Что такое автоматизация рабочего процесса и как вы ее используете?

29 апреля 2021 г.

Автоматизация рабочих процессов предполагает использование инструментов для автоматизации бизнес-процессов, избавляя от необходимости вручную выполнять те процессы, которые отнимают много времени и монотонны. Любой процесс нуждается в наборе инструкций рабочего процесса, чтобы помочь инструментам выполнить свою функцию от начала до конца. Все отрасли, от финансов до информационных технологий, выигрывают от автоматизации рабочих процессов. В этой статье мы узнаем об автоматизации рабочих процессов, почему это полезно и как автоматизировать собственные рабочие процессы.

Что такое автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочего процесса — это серия действий, которые запускаются автоматически для быстрого и безошибочного выполнения задач. Предприятия используют автоматизацию рабочих процессов для определения задач, которые обычно выполняются сотрудниками, и автоматизируют эти задачи с помощью технологий и приложений. Большинство компаний используют платформу автоматизации рабочих процессов, интегрируя ее в свои текущие бизнес-системы, что делает переход довольно плавным и простым в управлении.

Инструменты автоматизации рабочего процесса могут выполнять задачи на основе набора предустановленных правил, введенных техническим специалистом. Эти правила маршрутизируются внутри системы, то есть автоматика реагирует на действия сотрудников. Например, если сотрудник вводит данные в поле ввода, процесс автоматизации рабочего процесса немедленно заполнит остальные поля ввода на основе введенных данных. Этот мгновенный отклик системы объясняет, почему автоматизация рабочих процессов так полезна для предприятий и организаций в любой отрасли.

Почему важна автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочих процессов важна, поскольку она оптимизирует рабочие процессы и упрощает выполнение всей работы. Например, вместо того, чтобы выполнять задачу за пять шагов, автоматизация рабочего процесса может помочь вам выполнить ее за два, взяв на себя большую часть работы, которую в противном случае вам пришлось бы выполнять самостоятельно. Автоматизация рабочих процессов унифицирует внутренние бизнес-операции, чтобы доступность и надежность информации и данных были одинаковыми от отдела к отделу. Если все работают в централизованной системе, использующей автоматизацию рабочего процесса, вероятность ошибки очень мала.

В сфере управления персоналом автоматизация рабочих процессов помогает сократить бумажную работу и обеспечить соответствие процесса. Это также ускоряет процесс найма кандидатов и значительно ускоряет адаптацию новых сотрудников. В финансах рабочий процесс позволяет автоматически оплачивать повторяющиеся счета, упрощает процесс управления документацией и легко интегрирует их корпоративные финансовые данные в другое бухгалтерское программное обеспечение. Для маркетинга автоматизация рабочего процесса полезна, поскольку позволяет легко сотрудничать в нескольких отделах и гарантирует, что каждый может работать над контентом одновременно. Для ИТ автоматизация рабочих процессов автоматически назначает задачи нужным членам команды и управляет отслеживанием активов.

Некоторые дополнительные преимущества автоматизации рабочего процесса включают в себя:

• Эффективность: автоматизация рабочих процессов повышает эффективность, делая процессы более надежными и простыми в обслуживании.

• Производительность: продуктивность сотрудников повышается, потому что они могут выполнять больше работы быстрее.

• Точность: поскольку инструменты рабочего процесса автоматизируют процессы, которые ранее могли быть сложными из-за человеческих ошибок, автоматизация может привести к меньшему количеству ошибок, а это означает, что выполняемая работа становится более точной и последовательной.

• Видимость в режиме реального времени. Автоматизация рабочего процесса часто объединяет несколько систем и позволяет им функционировать как единое целое. Благодаря автоматизации рабочих процессов, работающей во всех системах и платформах, информация актуальна и ее можно сразу же отследить.

• Подотчетность. Благодаря автоматизации рабочих процессов количество ошибок сведено к минимуму, что упрощает отслеживание действий сотрудников и оценку их вклада в проект.

• Принятие решений на основе фактов. Благодаря автоматизации рабочего процесса вы можете анализировать любые неопределенности процессов или операций и принимать более обоснованные бизнес-решения, поскольку информация является более точной.

• Безопасность данных: автоматизация рабочего процесса повышает безопасность баз данных и информационных систем, устанавливая автоматические действия для блокировки данных, когда система обнаруживает потенциальные нарушения безопасности.

• Удовлетворенность клиентов: это может повысить удовлетворенность клиентов благодаря способности сокращать время ожидания и количество ошибок, что делает работу с клиентами плавной и приятной.

• Удовлетворенность сотрудников: сотрудники испытывают большее удовлетворение от своей работы, потому что автоматизация рабочего процесса делает их работу более эффективной и менее утомительной.

Как автоматизировать рабочий процесс за 5 шагов

Следующие шаги показывают, как автоматизировать рабочий процесс:

1. Определите процесс, который нуждается в улучшении

Потратьте некоторое время, чтобы провести глубокий анализ ваших рабочих процессов и определить, какие аспекты процесса повторяются и могут выиграть от автоматизации. Может быть полезно разделить ваши задачи на отдельные части. Определите, принесет ли этот процесс пользу вашей команде, и посоветуйтесь с ней, чтобы узнать, одобряют ли они автоматизацию или считают ли ее целесообразной. Если несколько человек выявляют проблему в процессе, то, скорее всего, требуется какая-то автоматизация рабочего процесса, особенно если все работают в одной системе.

2. Определите цели для улучшения процесса

Цель автоматизации рабочего процесса — упростить ваши рабочие процессы. Для этого важно, чтобы вы ставили практические и действенные цели. Определите, как вы можете решить каждую проблему, и добавьте эту цель в список. Затем разделите свою цель на отдельные шаги, которые необходимо предпринять для достижения цели. Когда у вас будет четкое представление о ваших целях и способах их достижения, вы сможете лучше подготовиться к работе с программным обеспечением рабочего процесса, которое поможет вам воплотить ваши идеи в жизнь.

Подробнее: 5 способов достижения целей на рабочем месте

3. Исследуйте программное обеспечение рабочего процесса

Существует множество инструментов автоматизации рабочего процесса, которые вы можете выбрать. Большинство из этих типов программного обеспечения или приложений доступны в Интернете. Некоторые требуют оплаты, в то время как другие имеют открытый исходный код и находятся в свободном доступе. Убедитесь, что вы тщательно, как вы решаете, какой из них использовать. Сравните и сопоставьте их плюсы и минусы, чтобы определить, какие из них предлагают функции, которые наиболее полезны для процессов и функций, которые вам необходимо улучшить. Если программное обеспечение может помочь вам решить большинство проблем с вашим рабочим процессом, то, вероятно, вы должны выбрать именно его.

4. Создайте рабочий процесс и обучите команду

После того, как вы выбрали программное обеспечение для автоматизации рабочего процесса, начните создавать свой рабочий процесс. Это может быть настолько сложным или простым, насколько это необходимо для выполнения работы. Как только он будет создан, обучите команду тому, как его использовать.

5. Соберите данные о результатах

Скомпилируйте свои данные и посмотрите на результаты автоматизированного рабочего процесса. Оцените, насколько продуктивной была команда, и посмотрите, действительно ли автоматизированный рабочий процесс дал ожидаемые результаты. Если вы видите, что данные не соответствуют ожидаемым результатам, проконсультируйтесь с членами вашей команды, чтобы узнать, как можно улучшить рабочий процесс. Вы также можете попробовать другое программное обеспечение для автоматизированного рабочего процесса, чтобы увидеть, предлагает ли оно более совершенные и интуитивно понятные функции.