, могут извлечь выгоду из использования базовых графиков проекта, потому что их работа часто включает в себя множество задач с взаимозависимыми частями для создания готового продукта.

Преимущества базового графика проекта

Использование базового графика проекта может иметь множество административных и аналитических преимуществ для тех, кто решит их использовать, в том числе:

• Расчет освоенного объема

• Документирование утвержденной модели расписания

• Облегчение передачи вех

• Повышение точности оценок

• Подотчетность команды проекта

• Мониторинг и контроль показателей эффективности расписания

• Использование в качестве основы для оценки затрат

• Служит основой для оценки рисков

В чем разница между базовым планом расписания проекта и расписанием проекта?

График проекта включает все изменения и задержки, с которыми вы можете столкнуться в рамках проекта. Вы можете вносить изменения в расписание в любое время, как существенные, так и незначительные, без дополнительного согласования. Он отражает текущее состояние проекта и его сроки. В базовом плане числа и цифры не меняются, если только не возникнет смягчающее обстоятельство и вы не получите дополнительное одобрение от заинтересованных сторон. Базовый план отражает первоначальный прогноз о графике проекта, и вы используете его в качестве эталона для сравнения с графиком.

Как создать базовый план расписания проекта

Используйте эти шаги, чтобы узнать, как создать базовый план расписания проекта:

1. Выберите задачи

Работайте в обратном направлении от ожидаемого готового продукта, чтобы определить все части, которые вам необходимо выполнить в течение запланированного срока. Это может помочь убедиться, что вы не забыли шаг или ничего не пропустили. Проводите встречи по планированию с вашей командой и заинтересованными сторонами, чтобы получить как можно больше информации и убедиться, что все аспекты соответствуют масштабу проекта. Вы также можете использовать данные прошлых проектов в качестве справочного материала для исследования, чтобы определить, достаточно ли тщательно вы подошли к выбору задач.

2. Выберите продолжительность

После выбора задач определите, сколько времени может занять ваша команда, чтобы выполнить каждую из них. Продолжительность, скорее всего, будет приблизительной, но вы можете использовать формулы, которые помогут вам получить наиболее точные цифры. Вы можете использовать технику аналогичной оценки, которая опирается на данные из прошлых графиков и проектов, чтобы выяснить, сколько времени может занять ваш новый проект. Вы также можете использовать оценку по трем точкам, которая использует формулу и три точки данных — оптимистичные, наиболее вероятные и пессимистичные цифры — для определения потенциальной продолжительности проекта.

3. Ставьте цели

Цели и вехи могут помочь вам достичь успеха между каждой отдельной задачей в вашем процессе и большим завершением проекта. Часто эти цели могут привести к завершению одной фазы проекта до начала следующей. Однако вы можете использовать этапы для определения любого важного события в ходе процесса построения или создания.

4. Определите зависимости

Выясните, какие задачи зависят друг от друга для завершения. Например, это может включать заливку фундамента и его застывание, прежде чем вы сможете начать строить стены или укладывать пол. Понимание взаимосвязи каждой задачи может помочь вам определить порядок приоритета и уменьшить время ожидания в базовом плане расписания.

5. Включите ресурсы

Прикрепите список ресурсов к каждому этапу вашего проекта. Ресурсы могут включать в себя имена членов команды, работающих над этой задачей, инструменты, которые вы будете использовать, материалы, которые вам понадобятся, или любые другие соответствующие факторы. Каждый из этих ресурсов имеет связанную стоимость и продолжительность времени, связанные с такими вещами, как доставка, рабочая сила или использование, которые учитываются в базовом графике проекта.

6. Установите базовый уровень

Последний шаг в этом процессе просто означает завершение ваших чисел и данных. Вы завершили все расчеты и исследования, и, установив базовый уровень, вы признаете, что это ваша наилучшая оценка для вашего прогнозируемого графика, и это документ, с которым вы будете сравнивать свои фактические результаты. На этом этапе вы также будете запрашивать и получать одобрение от соответствующих заинтересованных сторон.

Пример базового расписания проекта

Используйте этот пример, чтобы увидеть, как может выглядеть одна фаза базового документа расписания проекта в реальных условиях:

Базовый план графика проекта

*Название проекта: Строительство торгового центра Steel City*
*Менеджер проекта: Алехандро Рамирес*
*Дата начала: 5 июня 2021 г.*
*Дата окончания: 16 октября 2022 г.*

*Название этапа: Строительство энергоблока 1112*
Лента новостей

• Дата начала: 9 августа 2021 г.

• Дата окончания: 22 октября 2021 г.

• Продолжительность (в днях): 65

Примечания к проекту

• Расписание:

  • Заложить фундамент

  • Завершите привезенное обрамление

  • Установить грубую сантехнику, электричество и HVAC

  • Сделать изоляцию

  • Полный гипсокартон

  • Полные приспособления

  • Завершить внутреннюю отделку

  • Стройте дверные проемы

  • Установить напольное покрытие

  • Установить столешницы

  • Отделка механической отделкой

  • Окончательное прохождение

• *Бюджет: 250 000 долларов*

• Ресурсы:

  • Конкретный

  • Пиломатериалы

  • Трубопровод

  • Проволока

  • Изоляция

  • Гипсокартон

  • Напольное покрытие

  • Столешницы

  • экипаж 12 человек

• *Риски: высокий спрос на гипсокартон и задержки с доставкой напольных покрытий*

• *Проблемы: на данный момент отсутствуют*

• *Комментарии: Пока нет*