Что такое автоматизация процессов?

15 апреля 2021 г.

Многие предприятия переходят на увеличение числа цифровых операций для поддержки удаленных сотрудников и клиентов. Использование автоматизации процессов может позволить компаниям обеспечить более доступную, удобную и оптимизированную рабочую среду для всех участников. В этой статье мы обсудим, что такое автоматизация процессов, почему это важно, лучшие практики ее внедрения в вашей компании и приведем примеры областей, которые могут выиграть от модернизации.

Что означает автоматизация процессов?

Автоматизация процессов — это метод использования технологий для выполнения повторяющихся или повторяющихся задач на рабочем месте, чтобы заменить ручную работу. Другие названия этого метода включают автоматизацию бизнес-процессов (BPA), роботизированную автоматизацию процессов (RPA) и цифровую автоматизацию процессов (DPA). Автоматизация процессов может быть популярна, среди прочего, в отделах финансов, кадров и информационных технологий. Группы, которые могут выиграть от автоматизации процессов, включают:

• Проблема соответствия или задачи аудита

• Согласованные процессы

• Безошибочные процессы

• Задачи большого объема

• Многопользовательские задачи

• Несложные задачи

• Повторяющиеся процессы

• Срочные задачи

Важность процессов автоматизации

Процессы автоматизации могут быть важны для организаций по-разному, в том числе:

Переход к цифровой трансформации

Перевод определенных систем на автоматизацию процессов может стать первым шагом компании к цифровому преобразованию. Определение цифровой трансформации может варьироваться в зависимости от организации и может быть простым, как добавление технологий в бизнес, или сложным, как включение технических функций во все аспекты деятельности компании.

Создать журнал данных

Автоматизированные процессы обычно создают журнал всех своих задач и взаимодействий с пользователем. Эта информация может быть полезна для понимания того, кто взаимодействует с каждой системой, а также как и что система делает на каждом этапе цикла.

Минимизируйте расходы

Переход на автоматизацию процессов может помочь сэкономить деньги на рабочей силе и материалах. С меньшим количеством шагов в каждом процессе вам может не понадобиться столько сотрудников для выполнения определенных функций. Кроме того, вы можете сэкономить на почтовых расходах на почтовые и транспортные документы.

Улучшить подотчетность

Использование автоматизации процесса может помочь вам улучшить подотчетность и прозрачность при перемещении по системе. Например, если вы используете автоматизированную систему для утверждения проекта, система отправляет его нужному человеку в правильном порядке с необходимой информацией. Он может делать записи в журнале, когда кто-то получает, открывает, подписывает или редактирует документ. В случае ошибки вы можете определить, где она произошла, и обсудить следующие шаги с вовлеченным лицом или людьми.

Повышение четкости

Автоматизация процессов может помочь сделать этапы процесса более понятными для пользователей. Программы могут включать в себя подсказки, примеры фраз и другие инструменты, которые помогут вам передать информацию о процессе в наиболее простой для понимания форме.

Повышение удовлетворенности клиентов

Для систем, ориентированных на клиента, автоматизация процессов может помочь повысить удовлетворенность клиентов. Процессы, которые удобны для пользователя и дают быстрые результаты, могут сэкономить время клиентов и избежать путаницы при взаимодействии с вашим брендом.

Повысить эффективность

Автоматизация процессов может повысить эффективность вашей компании, позволяя сотрудникам уделять больше времени и внимания сложным задачам. Например, установка системы, которая генерирует автоматические ответы на определенные электронные письма или может самостоятельно рассчитывать заработную плату одним нажатием кнопки, может устранить трудоемкие рутинные задачи.

Повысить моральный дух сотрудников

Сотрудники также могут быть счастливее на рабочем месте при использовании автоматизированных процессов. Если они могут выполнять больше задач в течение дня или увеличивать свою производительность благодаря автоматизированной системе, они могут чувствовать себя более довольными своей работой и с большим энтузиазмом приходить на работу каждый день.

Сокращение физических документов

Использование автоматизированных систем может позволить вам избавиться от некоторых физических документов, которые вы используете в офисе. Это не только полезно для планеты, но и может сократить количество документов, заполняемых офисным персоналом, и снизить вероятность потери, повреждения или случайного выброса важного документа.

Стандартизируйте операции

Автоматизация процессов на разных рабочих площадках или в офисах может помочь внедрить стандартизацию во всей компании. Это может облегчить командировку или перевод сотрудников, чтобы они могли оставаться продуктивными в разных местах по всей компании.

Оптимизация процессов

Внедрение автоматизации процессов может упростить ваши повседневные задачи. Вместо того, чтобы ждать отправки и доставки, пока кто-то ответит на звонок или ответит на сообщение или просто вытащит все необходимые документы или документы для выполнения задачи, использование автоматизированной системы может устранить некоторые из этих проблем и повысить вероятность возникновения других. быстро.

Лучшие практики автоматизации процессов

Используйте эти лучшие практики при внедрении автоматизации процессов в собственной компании:

Понять задачи

Прежде чем автоматизировать технологические системы, четко уясните, какие задачи включать. Подумайте о том, кто отвечает за каждую задачу и когда и как часто она выполняется. Это может помочь вам запрограммировать систему в точном соответствии с вашими спецификациями и сократить количество изменений, которые вы будете вносить после внедрения.

Поставить цели

Перед внедрением четко определите цели, которых вы надеетесь достичь при переходе на автоматизированные процессы. Некоторые из них могут включать экономию денег или снижение нагрузки на сотрудников. Знание ваших первоначальных целей может помочь вам отслеживать прогресс вашей системы позже.

Интеграция с текущими системами

Если в вашей компании уже есть некоторая автоматизация процессов, убедитесь, что любые альтернативные системы, которые вы добавляете, интегрируются с текущей структурой. Это может гарантировать, что вы получите желаемые результаты от всех ваших программ.

Измеряйте результаты

Отслеживайте собранные данные с течением времени, чтобы увидеть, насколько они соответствуют вашим целям. Для некоторых аспектов, таких как повышение производительности, могут потребоваться месяцы или больше, чтобы увидеть результаты, поэтому постарайтесь набраться терпения. Большинство систем собирают данные о различных показателях эффективности, что упрощает отслеживание для аналитиков.

Обучайте сотрудников

Хотя автоматизация процессов может снизить объем ручного труда, некоторые сотрудники все же могут регулярно взаимодействовать с системами. Обучите тех, кто намеревается часто использовать системы, как выявлять ошибки или изменять процесс по мере необходимости.

Мониторинг систем

Автоматизированные процессы по-прежнему требуют время от времени человеческой оценки, чтобы убедиться, что они работают правильно. Выполняйте периодические проверки своих систем и устраняйте ошибки или корректируйте программу по мере необходимости.

Используйте готовые продукты

На рынке существует множество программных приложений, созданных для решения задач автоматизации для различных конкретных нужд. Подумайте об использовании готового пакета, а не тратьте время на изобретение своего собственного. Изучите характеристики и цены доступных вариантов, чтобы решить, какой из них лучше всего подходит для вашей организации.

Выберите гибкое решение

Со временем потребности ваших процессов могут измениться. Убедитесь, что вы выбрали систему, которая допускает перепрограммирование или корректировку, которые вы можете исправить по мере роста и адаптации вашей организации.

Примеры процессов автоматизации

Некоторые примеры областей рабочего места, которые могут выиграть от использования процессов автоматизации, включают:

Электронная почта и push-уведомления

Компании, которые напрямую взаимодействуют с покупателями или клиентами, могут тратить много времени на ответы на электронные письма или отправку напоминаний о повторяющейся информации. Использование автоматизированной системы для кодирования и отправки ответов на определенную информацию может устранить некоторые рутинные задачи сотрудников и дать им больше времени для ответов на более срочные или сложные вопросы.

Заявки на отпуск сотрудников

Чем крупнее компания, тем больше в ней сотрудников, которым нужно планировать отпуск, больничный или личное время. В зависимости от отдела отчетности может оказаться сложной задачей отслеживать, кто и когда отсутствует в офисе, и координировать несколько графиков. Использование системы автоматизации может позволить сотрудникам синхронизировать свои собственные графики, подавать заявки на отгулы и быстрее получать одобрение.

Служба поддержки

Отделы информационных технологий могут использовать автоматизацию процессов для создания системы продажи билетов для своих запросов. Эти системы могут отправлять автоматические ответы заявителю, назначать задачу конкретному специалисту и вести учет всей работы и изменений, внесенных в заявку.

Утверждение руководства

В компаниях с несколькими уровнями управления проектное предложение или другой документ может нуждаться в одобрении нескольких человек, прежде чем оно будет запущено в действие. Выполнение этого вручную может занять много времени или стать сложным. Использование автоматизированной системы позволит передавать документы от одного человека к другому после завершения каждого шага, что ускорит процесс утверждения.

Онбординг

Во время процесса адаптации нового сотрудника отдел кадров работает с кандидатом, чтобы подготовить его к интеграции в системы компании. Это может включать в себя планирование ознакомительных встреч и учебных занятий, открытие новых банковских счетов, сбор соответствующих документов или назначение наставников. Добавление в компанию автоматизированной системы адаптации может гарантировать, что все эти задачи будут выполняться в правильном порядке и в правильное время.

Начисление заработной платы

Начисление заработной платы – необходимый процесс для любой компании, которая наняла сотрудников. Использование автоматизированной системы для расчета заработной платы и печати или отправки платежей может помочь сэкономить время финансового отдела и обеспечить правильное распределение всей заработной платы.

Заказы

Обработка заказов на покупку — типичная повторяющаяся функция, используемая многими предприятиями. Шаги могут включать в себя обращение к людям для утверждения, участие в процессе проверки для выявления недостающей информации и внесение изменений. Использование автоматизированной системы может позволить более беспрепятственно передавать документы от человека к человеку и собирать необходимую информацию для заполнения.

Отслеживание времени и посещаемости

Использование физических часов или попытка собрать информацию о рабочем времени или посещаемости от нескольких сотрудников может быть запутанной задачей. Внедрение автоматизированной системы отслеживания рабочего времени может помочь хранить табели учета рабочего времени в одном месте для удобного просмотра в течение периодов начисления заработной платы и налогов.